Pentru a fi obtinuta incadrarea in grupa de munca, angajatorul trebuia sa intocmeasca un dosar, conform prevederilor HG nr. 261/ 22.02.2001 cu modificarile si copletarile ulterioare (pentru conditii deosebite de munca), respectiv HG nr. 1025/ 28.08.2003 cu modificarile si completarile ulterioare (pentru conditii speciale de munca). Acesta trebuia avizat de catre ITM/ Inspectia Muncii si in urma aprobarii primite, firma ar fi trebuit sa nominalizeze lucratorii incadrati pe locuri de munca/ posturi de lucru.
Nominalizarea persoanelor care se încadrează în grupele I și II de muncă se face de către conducerea unităților împreună cu sindicatele libere din unități, ținîndu-se seama de condițiile deosebite de muncă concrete în care își desfășoară activitatea persoanele respective (nivelul noxelor existente, condiții nefavorabile de microclimat, suprasolicitare fizică sau nervoasă, risc deosebit de explozie, iradiere sau infectare etc.).
Daca angajatorul nu a intocmit dosarul amintit si/sau nu a primit avizele respective, atunci va trebui sa promovati o actiune in instanta,situatie in care nimeni nu va sti exact ce hotarare va da instanta
Grupele de munca nu se aplica obligatoriu.
Incepand cu anul 2001, anual s-a actualizat HG pentru acordare grupa de munca. Una din conditii ca acordarea de grupa de munca sa continue era ca in anul anterior, firma sa fi detinut grupa de munca.
La aparitia Legii pensiilor publice nr. 263/ 2010, grupa de munca in conditii speciale au primit doar firmele nominalizate in anexa 3 si anexa 4 la lege.