Ca forma, cred ca poti sa elaborezi un manual care sa cuprinda urmatoarele capitole:
1.Scopul procedurii
2.Domeniul de aplicare al procedurii
3.Definiţii şi prescurtări
4.Documente de referinţă
5.Responsabilităţi
6.Descrierea activităţii
7.Înregistrări/Documente/Formulare
8.Diagrama de flux a procesului.
1.Scopul procedurii - Procedura descrie condiţiile şi modul de desfăşurare a activităţii juridice in cadrul Compartimentului juridic/ Biroului juridic sau depinde de denumirea acestuia, din cadrul ..........(aici complezi cu numele institutiei unde lucrezi)
2.Domeniul de aplicare al procedurii. Procedura se aplică în cadrul ..........(denumirea institutiei).
3.Definiţii şi prescurtări (UTILIZATE FRECVENT IN DOCUMENTELE INTOCMITE)
3.1.Definiţii:
- Definiţiile termenilor utilizaţi in cadrul acestei proceduri sunt conform standardului SR EN ISO 9001 : 2001 - Sisteme de management al calităţii.
- SR EN ISO 9000:2006 - Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale si vocabular
- SR EN ISO 19011:2003 - Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calităţii şi / sau al mediului
- sistem de management - sistem prin care se stabilesc politica şi obiective prin care se realizeaza acele obiective
- procedură - mod specificat de efectuare a unei activităţi sau a unui proces - procedurile pot fi documentate (scrise) sau nu.
- procedură de lucru - document care descrie modul de desfăşurare detaliată a unor procese specifice activităţii din cadrul .............
Prescurtări: si aici vei completa cu denumirile prescurtate a unor termeni pe care-i utilizezi frecvent, mai ales in documentele pe care le elaborezi (de ex. MFP - Ministerul Finantelor Publice, ANRMAP - Autoritatea Nationala de Reglementare a Achizitiilor Publice, DGA - Directorul general administrativ etc).
4. Documente de referinţă
- SR EN ISO 9001 : 2001 - Sisteme de management al calităţii.
- SR EN ISO 9000:2006 - Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale si vocabular
- SR EN ISO 19011 : 2003 - Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calităţii şi / sau al mediului
- Regulament privind sistemul de management al calităţii în ...................
- HG nr. 1418 din 11 Octombrie 2006 pentru aprobarea Metodologiei de evaluare externă, a standardelor, a standardelor de referinţă şi a listei indicatorilor de performanţă a Agenţiei Române de Asigurare a Calităţii în Învăţământul Superior
- SR EN ISO 9004:2001 - Sisteme de management al calităţii. Linii directoare pentru îmbunătăţirea performanţelor
-SR ISO 10005:2005 – Sisteme de management al calităţii. Linii directoare pentru managementul calităţii în proiecte
-ISO 10007 . 2005 - Sisteme de management al calităţii. Linii directoare pentru managementul configuraţiei
-ISO / TR 10013:2003 – Linii directoare pentru documentaţia sistemului de management al calităţii
-SR ISO/TR 10014:2005 – Linii directoare pentru managementul aspectelor economice ale calităţi
- Statutul profesiei de consilier juridic
- Legea nr. 514 din 28 noiembrie 2003
- Legea 246
- Codul muncii etc
Responsabilitati si descrierea activitatii
Seful compartimentului juridic: coordonează activitatea juridica în domeniile de competenţă stabilite prin Statut sau prin fisa postului, sau a Regulamentului de organizare si functionare; coordonează activitatea generală şi urmăreşte realizarea obiectivelor stabilite în domeniul juridic; îndeplineşte sarcinile care sunt delegate de către director prin ordin scris sau care sunt decise de ..............
Consilierul juridic:- acorda consultatii si cereri cu caracter juridic in toate domeniile dreptului;
- redactarea de opinii juridice cu privire la aspecte legale ce privesc activitatea acesteia;
- redactarea proiectelor de contracte, precum si negocierea clauzelor legale contractuale;
- asistenta, consultanta si reprezentarea juridica a persoanelor juridice si a altor entitati interesate;
- redactarea de acte juridice, atestarea identitatii partilor, a consimtamantului, a continutului si a datei actelor incheiate, care privesc persoana juridica in favoarea careia consilierul juridic exercita profesia;
- avizarea si contrasemnarea actelor cu caracter juridic;
- verificarea legalitatii actelor cu caracter juridic si administrativ primite spre avizare;
- semnarea la solicitarea conducerii, in cadrul reprezentarii, a documentelor cu character juridic emanate de la persoana juridica sau de la institutia publica reprezentata;
- avizele pentru legalitate si conformitate vor fi insotite de semnatura si parafa profesionala;
- in conditiile in care actul juridic supus avizarii pentru legalitate nu este conform legii, consilierul juridic va formula un raport de neavizare in care va indica neconcordanta acestuia cu normele legale, in vederea refacerii actului;
- consilierul juridic, indiferent de forma in care isi desfasoara activitatea profesionala, se subordoneaza, numai pe linie administrativa, persoanei juridice in favoarea careia isi exercita profesia.
Circuitul documentelor și evidența acestora în registre proprii se face în mai multe etape, datorită faptului că documentele cuprind probleme cu conținut economic, juridic, administrativ, diplomatic, etc. Aceste documente reprezintă de fapt corespondența care intră și iese din rectorat unde se află registratura generală a .............
În cadrul secretariatului circuitul documentelor se desfășoară după cum urmează:
- secretariatul institutiei → loctiitor al directorului ....... → sectii/birouri de specialitate - sef compartiment juridic→ consilier juridic→ biroul multimedia/secretariat → director economic, serviciul financiar-contabilitate - director general.
De asemenea la compartiemntul juridic se ține evidența tuturor actelor legislative, a procedurilor aplicabile intern, a regulamentelor si a instructiunilor, buletine informative, corespondența primită și expediată privind activitatea pe care o desfășoară , precum și corespondența primită și expediată privind activitatea pe care o desfășoară consilierul juridic.
La finele fiecărui an calendaristic toate documentele sunt îndosariate, numerotate în vederea predării la arhiva..........
In final, se recomanda a face un fel de diagrama de flux, adica sub forma schematica sa reprezinti relatiile de subordonare si suparaordonare din institutia dvs.
:offtopic: Interventie moderator
# aldea_silvia
Scrierea nejustificata cu majuscule, litere îngrosate, italice, subliniate, sau cu alte artificii este greu de citit. Tineti cont ca folosirea excesiva a tehnicilor de subliniere a textului echivaleaza cu a tipa la ceilalti utilizatori, actiune care ar putea fi interpretata ca fiind agresiva in forum.
Incalcarea Regulamentului de postare se sanctioneaza in prima faza cu avertisment, care va fi public si se va posta de catre administrator / moderator in sectiunea de anunturi oficiale a forumului. Abaterile repetate pot duce la inchiderea contului (banare), temporara sau definitiva.
avocatnet.ro explicăm legislația
Cornel Vasile, Consilier juridic
IOAN EUGEN