Da, puteti refactura daca urmariti doar recuperarea cheltuielii efectuate. Aveti mai jos si 2 exemple, unde se vede daca se poate aplica sau nu "refacturarea de cheltuieli". Desi este din Codul Fiscal, referitor la TVA, cred ca se poate aplica si din punct de vedere contabil. (conteaza si ce se mentioneaza in contractul de prest. servicii, daca exista).
Norme Cod Fiscal:
(5) Se consideră că are loc o refacturare de cheltuieli, în sensul alin. (4), atunci când sunt îndeplinite cumulativ următoarele condiţii:
a) persoana impozabilă urmăreşte doar recuperarea contravalorii unor achiziţii de bunuri/servicii care au fost efectuate pe numele său, dar în contul altei persoane;
b) persoana impozabilă nu recuperează mai mult decât cheltuiala efectuată.
(6) În măsura în care persoana impozabilă poate face dovada că singurul scop este refacturarea de cheltuieli, fiind îndeplinite condiţiile prevăzute la alin. (5), nu este obligată să aibă înscrisă în obiectul de activitate realizarea livrărilor/prestărilor pe care le refacturează. Spre deosebire de situaţia prezentată la alin. (3), în cazul structurii de comisionar persoana impozabilă are dreptul la deducerea taxei aferente achiziţiilor de bunuri/servicii care vor fi refacturate, în condiţiile legii, şi are obligaţia de a colecta taxa pe valoarea adăugată pentru operaţiunile taxabile. Se consideră că la aplicarea structurii de comisionar exigibilitatea pentru operaţiunile refacturate intervine la data emiterii facturii de către persoana care refacturează cheltuieli efectuate pentru alte persoane, indiferent de natura operaţiunilor refacturate. Pentru fiecare cheltuială refacturată se va aplica regimul fiscal al operaţiunii refacturate, referitoare, printre altele, la locul livrării/prestării, cotele, scutirile livrării/prestării refacturate.
Exemplul nr. 3: Societatea A din Franţa îşi trimite angajaţii în România pentru negocierea unor contracte cu parteneri din România. Conform înţelegerii dintre părţi, facturile pentru cazare, transport local şi alte cheltuieli efectuate pentru angajaţii trimişi din Franţa vor fi emise către partenerii din România, aceştia urmând să îşi recupereze sumele achitate prin refacturare către societatea A din Franţa. Astfel, serviciile de cazare au locul în România, acolo unde este situat bunul imobil [art. 278 alin. (4) lit. a) din Codul fiscal], şi vor fi refacturate prin aplicarea cotei reduse de TVA de 9%, serviciile de transport local de călători au locul în România, acolo unde sunt efectiv prestate [art. 278 alin. (4) lit. b) din Codul fiscal], şi vor fi refacturate prin aplicarea cotei standard de TVA.
Exemplul nr. 4: Societatea A încheie un contract de proiectare a unui bun imobil cu societatea B. În contract se stipulează că B va suporta cheltuielile de cazare, transport, masă, diurnă etc. ale salariaţilor lui A care realizează acest proiect. Pe factura emisă A menţionează separat costul proiectării şi costul aşa-numitelor cheltuieli suportate de B. În această situaţie nu este vorba despre o refacturare de cheltuieli. Toate cheltuielile de cazare, transport, masă, diurnă etc., facturate de A lui B, sunt cheltuieli accesorii serviciilor de proiectare şi trebuie să urmeze aceleaşi reguli referitoare la locul prestării, cotele sau regimul aplicabil ca şi serviciul de proiectare de care sunt legate, conform prevederilor pct. 30 alin. (5). În acest exemplu nu se refacturează cheltuieli, deoarece toate cheltuielile respective sunt accesorii serviciului de proiectare, întrucât cad în sarcina prestatorului, chiar dacă sunt recuperate de la client prin refacturare.