Procedura supralegalizarii actelor oficiale romane

Procedura de supralegalizare a actelor oficiale romane are la baza urmatoarele acte normative:

Art. 1 alin. 2 din Legea nr. 105/1992 cu privire la reglementarea raporturilor de drept international privat „In intelesul prezentei legi, raporturile de drept international privat sunt raporturile civile, comerciale, de munca, de procedura civila si alte raporturi de drept privat cu element de extraneitate.”
Art.162 alin.4 din Legea nr. 105/1992 cu privire la reglementarea raporturilor de drept international privat „Supralegalizarea actelor intocmite sau legalizate de instante romane se face, din partea autoritatilor romane, de catre Ministerul Justitiei si Ministerul Afacerilor Externe”
Art.57 alin. (1) din Legea notarilor publici si a activitatii notariale nr.36/1995: „In cazul in care, pentru valabilitatea in strainatate a actului notarial este necesara supralegalizarea semnaturii si sigiliului notarului public de catre Ministerul Justitiei, Ministerul Afacerilor Externe si misiunea diplomatica sau oficiul consular din Romania ale statului in care actul urmeaza a fi folosit, notarul public va pune in vedere partii obligatia indeplinirii acestei cerinte”.

Categorii de acte care se supralegalizeaza de catre Ministerul Justitiei

Ministerul Justitiei supralegalizeaza urmatoarele categorii de acte oficiale romane emise numai de catre autoritatile romane:

- hotarari judecatoresti (in copie legalizata) emise de instantele judecatoresti romane (hotararile judecatoresti trebuie sa fie legalizate de instanta care le-a pronuntat, cu numele in clar, de catre grefierul care legalizeaza hotararea sau de catre presedintele instantei);
- acte notariale: de exemplu: declaratii notariale, copii legalizate de pe inscrisuri, traduceri legalizate ale unor acte;
- actele originale care emana de la un executor judecatoresc;
- actele originale emise de Registrul Comertului, semnate clar si emise cu antetul Ministerului Justitiei.

Ce acte nu necesita procedura de supralegalizare

Nu se supralegalizeaza actele emise de autoritati care nu se afla in administrarea sau subordinea Ministerului Justitiei, ci in subordinea altor ministere (de exemplu acte consulare, acte emise de arhivele Ministerului Administratiei si Internelor, acte de studii, acte de stare civila etc.).

De asemenea, nu se supralegalizeaza actele oficiale emise de autoritatile romane pentru a fi folosite in Romania.
Totodata, nu se supralegalizeaza actele oficiale straine.

Situatiile in care este necesara supralegalizarea actelor oficiale romane

Actele oficiale romane, emise de autoritatile romane,  se supralegalizeaza numai in situatia in care actul respectiv urmeaza a fi folosit intr-un stat:
1) care nu este parte la Conventia cu privire la suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine, adoptata la Haga la 5 octombrie 1961
2) cu care Romania: (a) nu a incheiat un tratat de asistenta judiciara care sa contina dispozitii privind suprimarea cerintei legalizarii si oricarei alte formalitati echivalente (ex. Qatar, Sudan, Saudi Arabia, Vietnam etc.) sau (b) a incheiat un tratat de asistenta judiciara care nu contine dispozitii privind suprimarea cerintei legalizarii si oricarei alte formalitati echivalente (ex. Algeria, Egipt, Maroc, Siria, Tunisia). Cu toate acestea facem precizarea ca, in unele din statele care nu sunt parte la Conventia de la Haga din 1961 si cu care Romania a incheiat un tratat de asistenta judiciara internationala care contine dispozitii privind suprimarea cerintei legalizarii si oricarei alte formalitati echivalente, autoritatile straine au solicitat petentilor ca unele acte care urmeaza a fi folosite in alte proceduri decat cele judiciare (care fac obiectul tratatelor bilaterale) sa fie supralegalizate. Este cazul Cubei si R.P.Chineze.
Motivul este acela ca autoritatile straine interpreteaza restrictiv tratatele bilaterale in sensul ca acestea se aplica numai in domeniul asistentei judiciare internationale.

NU se supralegalizeaza actele oficiale romane care urmeaza sa fie folosite in statele parte la Conventia cu privire la suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine, adoptata la Haga la 5 octombrie 1961: Argentina, Australia, Africa de Sud, Andora, Antigua si Barbuda, Armenia, Azerbaidjan, Belarus, Belgia, Bahamas, Barbados, Belize, Botswana, Brunei, Darussalam, R.P.Chineza (numai Regiunile administrative Hong Kong si Macao), Capul Verde, Cipru, Coreea de Sud, Columbia, Insulele Cook, Danemarca, Republica Dominicana, Dominica, Estonia, Elvetia, Ecuador, El Salvador, Finlanda, Fiji, Georgia, Germania, Grecia, Grenada, Honduras, Islanda, Irlanda, Israel, Italia, India, Japonia, Kazakhstan, Letonia, Lituania, Luxemburg, Lesotho, Liberia, Liechtenstein, Malta, Mexic, Monaco, Regatul Unit al Marii Britanii si al Irlandei de Nord, Malawi, Insulele Marshall, Mauritius, Muntenegru, Olanda, Noua Zeelanda, Norvegia, Namibia, Niue, Panama, Portugalia, Spania, Surinam, Suedia, SUA, Saint Kitts, Nevis, Saint Lucia, Saint Vincent si Grenadines, Samoa, San Marino, Sao Tome, Turcia, Tonga, Trinidad, Tobago Vanuatu si Venezuela.

Trebuie sa stiti de asemenea ca actele oficiale straine emise de autoritatile straine pentru a fi folosite in Romania nu se supralegalizeaza de catre Ministerul Justitiei.

In acest sens, Ministerul justitiei precizeaza ca, in conformitate cu art. 162 alin. 1 si alin. 2 din Legea nr. 105/1992 cu privire la reglementarea raporturilor de drept international privat, actele oficiale intocmite sau legalizate de catre o autoritate straina pot fi folosite in fata instantelor romane numai daca sunt supralegalizate, pe cale administrativa ierarhica si in continuare de misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale Romaniei, spre a li se garanta astfel autenticitatea semnaturilor si sigiliului.

Supralegalizarea pe cale administrativa este supusa procedurii stabilite de statul de origine al actului, urmata de supralegalizarea efectuata fie de catre misiunea diplomatica sau oficiul consular roman din statul de origine, fie de catre misiunea diplomatica sau oficiul consular al statului de origine in Romania si, in continuare, in ambele situatii, de catre Ministerul Afacerilor Externe.

Conform art. 57 alin. (2) si alin. (3) din Legea notarilor publici nr. 35/1996, Birourile notariale nu pot lua in considerare actele care emana de la autoritatile altui stat, decat daca semnaturile si sigiliile acelor autoritati sunt supralegalizate de catre misiunea diplomatica sau oficiul consular al Romaniei din acest stat sau de catre Ministerul Afacerilor Externe al Romaniei. In cazul in care prin conventii internationale la care Romania este parte se prevede altfel, se aplica acele conventii.

Astfel, pentru valabilitatea in Romania a unui act emis de o autoritate straina formalitatile de legalizare sau supralegalizare se aplica de autoritatea straina competenta din statul de origine a actului conform principiului de drept international privat „locus regit actum” (art. 71 alin. 2 din Legea nr. 105/1992 cu privire la reglementarea raporturilor de drept international privat). Pentru informatii referitoare la procedura de supralegalizare din statul strain de origine a actului urmeaza va adresati autoritatilor straine. Dupa indeplinirea procedurilor de supralegalizare din statul strain de origine a actului, actul este valabil in Romania fara nicio alta formalitate.

Traducatori, notari si grefieri – formalitati referitoare la procedura de supralegalizare

Trebuie sa mai stiti ca, in cazul actelor emise de o instanta judecatoreasca, grefierul sef trebuie sa verifice si semneaze pentru conformitate copiile legalizate si certificatele intocmite. La eliberarea copiilor de pe hotarari sau de pe alte acte din dosar, acestea se verifica pentru conformitate si se aplica stampila instantei pe fiecare fila. De asemenea, la solutiile pronuntate de instanta se va face mentiunea daca hotararea respectiva este ramasa definitiva sau irevocabila, in ce mod, aratandu-se si data de cand aceasta a ramas definitiva sau irevocabila.

De asemenea, conform Instructiunilor din Ordinul Ministrului Justitiei nr. 233/14.02.1996 pentru completarea Regulamentului de punere in aplicare a Legi notarilor publici si a activitatii notariale nr. 36/1995, numele si prenumele de persoane cuprinse in textul inscrisului care se traduce se pastreaza asa cum sunt scrise in original si sunt transcrise, litera cu litera, atat numele cat si prenumele. Denumirile geografice cuprinse in textul inscrisului care se traduce trebuie scrise litera cu litera, atunci cand nu au un corespondent uzual in limba in care se face traducerea. Denumirile organelor de stat, ale asociatiilor, ale societatilor comerciale, ale celorlalte persoane juridice  sunt reproduse in limba din care se face traducerea si se trece in paranteza sinonimul lor in limba in care se face traducerea.

In conformitate cu art. 47 alin. ultim din Legea notarilor publici si a activitatii notariale nr. 36/1995 inscrisurile (si nu numai incheierea de legalizare si certificare a traducatorului) destinate a fi traduse intr-o limba straina trebuie redactate:
- fie pe doua coloane, cuprinzand in prima coloana textul in limba romana, iar in cea de-a doua, textul in limba straina,
- fie in mod succesiv, mai intai textul in limba romana, continuandu-se cu textul in limba straina.

Si  pentru a evita alte drumuri inutile, verificati daca notarul public va inmanat actele completate lizibil, in toate rubricile din incheiere sau certificare. Acestea trebuie sa contina informatii referitoare la sediul biroului notarial, numarul incheierii, data, descrierea inscrisului, motivul pentru care actul nu s-a indeplinit la sediul biroului notarului public, modalitatea de identificarea persoanei si calitatii acesteia, numarul de exemplare, onorariul, numarul chitantei. Totodata, trebuie sa existe o concordanta intre denumirea incheierii (de legalizare a semnaturii traducatorului, de legalizare de copie etc.) cu continutul propriu-zis al incheierii.

Depunerea cererii
Pentru supralegalizarea unui act oficial, destinat a servi in fata autoritatilor din strainatate, se va depune o cerere la Registratura Generala a Ministerului Justitiei,  al carui model vi-l prezentam in fisier atasat.
Cererea se va  depune  in intervalul 09.30-12.00 si va fi  preluata si solutionata de persoanele desemnate din cadrul Secretariatului Directiei Drept International si Tratate. Actele se ridica in aceeasi zi in intervalul 13.30 - 14.00.

De asemenea, actele pot fi prezentate pentru supralegalizare, personal de catre titularul actului sau prin mandatar legal imputernicit, cu exceptia rudelor de gradul I (parinti pentru copii) / sotilor – cu dovedirea acestei calitati.

In cazul persoanelor juridice, cererea se depune personal de reprezentantul legal sau prin mandatar legal imputernicit de catre reprezentantul legal (administratorul) al persoanei juridice titulare a actului, la care trebuie anexata dovada calitatii de reprezentant legal.

In cazul in care exista o succesiune de mandatari, se vor anexa, in copie legalizata sau certificata, si imputernicirile succesive ale mandatarilor substituenti, respectiv ale contractelor de mandat/prestari servicii/asistenta etc., din care sa rezulte calitatea de mandatar si mandant, succesivi, fiecare identificat cu un act de identitate/legitimatie etc. valabil (a) din care sa rezulte calitatea acestora.

Taxele judiciare pe timbru
Pentru supralegalizarea actelor de catre Ministerul Justitiei se platesc urmatoarele taxe judiciare: pentru fiecare act, taxa judiciara in valoare de 4 lei.
Pentru cererea prin care se solicita supralegalizarea unor acte: taxa judiciara de timbru: 4 lei.
Fiecare act se timbreaza cu timbru judiciar in valoare de 0,15 lei.
Taxele judiciare de timbru se platesc la unitatea Trezoreriei Statului in raza careia debitorul isi are domiciliul sau, dupa caz, sediul fiscal, sau la CEC Bank cu sediul in Calea Victoriei, Nr. 11, Sector 3, Bucuresti.

Trebuie retinut ca cererile de supralegalizare nu pot fi primite si inregistrate daca nu sunt insotite de documentele justificative privind imputernicirea, plata taxei de timbru, precum si de timbrul judiciar in programul de lucru stabilit si afisat.