Este legal sa se solicite documente justificative pentru indemnizatia de cazare (deplasari externe)?

Lucrez la un institut de cercetare din cadrul Academiei Romane si am obtinut o finanatare pentru mobilitate externa (participare conferinta) de la Unitatea Executivă pentru Finanțarea Învățământului Superior, a Cercetării, Dezvoltării și Inovării (UEFISCDI) care funcționează potrivit Ordonanței Guvernului nr.62/1999 aprobată cu modificări prin Legea nr.150/2000, cu modificările și completările ulterioare.
In fisa de decontare cheltuieli pentru UEFISCDI, la capitolul cheltuieli de cazare se cere a se completa nu doar nr. de nopti si suma decontata (ca in cazul diurnei), ci si documentul justificativ (denumire, nr, data), ceea ce contravine HG518/1995 actualizata in 2015, unde este specificat faptul ca nu se mai solicita acte justificative pentru indemnizatia de deplasare (diurna + indemnizatie de cazare), existand in anexa HG-ului actualizata, sumele fixe aferente fiecarei tari.
Intrebarea mea este daca este legal sa mi se ceara documente justificative pentru cheltuielile de cazare, atata vreme cat ma incadrez in cuantumul fix desemnat prin Anexa din HG.
P.S. Mentionez faptul ca institutia in care lucrez nu solicita astfel de acte, ci doar institutia finanatatoare prin formularul de decont (UEFISCDI)
P.P.S Iata pasajul din HG referitor la justificarea cheltuielilor de deplasare

CAPITOLUL V Modul de acordare şi de justificare a sumelor cheltuite în valută

Art. 12

(1) Sumele în valută cuvenite personalului, în condiţiile stabilite prin prezenta hotărâre, se acordă sub formă de avans.

(1^1) În situaţii temeinic motivate, sumele prevăzute la alin. (1) se pot acorda şi în lei, caz în care personalul are obligaţia de a achiziţiona, anterior plecării în străinătate, valuta de la unităţile specializate care nu percep comision.

(2) Justificarea sumelor cheltuite în valută, cu excepţia celor reprezentând indemnizaţia de deplasare drepturile de diurnă, se face pe bază de documente şi se aprobă de către conducătorii unităţilor trimiţătoare; în cazul cheltuielilor medicale este necesar şi avizul policlinicii de specialitate.

(2^1) În situaţia prevăzută la alin. (1^1), justificarea sumelor primite sub formă de avans se va face pe bază de procedură internă stabilită de fiecare unitate trimiţătoare.

(2^2) Prin excepţie de la alin. (2), pentru misiunile prevăzute la art. 9 alin. (2), sumele cheltuite în valută care depăşesc indemnizaţiile de cazare stabilite în condiţiile prezentei hotărâri se aprobă, în cazuri temeinic justificate, de către conducerile unităţilor trimiţătoare, pe baza documentelor justificative.

(3) În situaţia în care în unele ţări, potrivit practicii existente pe plan local, nu se eliberează documente sau acestea sunt reţinute de către autorităţi, sumele cheltuite, cu excepţia celor reprezentând indemnizaţia de deplasare, se justifică pe bază de declaraţie dată pe propria răspundere. În ţările în care România are reprezentanţe, declaraţia se confirmă de către aceste reprezentanţe, dacă pentru obţinerea acestei confirmări nu sunt necesare cheltuieli de deplasare.

modificat de: HG 582/2015, HG 19/2015