Ordinul CNVM nr. 44/2009 - aprobarea Regulamentului nr. 6/2009 privind exercitarea anumitor drepturi ale actionarilor in cadrul adunarilor generale ale societatilor comerciale

In conformitate cu prevederile art. 1, 2 si ale art. 7 alin. (3), (10) si (15) din Statutul Comisiei Nationale a Valorilor Mobiliare, aprobat prin Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 25/2002, aprobata cu modificari prin Legea nr. 514/2002, cu modificarile si completarile ulterioare

Comisia Nationala a Valorilor Mobiliare a hotarat, in sedinta din data de 19 august 2009, emiterea urmatorului ordin:

Art. 1. — Se aproba Regulamentul nr. 6/2009 privind exercitarea anumitor drepturi ale actionarilor in cadrul adunarilor generale ale societatilor comerciale, prevazut in anexa care face parte integranta din prezentul ordin.

Art. 2. — Regulamentul mentionat la art. 1 intra in vigoare la data publicarii acestuia si a prezentului ordin in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, si va fi publicat si in Buletinul Comisiei Nationale a Valorilor Mobiliare si pe site-ul acesteia (www.cnvmr.ro).

Presedintele Comisiei Nationale a Valorilor Mobiliare,
Gabriela Anghelache

Bucuresti, 19 august 2009.
Nr. 44.

ANEXA

REGULAMENTUL Nr. 6/2009
privind exercitarea anumitor drepturi ale actionarilor in cadrul adunarilor generale ale societatilor comerciale

Art. 1. — Prezentul regulament stabileste conditiile pentru exercitarea anumitor drepturi ale actionarilor, aferente actiunilor cu drept de vot, in cadrul adunarilor generale ale societatilor comerciale care au sediul social pe teritoriul Romaniei si ale caror actiuni sunt admise la tranzactionare pe o piata reglementata care este situata sau care opereaza intr-un stat membru.

Art. 2. — in sensul prezentului regulament, termenii de mai jos au urmatoarele semnificatii:
a) piata reglementata — o piata in sensul prevederilor art. 125 din Legea nr. 297/2004 privind piata de capital, cu modificarile si completarile ulterioare;
b) actionar — persoana fizica sau juridica a carei calitate de actionar este recunoscuta de legea aplicabila;
c) procura speciala — imputernicirea data de catre un actionar unei persoane fizice sau juridice in vederea exercitarii, in numele actionarului respectiv, a unora sau a tuturor drepturilor pe care le detine in adunarea generala;
d) data de referinta — data calendaristica stabilita de consiliul de administratie al societatii, care serveste la identificarea actionarilor care au dreptul sa participe la AGA si sa voteze in cadrul acesteia. Data de referinta trebuie sa fie ulterioara publicarii convocatorului si anterioara AGA.

Art. 3. — (1) Adunarile generale ale actionarilor se desfasoara cu respectarea prevederilor prezentului regulament, ale Legii nr. 297/2004, cu modificarile si completarile ulterioare, ale Legii nr. 31/1990 privind societatile comerciale, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si aprevederilor actelor constitutive sau, dupa caz, a documentelor de emisiune.
(2) Societatea comerciala trebuie sa asigure un tratament egal pentru toti actionarii care se afla in aceeasi pozitie in ceea ce priveste participarea si exercitarea drepturilor de vot in cadrul adunarii generale.
(3) Actionarii au, printre altele, dreptul de a participa la adunarile generale ale actionarilor si de a avea acces la
informatii suficiente despre problemele supuse dezbaterii adunarii generale.

Art. 4. — (1) Fara a aduce atingere aplicarii prevederilor art. 197 alin. (2) din Legea nr. 297/2004, cu modificarile si completarile ulterioare, societatea comerciala convoaca adunarea generala in conformitate cu alin. (3)—(5) cu cel putin 30 de zile anterior datei de intrunire a adunarii generale, cu respectarea prevederilor Legii nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare.
(2) Termenul prevazut la alin. (1) nu este aplicabil pentru a doua sau pentru urmatoarea convocare a adunarii generale determinata de neintrunirea cvorumului necesar pentru adunarea convocata pentru prima data, cu conditia ca:
a) prezentul articol sa fi fost respectat cu ocazia primei convocari;
b) pe ordinea de zi sa nu se fi adaugat niciun punct nou; si,
c) sa treaca cel putin 10 zile intre convocarea finala si data adunarii generale.
(3) Fara a aduce atingere cerintelor suplimentare privind notificarea sau publicarea convocatorului prevazute de Legea nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, si de prezentul regulament, societatea comerciala este obligata sa efectueze convocarea mentionata la alin. (1) si (2) printr-o modalitate care sa garanteze accesul rapid la aceasta, intr-un mod nediscriminatoriu.
(4) Societatea comerciala trebuie sa foloseasca mijloacele media de informare care sa asigure, in mod rezonabil, difuzarea eficienta catre public in intreaga Uniune Europeana. Societatea comerciala poate utiliza mijloace media furnizate de operatori, indiferent daca acestia au sau nu sediul pe teritoriul Romaniei.
(5) Societatea comerciala nu poate solicita plata niciunui tarif pentru acoperirea vreunui cost specific generat de realizarea convocarii conform modalitatilor prevazute.
(6) in sensul prevederilor alin. (4), mijloacele media de informare se refera inclusiv la mijloacele folosite de operatorul pietei reglementate pentru comunicarea catre public a informatiilor transmise de emitenti.

Art. 5. — Convocatorul adunarii generale cuprinde cel putin urmatoarele informatii:
1. denumirea emitentului;
2. data adunarii generale;
3. ora de incepere a adunarii generale;
4. locul de desfasurare a adunarii generale;
5 ordinea de zi propusa;
6. o descriere clara si precisa a procedurilor care trebuie respectate de actionari pentru a putea participa si vota in cadrul adunarii generale. Se vor include informatii privind:
a) drepturile actionarilor prevazute la art. 7, in masura in care drepturile respective pot fi exercitate dupa convocare, si la art. 13, precum si termenele in care drepturile respective pot fi exercitate; convocatorul poate sa mentioneze doar termenele in care aceste drepturi pot fi exercitate, cu conditia de a include o trimitere la website-ul societatii comerciale unde sunt facute disponibile informatii mai detaliate privind drepturile respective;
b) procedura de vot prin procura (prin reprezentare), precum si faptul ca pentru acest tip de vot trebuie utilizate formularele de procura speciala. Modalitatea de obtinere a formularului de procura speciala pentru reprezentare in AGA, data-limita si locul unde vor fi depuse/primite procurile speciale, precum si mijloacele prin care societatea comerciala poate accepta notificarea desemnarii reprezentantilor prin mijloace electronice;
c) procedurile care permit votul prin corespondenta sau prin mijloace electronice, daca este cazul;
7. data de referinta definita la art. 2 lit. d), precum si mentionarea faptului ca doar persoanele care sunt actionari la aceasta data au dreptul de a participa si de a vota in cadrul adunarii generale;
8. data-limita pana la care se pot face propunerile privind candidatii pentru posturile de administratori, in cazul in care pe ordinea de zi este inscrisa alegerea administratorilor;
9. locul de unde este posibil sa se obtina textul integral al documentelor si al proiectelor de hotarare mentionate la art. 6 alin. (1) lit. c) si d), alte informatii referitoare la problemele incluse pe ordinea de zi a adunarii generale si data incepand cu care acestea vor fi disponibile, precum si procedura care trebuie urmata in acest sens;
10. adresa website-ului pe care urmeaza sa fie disponibile informatiile mentionate la art. 6 alin. (1)—(3);
11. propunerea privind data de inregistrare.
#PAGEBREAK#
Art. 6. — (1) Societatea comerciala are obligatia ca, pe toata perioada care incepe cu cel putin 30 de zile inainte de data adunarii generale si pana la data adunarii inclusiv, sa puna la dispozitia actionarilor pe website-ul sau cel putin urmatoarele informatii:
a) convocatorul mentionat la art. 4 alin. (1) si (2);
b) numarul total de actiuni si drepturile de vot la data convocarii (inclusiv totalul separat pentru fiecare clasa de
actiuni, in cazul in care capitalul societatii comerciale este impartit in doua sau mai multe clase de actiuni). in cazul SIF-urilor, in considerarea prevederilor art. 286 1 din Legea nr. 297/2004, cu modificarile si completarile ulterioare, si ale Instructiunii Comisiei Nationale a Valorilor Mobiliare nr. 1/2007, emisa in aplicarea prevederilor art. 286 1 din Legea nr. 297/2004 privind piata de capital, modificata si completata prin Legea nr. 208/2005 si Legea nr. 97/2006, drepturile de vot la data de referinta (inclusiv totalul separat pentru fiecare clasa de actiuni,
in cazul in care capitalul societatii comerciale este impartit in doua sau mai multe clase de actiuni) vor fi aduse la cunostinta actionarilor pana la data adunarii inclusiv;
c) documentele care urmeaza sa fie prezentate adunarii generale;
d) un proiect de hotarare sau, in cazul in care nu se propune luarea unei hotarari, un comentariu al unui organ competent al societatii comerciale, care este numit in conformitate cu legea aplicabila, pentru fiecare punct al propunerii de ordine de zi a adunarii generale; in plus, propunerile de hotarare prezentate de actionari trebuie adaugate pe website-ul societatii de indata ce este posibil, dupa primirea lor de catre societate;
e) daca este cazul, formularele de procura speciala care urmeaza sa fie utilizate pentru votul prin reprezentare, precum si formularele care urmeaza sa fie utilizate pentru votul prin corespondenta, cu exceptia cazului in care formularele respective sunt trimise direct fiecarui actionar.
(2) in cazul in care formularele mentionate la alin. (1) lit. e) nu pot fi publicate pe website din motive tehnice, societatea comerciala trebuie sa indice pe website-ul sau modalitatea prin care acestea pot fi obtinute pe suport hartie. in acest caz, societatea comerciala este obligata sa transmita formularele gratuit, prin servicii postale, fiecaruia dintre actionarii care inainteaza o cerere in acest sens.
(3) in cazul in care, in conformitate cu art. 197 alin. (2) din Legea nr. 297/2004, cu modificarile si completarile ulterioare, convocarea adunarii generale este efectuata dupa cea de-a 30-a zi dinaintea adunarii generale, perioada precizata la alin. (1) se reduce corespunzator.
(4) Emitentul pune la dispozitia actionarilor interesati, impreuna cu documentele si materialele informative pregatite pentru AGA, sau transmite, in cazul in care se aplica alin. (2) a doua teza, cate 3 exemplare din formularul de procura speciala, care vor avea urmatoarele destinatii: unul pentru actionar, unul pentru reprezentant si unul pentru emitent.

Art. 7. — (1) Unul sau mai multi actionari reprezentand, individual sau impreuna, cel putin 5% din capitalul social are/au dreptul:
a) de a introduce puncte pe ordinea de zi a adunarii generale, cu conditia ca fiecare punct sa fie insotit de o
justificare sau de un proiect de hotarare propus spre adoptare de adunarea generala; si
b) de a prezenta proiecte de hotarare pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi a adunarii generale.
(2) Drepturile prevazute la alin. (1) pot fi exercitate numai in scris (transmise prin servicii de curierat sau prin mijloace electronice).
(3) Actionarii isi pot exercita dreptul prevazut la alin. (1) lit. a) in termen de cel mult 15 zile de la data publicarii convocarii, iar dreptul prevazut la lit. b) a aceluiasi alineat, cel tarziu cu o zi lucratoare inainte de data adunarii.
(4) in cazurile in care exercitarea dreptului prevazut la alin. (1) lit. a) determina modificarea ordinii de zi a adunarii generale comunicate deja actionarilor, societatea comerciala trebuie sa faca disponibila o ordine de zi revizuita, folosind aceeasi procedura ca si cea utilizata pentru ordinea de zi anterioara, inainte de data de referinta aplicabila definita la art. 2 lit. d) si cu respectarea termenului prevazut de Legea nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, astfel incat sa permita celorlalti actionari sa
desemneze un reprezentant sau, daca este cazul, sa voteze prin corespondenta.

Art. 8. — (1) Drepturile unui actionar de a participa la o adunare generala si de a vota in legatura cu oricare dintre actiunile sale nu sunt conditionate de depozitarea, transferul sau inregistrarea acestora pe numele = juridice, inainte de adunarea generala.
(2) Drepturile actionarilor de a-si vinde sau de a-si transfera in alt mod actiunile, in cursul perioadei dintre data de referinta, astfel cum este definita la art. 2 lit. d), si respectiva adunare generala, nu sunt supuse niciunei restrictii la care nu sunt supuse in alte perioade.

Art. 9. — O societate comerciala va stabili pentru o adunare generala a actionarilor o singura data de referinta.

Art. 10. — (1) Data de referinta trebuie stabilita de emitent astfel incat:
a) aceasta sa nu fie anterioara cu mai mult de 30 de zile datei adunarii generale careia i se aplica;
b) pentru punerea in aplicare a prevederilor lit. a) si ale art. 4 alin. (1) si (2), intre data-limita permisa pentru convocarea adunarii generale si data de referinta sa existe un termen de cel putin 8 zile. La calcularea acestui termen nu sunt incluse aceste doua date;
c) sa fie respectate prevederile art. 7 alin. (4) si totodata data de referinta sa fie anterioara datei-limita pana la care se pot depune/expedia catre societate procurile speciale.
(2) in situatiile prevazute la art. 4 alin. (2), intre data-limita admisibila pentru cea de-a doua sau urmatoarea convocare a adunarii generale si data de referinta trebuie sa existe un termen de cel putin 6 zile. La calcularea acestui termen nu sunt incluse aceste doua date.

Art. 11. — Dovedirea calitatii de actionar poate fi conditionata numai de cerinte necesare pentru identificarea actionarilor si numai in masura in care acestea sunt proportionale cu scopul urmarit.

Art. 12. — (1) Societatile comerciale pot permite actionarilor lor orice forma de participare la adunarea generala prin mijloace electronice, in special oricare dintre sau toate formele de participare de mai jos:
a) transmisiunea in timp real a adunarii generale;
b) comunicarea bidirectionala in timp real, care le permite actionarilor sa se adreseze de la distanta adunarii generale;
c) un sistem de votare, inainte sau in cursul adunarii generale, care nu necesita desemnarea unui reprezentant care sa fie prezent fizic la adunare.
(2) Utilizarea mijloacelor electronice pentru a permite participarea actionarilor la adunarea generala poate fi
conditionata numai de cerinte si constrangeri necesare pentru a asigura identificarea actionarilor si securitatea comunicarii electronice si numai in masura in care acestea sunt proportionale cu realizarea obiectivelor respective. Aceste dispozitii se aplica fara a aduce atingere normelor in vigoare sau care pot fi adoptate cu privire la procesul decizional in cadrul societatii comerciale cu privire la introducerea sau punerea in
aplicare a vreunei forme de participare prin mijloace electronice, inclusiv a celor prevazute la alin. (3).
(3) Emitentii pot utiliza mijloace electronice pentru a permite participarea actionarilor la adunarea generala in cazul in care consiliul de administratie:
a) a aprobat in prealabil procedurile ce trebuie indeplinite in vederea utilizarii respectivelor mijloace electronice;
b) a hotarat in prealabil ca sunt respectate cerintele
prevazute la alin. (1) si ca pot fi utilizate respectivele mijloace
electronice.
#PAGEBREAK#
Art. 13. — (1) Fiecare actionar are dreptul sa adreseze intrebari privind punctele de pe ordinea de zi a adunarii
generale. Societatea comerciala are obligatia de a raspunde la intrebarile adresate de actionari.
(2) Dreptul de a pune intrebari si obligatia de a raspunde pot fi conditionate de masurile pe care societatile comerciale le pot lua pentru a asigura identificarea actionarilor, buna desfasurare si pregatire a adunarilor generale, precum si protejarea confidentialitatii si a intereselor comerciale ale societatilor. Societatile pot formula un raspuns general pentru intrebarile cu acelasi continut. Se considera ca un raspuns este dat daca
informatia pertinenta este disponibila pe pagina de internet a societatii, in format intrebare-raspuns.

Art. 14. — (1) Fiecare actionar inregistrat la data de referinta are dreptul de a desemna orice alta persoana fizica sau juridica in calitate de reprezentant pentru a participa si a vota in numele sau in cadrul adunarii generale, cu respectarea prevederilor alin. (3). Reprezentantul se bucura de aceleasi drepturi de a lua cuvantul si de a pune intrebari in adunarea generala de care s-ar bucura actionarul pe care il reprezinta. Pentru a putea fi
desemnat ca reprezentant, respectiva persoana trebuie sa aiba capacitate de exercitiu.
(2) Cu exceptia conditiei ca reprezentantul sa aiba capacitate de exercitiu si a exceptiei prevazute la alin. (3), societatile comerciale nu pot limita eligibilitatea persoanelor desemnate ca reprezentanti.
(3) Actionarii inregistrati la data de referinta pot participa si vota la adunarile generale direct sau pot fi reprezentati si prin alte persoane decat actionarii, cu exceptia administratorilor, pe baza de procura speciala.
(4) Un actionar poate desemna o singura persoana sa il reprezinte la o anumita adunare generala. Cu toate acestea, daca un actionar detine actiuni ale unei societati comerciale in mai multe conturi de valori mobiliare, aceasta restrictie nu il va impiedica sa desemneze un reprezentant separat pentru actiunile detinute in fiecare cont de valori mobiliare cu privire la o anumita adunare generala. Aceasta prevedere nu aduce atingere dispozitiilor alin. (5).
(5) Unui actionar i se interzice sa exprime voturi diferite in baza actiunilor detinute de acesta la aceeasi societate
comerciala.
(6) Cu exceptia limitarilor admise expres la alin. (1)—(5), societatile comerciale nu pot limita exercitarea drepturilor actionarilor prin intermediul reprezentantilor, altfel decat prinrespectarea obligatiei prevazute la alin. (7), care are drept scop solutionarea potentialelor conflicte de interese dintre reprezentant si actionarul in al carui interes trebuie sa actioneze cel dintai.
(7) Un actionar are obligatia sa dea in cadrul formularului de procura speciala instructiuni specifice de vot persoanei care il reprezinta, pentru fiecare punct inscris pe ordinea de zi a adunarii generale a actionarilor.

Art. 15. — (1) Procura speciala trebuie sa contina:
1. numele/denumirea actionarului si precizarea detinerii acestuia raportat la numarul total al valorilor mobiliare de aceeasi clasa si la numarul total de drepturi de vot;
2. numele/denumirea reprezentantului (cel caruia i se acorda procura speciala);
3. data, ora si locul de intrunire a adunarii generale la care se refera;
4. data procurii speciale; procurile speciale purtand o data ulterioara au ca efect revocarea procurilor datate anterior;
5. precizarea clara a fiecarei probleme supuse votului actionarilor, cu posibilitatea ca acesta sa voteze „pentru”,
„impotriva” sau „abtinere”;
6. in cazul in care pe ordinea de zi este inscrisa alegerea administratorilor, fiecare candidat pentru consiliul de
administratie va fi trecut separat, actionarul avand posibilitatea sa voteze pentru fiecare candidat „pentru”, „impotriva” sau „abtinere” si totodata sa mentioneze numarul de voturi cumulate atribuite fiecaruia, pentru cazul in care alegerea s-ar realiza prin metoda votului cumulativ. in situatia in care actionarul omite sa faca precizari referitoare la atribuirea voturilor cumulate, iar alegerea administratorilor se face prin metoda votului cumulativ,
voturile cumulate ale respectivului actionar vor fi distribuite egal de catre reprezentant candidatilor pentru care actionarul a votat „pentru”.
(2) Procura speciala este valabila doar pentru AGA pentru care a fost solicitata, iar reprezentantul are obligatia sa voteze in conformitate cu instructiunile formulate de actionarul care l-a desemnat.

Art. 16. — O persoana care actioneaza in calitate de reprezentant poate reprezenta mai multi actionari, numarul
actionarilor astfel reprezentati nefiind limitat. in cazul in care un reprezentant detine procuri diferite conferite de mai multi actionari, acesta are dreptul sa voteze pentru un actionar in mod diferit fata de votul pentru un alt actionar. Persoana care reprezinta mai multi actionari pe baza de procuri speciale exprima voturile persoanelor reprezentate prin totalizarea numarului de voturi „pentru”, „impotriva” si „abtinere” fara a le compensa (de exemplu, la punctul x din ordinea de zi reprezint „a” voturi „pentru”, „b” voturi „impotriva” si „c” „abtineri”). Voturile
astfel exprimate sunt validate pe baza exemplarului trei al procurilor.

Art. 17. — (1) Actionarii pot sa isi desemneze reprezentantul prin mijloace electronice. Societatile comerciale pot accepta notificarea desemnarii prin mijloace electronice si au obligatia sa puna la dispozitia actionarilor cel putin o metoda efectiva de notificare prin mijloace electronice.
(2) Actionarii pot sa isi desemneze reprezentanti, iar o asemenea desemnare poate fi transmisa catre societate doar in scris. Pe langa aceasta conditie de forma, desemnarea unui reprezentant, notificarea desemnarii catre societatea comerciala si formularea instructiunilor de vot catre reprezentant pot fi supuse exclusiv acelor conditii de forma care sunt necesare pentru a asigura identificarea actionarului si reprezentantului, respectiv pentru a asigura posibilitatea verificarii continutului instructiunilor de vot si numai in masura in care acestea sunt proportionale cu realizarea obiectivelor respective.

Art. 18. — (1) Fiecare actionar prezent la adunare primeste un buletin de vot care poarta stampila emitentului si pe care sunt redactate toate punctele inscrise pe ordinea de zi, precum si optiunile „pentru”, „impotriva” sau „abtinere”.
(2) Societatile comerciale au obligatia sa dea actionarilor posibilitatea de a vota prin corespondenta inainte de adunarea generala. Votul prin corespondenta nu poate fi conditionat decat prin cerinte si constrangeri necesare identificarii actionarilor si numai in masura in care acestea sunt proportionale cu realizarea obiectivului respectiv.

Art. 19. — (1) Societatea comerciala trebuie sa stabileasca pentru fiecare hotarare cel putin numarul de actiuni pentru care s-au exprimat voturi valabile, proportia din capitalul social reprezentata de respectivele voturi, numarul total de voturi valabil exprimate, precum si numarul de voturi exprimate pentru si impotriva fiecarei hotarari si, daca este cazul, numarul de abtineri.
(2) Societatea comerciala trebuie ca, in termen de maximum 15 zile de la data adunarii generale, sa publice pe website-ul propriu rezultatele votului, stabilite in conformitate cu alin. (1).
(3) Prevederile prezentului articol nu aduc atingere dispozitiilor legale referitoare la formalitatile necesare pentru
validarea hotararilor sau posibilitatii contestarii in justitie a hotararii adoptate.

Art. 20. — (1) Prezentul regulament implementeaza prevederi ale Directivei 2007/36/CE a Parlamentului European si a Consiliului din 11 iulie 2007 privind exercitarea anumitor drepturi ale actionarilor in cadrul societatilor comerciale cotate la bursa.
(2) La data intrarii in vigoare a prezentului regulament se abroga:
a) art. 2 alin. (2) lit. e) si j) si sectiunea a 4-a, capitolul IV, titlul IV din Regulamentul nr. 1/2006 privind emitentii si
operatiunile cu valori mobiliare, aprobat prin Ordinul Comisiei Nationale a Valorilor Mobiliare nr. 23/2006, cu modificarile si completarile ulterioare, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 312 si 312 bis din 6 aprilie 2006;
b) orice dispozitii contrare.
(3) Prevederile prezentului regulament se aplica in mod corespunzator si societatilor de investitii, respectiv societatilor de investitii de tip inchis, ale caror actiuni sunt admise la tranzactionare pe o piata reglementata.
(4) Pana la data restructurarii pietei de capital, prin aprobarea sistemului alternativ de tranzactionare, prevederile prezentului regulament se aplica in mod corespunzator si societatilor ale caror actiuni sunt tranzactionate pe piata RASDAQ sau pe piata valorilor mobiliare necotate, cu observarea obligatiilor de raportare ale acestor societati, stabilite expres prin reglementarile Comisiei Nationale a Valorilor Mobiliare.