De la 1 ianuarie 2014 vom putea utiliza facturi, chitante si bonuri fiscale in format electronic. Ce trebuie sa stim despre ele?

In luna iulie a anului trecut intra in vigoare Legea nr. 148/2012, care reglementa factura electronica. Actul normativ aducea completari importante fata de prevederile existente la momentul respectiv in Codul Fiscal, stabilind ce caracteristici trebuie sa indeplineasca persoanele impozabile pentru a emite facturi electronice, dar si cum trebuie transmise aceste documente beneficiarilor. Ulterior, la aproximativ o luna de la intrarea in vigoare a prevederilor, Guvernul a decis sa suspende aplicarea lor pana la 1 ianuarie 2013.

Totusi, in luna decembrie 2012, Executivul a hotarat, prin OUG nr. 84/2012, sa amane inca o data intrarea in vigoare a Legii nr. 148/2012, prevederile acestui act normativ urmand sa se aplice de la 1 ianuarie 2014.

Autoritatile au precizat ca suspendarea este necesara pentru compatibilizarea dispozitiilor acestei legi cu Directiva 2006/112/CE in ceea ce priveste facturarea si arhivarea electronica a facturii.

Ce prevede Legea facturii electronice

Legea nr. 148/2012 reglementeaza atat facturile electronice, cat si chitantele si bonurile fiscale emise in forma electronica. Actul normativ stabileste ce caracteristici trebuie sa indeplineasca persoanele impozabile pentru a emite facturi electronice, dar si cum trebuie transmise aceste documente beneficiarilor.

Legea nr. 148/2012 defineste factura in forma electronica ca fiind documentul in forma electronica ce caracterizeaza in mod unic si neechivoc schimbul sau vanzarea de bunuri ori servicii, semnat cu semnatura electronica si purtand marca temporala, care contine datele cuprinse in formularul facturii si care este emis si gestionat utilizand sisteme informatice.

In mod similar, bonurile fiscale si chitantele in format electronic sunt documentele care intrunesc toate conditiile impuse de prevederile legale in materie referitoare la continut, dar care contin date inregistrate pe medii compatibile cu prelucrarea automata a datelor, semnate cu semnatura electronica si purtand marca temporala.

Potrivit reglementarilor, emiterea facturilor de catre o persoana fizica sau juridica se face in una dintre urmatoarele doua modalitati, la alegerea exclusiva a emitentului: in forma electronica sau pe suport hartie. Pentru a-si schimva modalitatea de emitere a facturilor, emitentul trebuie sa notifice Ministerul Finantelor Publice.

Mai mult decat atat, emitentul poate sa opteze pentru emiterea facturilor in forma electronica numai daca indeplineste anumite conditii:

• dispune de mijloace tehnice si umane corespunzatoare pentru garantarea securitatii, fiabilitatii si continuitatii serviciilor de prelucrare a datelor in forma electronica;
• foloseste personal cu cunostinte de specialitate in domeniul tehnologiei semnaturii electronice si cu o practica suficienta in ceea ce priveste procedurile de securitate corespunzatoare;
• este in masura sa gestioneze si sa arhiveze toate informatiile privind fiecare factura in forma electronica emisa, pe perioada de timp stabilita prin normele legale in vigoare;
• utilizeaza sisteme de arhivare electronica in conformitate cu prevederile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica. Pe durata arhivarii, persoanele care au responsabilitatea arhivarii vor lua masuri ca orice factura in forma electronica sa poata fi accesata numai de catre emitent, beneficiar sau organele abilitate prin lege.

"Factura in forma electronica respecta continutul stabilit de actele normative speciale si va contine marca temporala care certifica momentul emiterii si semnatura electronica a emitentului facturii", se precizeaza in actul normativ.

De asemenea, in lege se mai stipuleaza ca certificatul aferent semnaturii electronice a emitentului facturii in forma electronica va contine informatii privind identificatorul fiscal si numarul notificarii inregistrate la Ministerul Finantelor Publice.

In ceea ce priveste transmiterea facturilor emise in forma electronica, reglementarile stabilesc ca aceasta se poate face fie prin mijloace electronice, fie pe suport hartie.

Facturile pot fi transmise individual, in pachete (doua sau mai multe facturi in forma electronica, emise in momente de timp diferite si transmise catre acelasi beneficiar in acelasi moment de timp) sau in loturi (doua sau mai multe facturi in forma electronica, emise in momente de timp diferite si transmise catre beneficiari diferiti in acelasi moment de timp).

Chitante si bonuri fiscale in forma electronica

Atat bonurile fiscale, cat si chitantele emise in forma electronica au acelasi regim juridic ca si cele emise pe suport hartie.

De asemenea, ambele documente contin aceleasi elemente ca cele emise in format hartie.

Legea nr. 148/2012 precizeaza ca persoanele care au obligatia de a emite bonuri prin intermediul caselor de marcat sau al bancomatelor pot pastra in forma electronica documentul generat in forma electronica numai daca:

• indeplinesc cerintele privind asigurarea conformitatii informatiilor inregistrate in forma electronica cu cele inscrise pe documentul pe hartie;
• arhiveaza si asigura accesul la bonurile emise in forma electronica.

In cazul in care persoanele impozabile aleg sa pastreze in forma electronica bonurile fiscale, ele au obligatia sa notifice autoritatile fiscale.

Investitiile pentru modernizarea sistemelor de facturare, amortizabile

Legea nr. 148/2012 stabileste ca cheltuielile inregistrate de persoanele care emit, transmit sau arhiveaza facturi, chitante si bonuri fiscale in forma electronica, cheltuielile efectuate cu investitiile pentru dotari si alte utilitati necesare desfasurarii acestei activitati sunt amortizabile pe o perioada de 5 ani de la prima inregistrare ca utilizator de factura in forma electronica.

De asemenea, cheltuielile inregistrate de persoanele care emit facturi, chitante si bonuri fiscale in forma electronica privind investitiile legate de modificarea si perfectionarea sistemelor informatice utilizate in activitatea de facturare electronica sunt amortizabile pe o perioada de 3 ani, incepand cu data initierii investitiei.

Factura electronica, reglementata mai clar si in Codul fiscal din 2013

La finalul lunii august 2012 autoritatile au completat si reglementarile din Codul fiscal care vizeaza aceasta modalitate de facturare, eliminand cateva dintre ambiguitati.

OG nr. 15/2012 a introdus in Codul fiscal reglementari noi in ceea ce priveste factura electronica, care vor intra in vigoare de la 1 ianuarie 2013. Noile reguli introduse in Codul fiscal nu se suprapun si nici nu se contrazic cu cele existente in Legea nr. 148/2012, ci ele aduc un plus de claritate in ceea ce priveste aceasta metoda de facturare.

Inainte de publicarea OG nr. 15/2012, singurele prevederi referitoare la factura electronica din Codul fiscal se regaseau in art. 155 (ce reglementeaza facturarea) si in normele sale de aplicare si stabileau ca facturile emise si primite se pot stoca prin orice metode si in orice loc in urmatoarele conditii:

• locul de stocare sa se afle pe teritoriul Romaniei, cu exceptia facturilor transmise si primite prin mijloace electronice, care se pot stoca in orice loc daca, pe perioada stocarii se garanteaza accesul on-line la datele respective, se garanteaza autenticitatea sursei si integritatea continutului facturilor, precum si faptul ca acestea sunt lizibile, iar datele care garanteaza autenticitatea sursei si integritatea continutului facturilor sunt de asemenea stocate;
• facturile sau continutul facturilor transmise si primite, in cazul stocarii prin mijloace electronice, sa fie puse la dispozitia organelor fiscale competente fara nicio intarziere ori de cate ori se solicita acest lucru.

Prin OG nr. 15/2012, care a modificat substantial art. 155 din Codul fiscal, Guvernul aduce mai multe clarificari in ceea ce priveste factura electronica.

Spre exemplu, noile prevederi introduse in Codul fiscal, aplicabile de la 1 ianuarie 2013, stipuleaza ca utilizarea facturii electronice face obiectul acceptarii de catre destinatar.

De asemenea, OG nr. 15/2012 stabileste ca autenticitatea originii, integritatea continutului si lizibilitatea unei facturi, indiferent ca este pe suport hartie sau in format electronic, trebuie garantate de la momentul emiterii pana la sfarsitul perioadei de stocare a facturii.

"Fiecare persoana impozabila stabileste modul de garantare a autenticitatii originii, a integritatii continutului si a lizibilitatii facturii. Acest lucru poate fi realizat prin controale de gestiune care stabilesc o pista fiabila de audit intre o factura si o livrare de bunuri sau prestare de servicii", se mai prevede in OG nr. 15/2012.

In afara de controalele de gestiune, Codul fiscal numeste si alte tehnologii care asigura autenticitatea originii si integritatii continutului facturii electronice:

• o semnatura electronica avansata in sensul art. 2 alin. (2) din Directiva 1999/93/CE a Parlamentului European si a Consiliului din 13 decembrie 1999 privind un cadru comunitar pentru semnaturile electronice, bazata pe un certificat calificat si creata de un dispozitiv securizat de creare a semnaturii in sensul art. 2 alin. (6) si (10) din Directiva 1999/93/CE;
• un schimb electronic de date (electronic data interchange - EDI), astfel cum a fost definit la art. 2 din anexa I la Recomandarile Comisiei 1994/820/CE din 19 octombrie 1994 privind aspectele juridice ale schimbului electronic de date, in cazul in care acordul privind schimbul prevede utilizarea unor proceduri prin care se garanteaza autenticitatea originii si integritatea datelor.

Atentie! «Autenticitatea originii» inseamna asigurarea identitatii furnizorului sau a emitentului facturii, iar «integritatea continutului» inseamna ca nu a fost modificat continutul impus al facturii. Nu uitati ca modificarile recente ale Codului fiscal au stabilit ca din 2013 facturile vor contine noi informatii obligatorii.

Puteti consulta Legea nr. 148/2012 AICI.