Ordinul CSA nr. 4/2010 - aprobarea Normelor privind organizarea activitatii de arhiva la asiguratori, reasiguratori si intermediari in asigurari si/sau in reasigurari

Potrivit Hotararii Consiliului Comisiei de Supraveghere a Asigurarilor din data de 13 aprilie 2010, prin care s-au adoptat Normele privind organizarea activitatii de arhiva la asiguratori, reasiguratori si intermediari in asigurari si/sau in reasigurari, in temeiul prevederilor art. 4 alin. (26) si (27), precum si ale art. 8 din Legea nr. 32/2000 privind activitatea de asigurare si supravegherea asigurarilor, cu modificarile si completarile ulterioare, presedintele Comisiei de Supraveghere a Asigurarilor emite urmatorul ordin:

Art. 1. — Se aproba Normele privind organizarea activitatii de arhiva la asiguratori, reasiguratori si intermediari in asigurari si/sau in reasigurari, cuprinse in anexa care face parte integranta din prezentul ordin Art. 2. — Asiguratorii, reasiguratorii, intermediarii in asigurari, precum si directiile de specialitate din cadrul Comisiei de Supraveghere a Asigurarilor vor asigura ducerea la indeplinire a prevederilor prezentului ordin.

Presedintele Comisiei de Supraveghere a Asigurarilor,
Angela Toncescu
Bucuresti, 14 aprilie 2010.
Nr. 4.

ANEXA

Art. 1. — In vederea pastrarii in mod corespunzator a documentelor referitoare la activitatea de asigurare, astfel incat acestea sa poata fi prezentate la solicitarea Comisiei de Supraveghere a Asigurarilor, precum si in scopul protejarii drepturilor asiguratilor si al promovarii stabilitatii activitatii de asigurare in Romania, se emit prezentele norme, care au ca obiect organizarea activitatii de arhiva la asiguratori, reasiguratori si intermediari in asigurari si/sau in reasigurari.
Art. 2. — Asiguratorii, reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari raspund prin intermediul conducerii executive de evidenta, inventarierea, selectionarea, pastrarea si folosirea documentelor create si detinute, in conditiile prevederilor Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, ale Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica si ale prezentelor norme.
Art. 3. — Termenii si expresiile utilizate in prezentele norme au semnificatiile prevazute in Legea nr. 32/2000 privind activitatea de asigurare si supravegherea asigurarilor, cu modificarile si completarile ulterioare, in Legea nr. 136/1995 privind asigurarile si reasigurarile in Romania, cu modificarile si completarile ulterioare, in Legea nr. 503/2004 privind redresarea financiara si falimentul societatilor de asigurare si in normele emise in aplicarea acestora, precum si in legislatia specifica privind activitatea de arhiva

Art. 4. — Asiguratorii, reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari au obligatia de a crea si de a detine documente care sa ateste intreaga lor activitate.
Art. 5. — (1) Asiguratorii, reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari au obligatia de a inregistra si de a tine evidenta tuturor documentele intrate, iesite sau intocmite pentru uz intern.
(2) Inregistrarea documentelor se va face intr-un registru de evidenta a intrarilor-iesirilor, in mod cronologic, in ordinea primirii si iesirii, fara ca numerele de inregistrare atribuite documentelor sa se repete.
(3) Inregistrarea documentelor incepe de la data de 1 ianuarie si se incheie la data de 31 decembrie ale fiecarui an.
Art. 6. — (1) Asiguratorii, reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari au obligatia de a infiinta, conform prevederilor legale, compartimente de arhiva sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhiva, in functie de complexitatea, valoarea si cantitatea documentelor pe care le creeaza sau le detin.
(2) Compartimentele de arhiva/Persoanele responsabile cu problemele de arhiva au urmatoarele obligatii:
a) sa coordoneze si sa raspunda de activitatea arhivistica din
cadrul asiguratorilor, reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari, in conformitate cu prevederile legislatiei arhivistice in vigoare;
b) sa organizeze primirea si arhivarea documentelor de la structurile asiguratorilor, reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari pe baza de proces-verbal si inventare, intocmite conform legislatiei in vigoare;
c) sa propuna componenta Comisiei de selectionare a documentelor si sa o convoace in vederea analizarii documentelor cu termen de pastrare expirat si care pot fi propuse spre eliminare; sa intocmeasca formele prevazute de lege pentru confirmarea lucrarii de selectionare de catre Arhivele Nationale;
d) sa initieze si sa organizeze activitatea de intocmire a Nomenclatorului arhivistic al asiguratorilor, reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari si sa il actualizeze periodic; sa asigure legatura cu Arhivele Nationale in vederea verificarii si confirmarii nomenclatorului si sa urmareasca modul de aplicare a acestuia de catre structurile asiguratorilor, reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari;
e) sa intocmeasca inventare pentru documentele fara evidenta aflate in depozit;
f) sa asigure evidenta tuturor documentelor intrate si iesite din depozitul de arhiva, pe baza registrelor specifice;
g) sa cerceteze documentele din depozit in vederea eliberarii documentelor solicitate de cetateni (asigurati, pagubiti, angajati etc.), in conformitate cu legislatia arhivistica in vigoare;
h) sa puna la dispozitie pe baza de semnatura si sa tina evidenta documentelor imprumutate compartimentelor, iar la restituire sa verifice integritatea documentului imprumutat;
i) sa organizeze depozitul de arhiva dupa criterii prealabil stabilite, conform prevederilor legislatiei arhivistice in vigoare; sa solicite conducerii asiguratorilor, reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari dotarea corespunzatoare a depozitelor, potrivit prevederilor art. 11 alin. (2), sa informeze conducerea acestora si sa propuna masuri in vederea asigurarii conditiilor corespunzatoare de pastrare si conservare a arhivei;
j) sa puna la dispozitia delegatului Arhivelor Nationale toate documentele solicitate cu prilejul efectuarii actiunilor de control privind situatia arhivelor la creatori;
k) sa pregateasca documentele cu valoare istorica si inventarele acestora, in vederea predarii lor la Arhivele Nationale, conform legislatiei arhivistice in vigoare.
(3) Compartimentele de arhiva/Persoanele desemnate responsabile cu problemele de arhiva raspund de evidenta, inventarierea, selectionarea, pastrarea si folosirea documentelor inscrise in Nomenclatorul arhivistic al societatii.
Art. 7. — Fiecare asigurator, reasigurator si intermediar in asigurari si/sau in reasigurari are obligatia de a intocmi Nomenclatorul arhivistic al societatii, care va fi transmis spre avizare Comisiei de Supraveghere a Asigurarilor si supus aprobarii Arhivelor Nationale.
Art. 8. — (1) Asiguratorii, reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari au obligatia de a inventaria documentele si de a le preda compartimentului de arhiva.
(2) Documentele se grupeaza in dosare, potrivit problematicii si termenelor de pastrare stabilite in Nomenclatorul arhivistic.
(3) Predarea dosarelor la compartimentul de arhiva se efectueaza pe baza de inventare si procese-verbale de predareprimire.
(4) In cadrul compartimentului de arhiva, asiguratorii, reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari vor organiza depozitul de arhiva.
(5) Pana la predarea la compartimentul de arhiva a documentelor, se va intocmi o evidenta provizorie a acestora, pe suport electronic si pe suport hartie, cu obligativitatea actualizarii acesteia periodic.
Art. 9. — (1) Asiguratorii, reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari au obligatia de a intocmi evidenta dosarelor depuse la depozitul de arhiva, respectiv a documentelor scoase din depozit.
(2) Asiguratorii, reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari sunt obligati sa pastreze documentele create sau detinute in conditii corespunzatoare, asigurandu-le impotriva distrugerii, degradarii ori sustragerii.
(3) Evidenta tuturor intrarilor si iesirilor de unitati arhivistice din depozit se tine pe baza Registrului de evidenta a intrarilor-iesirilor unitatilor arhivistice. In evidenta informatica a unitatilor arhivistice urmeaza a fi pastrate in mod obligatoriu urmatoarele informatii: codul arhivistic conform nomenclatorului, anul, unitatea teritoriala emitenta a documentului, numarul documentului.
(4) In cazul in care un asigurator, reasigurator si intermediar in asigurari si/sau in reasigurari intentioneaza sa scoata dosare din evidenta arhivei, in vederea selectionarii, transferului catre un alt asigurator, reasigurator si intermediar in asigurari si/sau in reasigurari, transferului in alt depozit de arhiva sau ca urmare a distrugerii provocate de calamitati naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil si de neinlaturat, operatiunea se va efectua cu notificarea Comisiei de Supraveghere a Asigurarilor.

Art. 10. — Sediile sociale si sediile secundare ale asiguratorilor, reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari vor fi prevazute cu spatii special amenajate pentru pastrarea arhivei.
Art. 11. — (1) Asiguratorii, reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari au obligatia de a organiza depozitul de arhiva, conform legii.
(2) Depozitul de arhiva va fi dotat, in functie de formatul si de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de pastrare si de protejare a acestora, precum si cu mijloace, instalatii si sisteme de prevenire si stingere a incendiilor, de prevenire a inundatiilor, precum si cu aparatura specifica de urmarire si asigurare a microclimatului si de control al accesului in depozit.
Art. 12. — (1) Asiguratorii, reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari vor depune spre pastrare permanenta la Arhivele Nationale sau, dupa caz, la structurile teritoriale competente ale Arhivelor Nationale documentele cu termene permanente, potrivit Nomenclatorului arhivistic.
(2) Dosarele de dauna, impreuna cu evidenta completa a acestora, precum si evidentele tehnico-operative si contabile aferente acestor dosare se pastreaza in arhiva asiguratorilor, reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari timp de 7 ani.
(3) Raportul anual al auditorului financiar, raportul actuarial anual, raportul asupra asigurarilor de viata, precum si orice alte rapoarte prevazute de Legea nr. 32/2000, cu modificarile si completarile ulterioare, de Legea nr. 503/2004, precum si de normele emise in aplicarea acestora, registrul special al activelor admise sa acopere rezervele tehnice, raportarile financiare transmise catre Comisia de Supraveghere a Asigurarilor, precum si situatiile financiare anuale se pastreaza in arhiva asiguratorilor, reasiguratorilor si intermediarilor in asigurari si/sau in reasigurari timp de 10 ani.
(4) Documentele cu valoare practica in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile individuale ale asiguratilor vor fi pastrate de catre asiguratori, reasiguratori si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari.
(5) Asiguratorii si reasiguratorii impotriva carora s-a deschis procedura falimentului sunt obligati sa predea Arhivelor Nationale sau directiilor judetene ale Arhivelor Nationale documentele in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurari sociale ale personalului.
Art. 13. — (1) Asiguratorii, reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari pot pastra arhiva la sediile sociale si la sediile secundare sau o pot incredinta spre pastrare unei societati autorizate sa presteze servicii de arhivare a documentelor, cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si ale Legii nr. 135/2007, cu notificarea Comisiei de Supraveghere a Asigurarilor, indicand societatea respectiva si datele sale de contact.
(2) Societatea autorizata sa presteze servicii de arhivare mentionata la alin. (1) trebuie sa respecte standardele de calitate referitoare la prestarea serviciilor de arhivare, precum si conditiile prevazute la art. 11 alin. (2).

Art. 14. — Asiguratorii, reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari care isi inceteaza activitatea au obligatia sa dispuna masuri pentru pastrarea, conservarea si evidenta arhivei, in conditiile prevazute de prezentele norme, si sa comunice Comisiei de Supraveghere a Asigurarilor adresa unde se afla arhiva societatii, precum si datele de identificare si de contact ale persoanei responsabile cu administrarea arhivei.
Art. 15. — Asiguratorii, reasiguratorii si intermediarii in asigurari si/sau in reasigurari sunt obligati sa ia toate masurile in vederea organizarii activitatii de arhiva, in termen de 60 de zile de la intrarea in vigoare a prezentelor norme.
Art. 16. — Nerespectarea in orice mod a dispozitiilor prezentelor norme se sanctioneaza de catre Comisia de Supraveghere a Asigurarilor in conditiile si potrivit prevederilor art. 39 din Legea nr. 32/2000, cu modificarile si completarile ulterioare.