Cum poate o firma sa evite problemele cu statul daca a negociat o perioada gratuita in contractul de chirie

In ultimii ani, in contextul dificultatilor economice din domeniul imobiliar, a devenit o practica pentru departamentele de vanzari sa acorde clientilor, prin negociere, facilitatea unor perioade gratuite, mai ales in cadrul contractelor de inchiriere.

Perioadele de gratuitate intalnite in cadrul contractelor de inchiriere sunt tratate si prezentate in documentele financiar-contabile si in situatiile financiare ca reduceri comerciale. Tratamentul contabil al acestor perioade gratuite este, insa, insuficient detaliat in legislatia romaneasca, ceea ce poate duce la interpretari eronate si, mai departe, la rezultate nefavorabile in cazul unor controale fiscale.

Mai exact, in ordinul 3055/2009 apare un singur punct (punctul 36) potrivit caruia contabilii trebuie sa respecte principiului contabilitatii de angajamente. Acesta presupune inregistratrea operatiunilor economico-financiare in momentul efectuarii lor, si nu pe masura ce numerarul este incasat sau platit. Mai departe, tine de ratiunea lor profesionala sa decida cum trateaza aceste operatiuni.

"Din cauza lipsei unor proceduri interne privind aprobarea sau revizuirea contractelor de inchiriere de catre departamentul financiar-contabil, anumite contracte de chirie contin formulari de genul «perioada gratuita de…», «se pune la dispozitie gratuit», «pentru luna x, y, valoarea chiriei este zero», «pentru perioada… clientul nu achita chirie», etc. Aceste prevederi sintetice nu ajuta contabilul sa inteleaga realitatea tranzactiilor, sa aplice tratamentul corespunzator si totodata sa creeze procedurile corecte pentru intocmirea documentelor primare – pentru ca nu este clar daca bunul s-a pus la dispozitie gratuit sau daca perioada de gratuitate reprezinta un discount de 100%", explica Ramona Sandu, Accounting Manager in cadrul Accace.

Prezentarea explicita a lunilor de gratuitate agreate in cadrul unui contract de chirie nu lasa loc de interpretari nici in cazul unui control fiscal. Daca formularea din contract nu arata clar ca este vorba despre un discount, organele de control pot considera ca bunul este pus la dispozitie gratuit, deci toate cheltuielile sunt nedeductibile.

"De cele mai multe ori, inspectorii fiscali tind sa interpreteze aceste «lacune» ale unui contract ca punerea la dispozitie gratuita pe o anumita perioada a bunului inchiriat, ceea ce duce la reconsiderarea cheltuielilor aferente acelui bun, precum si la reconsiderarea TVA-ului dedus in perioade pentru care s-au acordat aceste tipuri de stimulente clientilor", adauga consultantul Accace.

Prezentarea corecta a perioadei de gratuitate in documentele contabile

Potrivit consultantului Accace, o metoda corecta este cea data de interpretarea standardului international de contabilitate IAS 17 – „Contracte de leasing”, respectiv SIC 15 – „Leasing operational - stimulente”, care prevede recunoasterea valorii nete a contractului (numarul de luni taxabile, multiplicat cu chiria lunara) liniar pe intreaga durata a contractului de chirie.

"Folosind aceasta metoda avem o prezentare conforma cu reglementarile romanesti, chiar daca tratamentul din interpretare – SIC 15 – nu este explicit mentionat in acestea", explica Ramona Sandu.

Consultantii mai recomanda ca, in timpul redactarii contractelor de chirie, departamentul juridic sa colaboreze cu cel contabil pentru ca impreuna sa gaseasca cea mai buna forma de exprimare, astfel incat sa se inteleaga daca o perioada de gratuitate reprezinta sau nu o reducere comerciala.

Accace (www.accace.com) este unul dintre liderii pietei serviciilor de  outsourcing si consultanta din Europa Centrala si de Est, oferind corporatiilor servicii inovatoare si adaptate nevoilor lor specifice in materie de finante si contabilitate, consultanta fiscala, salarizare si dreptul muncii, inmatriculare si inregistrare, recrutare si training, precum si implementarea MS Dynamics NAV.