Ghid practic: Totul despre casele de marcat fiscale (I)

Reglementarile privind casele de marcat fiscale sunt cuprinse in OUG 28/1999 si in normele de aplicare a acestui act normativ (HG 479/2003).

Cine este obligat sa aiba casa de marcat fiscala

Potrivit ordonantei de ugenta citate, aparatele de marcat electronice fiscale sunt obligatorii pentru toti operatorii economici care care efectueaza livrari de bunuri cu amanuntul, precum si prestari de servicii direct catre populatie.

Acestia au obligatia sa emita bonuri fiscale cu aparate de marcat electronice fiscale si sa le predea clientilor. Daca clientii solicita, operatorii economisi trebuie sa le elibereze acestora si factura fiscala (despre care AvocatNet.ro a scris mai multe aici).

Obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale ia nastere de la data inceperii activitatilor comerciale desfasurate in fiecare locatie.

Ce activitati economice se pot desfasura fara casa de marcat

Potrivit OUG 28/1999, exista o serie de activitati pentru care nu este obligatorie utilizarea caselor de marcat, si anume:

• comertul ocazional cu produse agricole autohtone efectuat de catre producatorii agricoli individuali detinatori de autorizatie in piete, targuri, oboare sau in alte locuri publice autorizate;
• serviciile de alimentatie publica efectuate in mijloace de transport public de calatori;
• vanzarea de ziare si reviste prin distribuitori specializati;
• transportul public de calatori in interiorul unei localitati pe baza de bilete sau abonamente, precum si cu metroul;
• activitatile pentru care incasarile se realizeaza pe baza de bonuri cu valoare fixa, cum sunt, de exemplu, biletele de acces la spectacole, muzee, expozitii sau biletele de participare la jocuri de noroc;
• activitatile de asigurari si ale caselor de pensii, precum si activitatile de intermedieri financiare, inclusiv activitatile auxiliare acestora. OUG 28/1999 precizeaza ca nu sunt exceptate activitatile de schimb valutar cu numerar si substitute de numerar pentru persoane fizice, altele decat operatiunile efectuate de punctele de schimb valutar din incinta institutiilor de credit, apartinand acestor institutii, precum si cele efectuate prin intermediul automatelor de schimb valutari;
• transportul public de calatori pe baza de bilete sau abonamente tiparite conform legii, precum si cu metroul;
• activitatile desfasurate ca profesii libere sub toate formele de organizare care nu implica crearea unei societati comerciale;
• vanzarea obiectelor de cult si serviciile religioase prestate de institutiile de cult;
• comertul cu amanuntul prin comis-voiajori, precum si prin corespondenta. Exceptie fac livrarile de bunuri la domiciliu efectuate de magazine si unitatile de alimentatie publica, pe baza de comanda;
• serviciile de instalatii, reparatii si intretinere a bunurilor, efectuate la domiciliul clientului;
• vanzarea pachetelor de servicii turistice sau de componente ale acestora de catre agentiile de turism;
• furnizarea la domiciliul clientului a energiei electrice si termice, a gazelor naturale, a apei, a serviciilor de telefonie (inclusiv de telefonie mobila), de posta si curier, de salubritate, de televiziune ( inclusiv prin cablu) de Internet;
• efectuarea lucrarilor de constructii, reparatii, amenajari si intretinere de locuinte;
• serviciile medicale cu plata prestate la domiciliul sau la locul de munca al clientului;
• serviciile de transport feroviar public de calatori in trafic intern si international, prestate de societati comerciale persoane juridice romane.

Cum iti procuri casa de marcat si ce pasi ai de urmat pentru fiscalizarea ei

Aparatele de marcat electronice fiscale sunt livrate numai prin distribuitori autorizati de Ministerul Finantelor. Acestia au dreptul de a comercializa aparate de marcat electronice fiscale, inclusiv produsele complementare acestora, dar au si obligatia sa asigure service la aceste aparate atat in mod direct, cat si prin alti operatori economici acreditati.

Dupa ce ai achizitionat un aparat de marcat de la unul dintre distribuitorii autorizati, trebuie sa il inregistrezi in Registrul de evidenta a aparatelor de marcat electronice fiscale instalate, intocmit la nivelul fiecarui judet si al Municipiului Bucuresti.

Pentru a obtine un numar de ordine in acest Registru, trebuie sa depui la directiile generale ale finantelor publice judetene sau a Capitalei un dosar continand mai multe documente, care pot fi diferite de la un judet la altul. In general, se solicita:

• cerere pentru atribuirea numarului de ordine, care se procura de la organul fiscal sau de la distribuitor;
• copia facturii si a documentului de plata ce atesta achizitionarea casei de marcat;
• copia procesului-verbal de sigilare a memoriei fiscale si a aparatului de marcat electronic fiscal transmis de distribuitor odata cu casa de marcat;
• declaratia pe propria raspundere in care se mentioneaza adresa locului unde va fi instalat aparatul de marcat electronic fiscal sau, dupa caz, declaratia privind desfasurarea activitatii in regim ambulant sau in regim de taxi. Daca aparatul de marcat va fi utilizat in taximetrie, trebuie depusa si o declaratie pe proprie raspundere privind numarul de inmatriculare al autovehiculului pe care se va instala aparatul de marcat electronic fiscal, insotita de autorizatia de taxi;
• certificatul constatator eliberat de Oficiul Registrului Comertului care atesta deschiderea punctului de lucru sau copie dupa autorizatia de functionare pentru persoane fizice autorizate;
• copia certificatului de inregistrare al firmei, eliberat de Oficiul Registrului Comertului.

Totusi, asa cum precizam, lista ramane deschisa, intrucat, conform prevederilor legale, directiile generale ale finantelor publice au dreptul sa solicite utilizatorilor si alte documente.

Numarul de ordine atribuit este foarte important pentru ca, alaturi de alte elemente, individualizeaza casa de marcat. Concret, seria fiscala a aparatului de marcat este formata, dupa caz, din unul sau doua caractere alfabetice, precum si din 10 caractere numerice.

Caracterele alfabetice ale seriei fiscale reprezinta denumirea prescurtata a municipiului Bucuresti si, respectiv, a judetului unde se instaleaza aparatul, in timp ce primele 4 caractere numerice din seria fiscala a aparatului reprezinta numarul avizului de distributie si de utilizare a aparatelor de marcat electronice fiscale. Urmatoarele 6 caractere reprezinta numarul de ordine din Registrul de evidenta a aparatelor de marcat electronice fiscale instalate in judet sau in municipiul Bucuresti.

Urmatorul pas dupa obtinerea numarului de ordine este reprezentat de fiscalizarea casei de marcat, operatiune care presupune identificarea memoriei fiscale si a agentului economic utilizator prin datele inscrise in aceasta, respectiv seria fiscala a aparatului, antetul bonului fiscal, data si ora la care se activeaza memoria.

“Instalarea aparatului de marcat electronic fiscal se face in prezenta organului fiscal teritorial in a carui raza se instaleaza aparatul, care va verifica integritatea sigiliului fiscal, datele inscrise in bonul fiscal, precum si provenienta si modul de personalizare a rolelor de hartie”, mai precizeaza art. 103 din OUG 28/1999.

Dupa instalarea aparatului de marcat electronic fiscal se intocmeste in patru exemplare "Declaratia de instalare a aparatelor de marcat electronice fiscale" , semnata de utilizatorul aparatului de marcat electronic fiscal, de tehnicianul de service care a efectuat instalarea si de reprezentantul organului fiscal.

Originalul declaratiei se depune de utilizatorul aparatului de marcat la organul fiscal in a carui raza este instalat aparatul, a doua zi dupa instalare, in vederea luarii in evidenta a acestuia, iar o copie ramane la agentul economic. Celelalte doua copii vor fi pastrate la unitatea de service acreditata ditribuitorului autorizat.

Odata trecuta si aceasta etapa, casa de marcat poate fi folosita in mod legal.

Bonul fiscal – ce informatii trebuie sa contina

Aparatul de marcat electronic fiscal emite trei categorii de documente: bonul fiscal, rola jurnal si raportul Z.

Bonul fiscal este un document care poate fi emis numai de un aparat de marcat cu ocazia efectuarii livrarilor de bunuri sau prestarilor de servicii si cuprinde detalierea datelor referitoare la acestea, in functie de specificul activitatii desfasurate. El trebuie sa contina obligatoriu o serie de date, care trebuie sa fie lizibile si univoce. Este vorba despre:

• data, ora si minutul emiterii bonului fiscal, iar trebuie tiparita in mod obligatoriu in ordinea: ziua, luna, anul.
• numarul de ordine al acestuia, la nivelul zilei de lucru;
• numele sau codul operatorului;
• denumirea fiecarui bun livrat sau a serviciului prestat;
• pretul sau tariful unitar;
• cantitatea;
• valoarea pe fiecare operatiune, inclusiv taxa pe valoarea adaugata, cu indicarea cotei acesteia;
• valoarea totala a bonului, inclusiv taxa pe valoarea adaugata;
• valoarea totala a taxei pe valoarea adaugata pe cote ale acesteia, cu indicarea nivelului de cota;
• valoarea totala a operatiunilor scutite de taxa pe valoarea adaugata;
• valoarea altor taxe care nu se cuprind in baza de impozitare a taxei pe valoarea adaugata, daca este cazul.

Exceptie de la aceste prevederi fac bonurile emise in activitatea de schimb valutar si taximetrie, care sunt reglementate separat.

Astfel, in cazul activitatii de schimb valutar, bonurile trebuie sa contina data, ora si minutul emiterii bonului fiscal, numarul de ordine al
acestuia, la nivelul zilei de lucru, numele sau codul operatorului si, pe langa aceste informatii:

• datele de identificare a clientului, respectiv numele, prenumele, tara, actul de identitate, rezident, nerezident;
• suma incasata de la client;
• cursul de schimb valutar;
• comisionul practicat si nivelul cotei de taxa pe valoarea adaugata;
• suma platita clientului;
• valoarea TVA, cu indicarea nivelului de cota a acesteia.

In ceea ce priveste bonurile eliberate in activitatea de taximetrie, acestea contin, de asemenea, data, ora si minutul emiterii bonului fiscal, numarul de ordine al acestuia, la nivelul zilei de lucru, numele sau codul operatorului la care se adauga si

• numarul cursei;
• numarul setului de tarif si cota de taxa pe valoarea adaugata asociata;
• tariful de pornire;
• tariful pe km parcurs;
• distanta parcursa si valoarea;
• tariful pe ora/minut de stationare;
• durata stationarii si valoarea;
• tariful orar pentru incarcare/descarcare, daca este cazul;
• durata prestatiei de incarcare/descarcare, daca este cazul;
• valoarea totala a serviciului;
• valoarea totala a taxei pe valoarea adaugata, cu indicarea nivelului de cota a acesteia.

Partea finala a bonului fiscal cuprinde logotipul si seria fiscala a aparatului, iar in cazul cand acesta opereaza in cadrul unui sistem de gestiune, numarul aparatului de marcat electronic fiscal.

De asemenea, conform prevederilor legale, valorile inscrise pe bon se calculeaza cu minimum doua zecimale. Valorile tiparite si afisate se rotunjesc la intreg: pentru valori mai mici de 0,50 de unitati, se rotunjesc la intregul inferior, iar pentru valori egale sau mai mari de 0,50 unitati, rotunjire se face intregul superior.

___
Nota: Urmariti AvocatNet.ro pentru a citi continuarea acestui ghid util privind utilizarea caselor de marcat. Vom mai vorbi, printre altele, despre cum se corecteaza un bon fiscal, despre ce trebuie sa faci atunci cand ti se defecteaza casa de marcat, dar si ce sanctiuni risca cei care nu utilizeaza un aparat de marcat, desi au aceasta obligatie.