Tratamentul contabil al cheltuielilor si veniturilor in avans versus avansuri incasate si platite

-elementele prezentate in situatiile financiare anuale se evalueaza in conformitate cu principiile contabile generale prevazute in prezenta sectiune, conform contabilitatii de angajamente.

Astfel, efectele tranzactiilor si ale altor evenimente sunt recunoscute atunci cand tranzactiile si evenimentele se produc (si nu pe masura ce numerarul sau echivalentul sau este incasat sau platit) si sunt inregistrate in contabilitate si raportate in situatiile financiare ale perioadelor aferente;

-in baza contabilitatii de angajamente, entitatile trebuie sa evidentieze in contabilitate toate veniturile si cheltuielile, respectiv creantele si datoriile rezultate ca urmare a unor prevederi legale sau contractuale.

-respectarea principiului prevalentei economicului asupra juridicului care are drept scop inregistrarea in contabilitate si prezentarea fidela a operatiunilor economico-financiare, in conformitate cu realitatea economica, punand in evidenta drepturile si obligatiile, precum si riscurile asociate acestor operatiuni;

Astfel, conform OMFP 3055/2009 :

-in cazul sumelor incasate/platite cu titlu de avansuri pentru bunuri/servicii ce urmeaza a fi prestate/primite ulterior, avem situatia incadrarii acestora ca si avansuri acordate furnizorilor, precum si avansuri primite de la clienti si se inregistreaza in contabilitate in conturi distincte. (409, 419);

-in cazul cheltuielile/veniturile efectuate in cursul perioadei, dar care sunt aferente unor perioade ulterioare, trebuie prezentate sub titlul de cheltuieli/venituri in avans care urmeaza a se suporta esalonat pe cheltuieli/venituri, pe baza unui scadentar, in perioadele viitoare (471, 472).

In aceste conturi se inregistreaza, in principal, urmatoarele cheltuieli si venituri: chirii, abonamente, asigurari si alte cheltuieli efectuate anticipat, respectiv veniturile din chirii, abonamente si alte venituri aferente perioadelor urmatoare;

Exemple simple de monografii contabile :

1. Emiterea unei facturi de avans pentru 20% din valoarea totala a unor servicii ce se vor presta ulterior :

furnizor/prestator              beneficiar
          411 %                              % 401
                  419                        409
                4427                     4426

2. Facturarea si incasarea unui contract de inchiriere spatii, durata contract doi ani.

furnizor/prestator                   beneficiar
            411 %                                  % 401
                    472                             471
                  4427                           4426


Concluzii : atunci cand avem avansuri incasate/platite corect este evidentierea acestora in conturile 409,-"Furnizori - debitori" /419 - "Clienti - creditori" iar in cazul angajamentelor efectuate in cursul perioadei curente dar care sunt aferente unor perioade ulterioare evidentierea in conturile 471- "Cheltuieli inregistrate in avans"/472 - "Venituri inregistrate in avans".