Evidenta contabila pt asociatia de locatari

contabilii de meserie pun ca element central regisrul de casa.
Profesionistii in administrare pun pe primul plan lista de intretinere: asa sunt gandite si softurile de specialitate.

Dumneavostra alegeti una dintre cele doua variante.

Considerati luna MAI, pornind de la lista lunii MAI, cu registrul de casa incepand cu data cand ati facut prima incasare / plata dupa afisarea acestei liste de intretinere la avizier.
Dosarul lunii MAI trebuie sa contina toate documentele care au stat la baza calculului listei lunii MAI si ce s-a operat atata vreme cat lista era la avizier.

La asociatii, luna "contabila" e cracanata pe doua luni pentru ca afisarea se face in cursul unei luni calendaristice.
Dosarul va contine toate documentele care se actualizeaza atata timp cat sta lista lunii MAI la avizier. O data luata, se incheie luna MAI, se inchide dosarul lunii MAI si se deschide luna IUNIE.

cocoranum a scris:

este corect sa asez in dosarul lunii mai reg de casa cu perioada iunie 2016,sau mai 2016?

Nu este obligatoriu ca sa puneti in acelasi dosar toate documentele aferente unei luni si cu atat mai putin registrul de casa. Sunt mai multe metode practicate de organizare a evidentei, de indosariere si de arhivare.
Registrul de casa este un carnet cu 100 pagini. Intomind RC in doua exemplare, unul ramane la cotor iar alt exemplar (foaie cu foaie) se poate introduce intr-un dosar anexand la fiecare pagina si documente justificative. Nu este obligatoriu sa anexam fiecare chitanta pe caream eloiberat-o pentru ca acestea raman la cotor si se pot verifica oricand. Dar este obligatoriu sa anexam cele cateva chitante prin care asociatia a chitat ceva cuiva. Noi intocmim cate un dosar cu aceste file din RC pentru 3 luni, adica 4 dosare intr-un an.
Separat avem un dosar in care asezam luna de luna orice factura, stat de plata salarii, o situatie a cheltuielilor, lista cu penalizarile calculate, repartizarea unor reparatii..., listele de plata. Lista de plata lunara incheie situatia lunii.
Pentru situatia incasarilor si platilor se poate intocmi lunar "jurnalul banca" si "jurnalul casa" care oglindesc luna de luna incasarile, platile, pornind de la soldul initial (prima zi a lunii) si terminand cu soldul final (ultima zi a lunii). Acesta situatie verifica luna de luna corectitudinea inregistrarilor facute zilnic in registrul de casa.
Lista de plata a lunii mai, de exemplu, se afiseaza pe 18 iunie si contine obligatiile de plata pentru luna mai dar si restantele anterioare, penalizarile la zi... Pe aceasta lista se tine cont, se valorifica si incasarile de la proprietari facute chiar pana la data intocmirii listei (16-17 iunie). Nu are sens sa asezati in acest dosar registrul de casa din luna mai sau o parte din aprilie. Sunt situatii diferite care va ajuta sa intocmiti listele de plata. Dar fiecare incasare inregistrata in registrul de casa se mai consemnaeza si in fisa individuala de intretinere a fiecarui apartament, in registrul fondului de rulment, de repartii, de penalizari... Toate acestea sunt situatii de sine statatoare si nu se anexeaza dosarului lunii mai.