Treisprezece noi formulare si documente fiscale, aprobate de Fisc cu doi ani intarziere

Documentele care vor fi utilizate de Fisc pentru inspectia fiscala a persoanelor fizice sunt prevazute in Ordinul ANAF nr.  393/2013, publicat in Monitorul Oficial nr. 255 din 8 mai 2013. Mai exact, actul normativ aproba modelele pentru:

• Aviz de verificare fiscala,
• Ordin de serviciu,
• Nota explicativa,
• Minuta intalnirii,
• Aviz de refacere a verificarii fiscale,
• Decizie de suspendare a verificarii fiscale,
• Decizie de incetare a procedurii de verificare fiscala,
• Decizie de impunere privind impozitul pe venit stabilit suplimentar prin verificarea situatiei fiscale personale,
• Raportul de verificare fiscala prealabila documentara,
• Raportul de verificare fiscala,
• Invitatie,
• Proces-verbal,
• Proces-verbal de ridicare/restituire de inscrisuri.

Formularele sunt publicate la mai bine de doi ani de la data la care ar fi trebuit de fapt sa fie date publicitatii de Agentia Nationala de Administrare Fiscala.

Va reamintim ca, potrivit Codului de procedura fiscala, organul fiscal are dreptul de a efectua o verificare fiscala prealabila documentara a ansamblului situatiei fiscale personale a persoanelor fizice cu privire la impozitul pe venit.

Orice venituri constatate de organele fiscale, in conditiile Codului de procedura fiscala, a caror sursa nu a fost identificata se impun cu o cota de 16% aplicata asupra bazei impozabile ajustate pe baza procedurilor si metodelor indirect de reconstituite a veniturilor sau cheltuielilor.

Procedura prin care Fiscul stabileste baza impozabila ajustata a fost aprobata in 2011, prin HG 248/2011, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, Nr. 191, din 18 martie 2011. Acest act normativ preciza, in paragraful final, ca ANAF trebuie sa aprobe modelul si continutul formularelor utilizate in activitatea de verificare fiscala in 30 de zile de la data publicarii HG nr. 248/2011, adica pana in 17 aprilie 2011.

Totusi, ANAF nu a respectat aceasta obligatie, toate documentele fiind aprobate abia acum, cu mai bine de doi ani intarziere fata de la momentul la care erau asteptate.

Cum sunt utilizate noile documente fiscale

Avizul de verificare fiscala reprezinta documentul prin care persoana fizica este anuntata ca urmeaza a fi supusa unei verificari fiscale si trebuie sa contina obligatoriu:

• numele si prenumele persoanei verificate;
• codul numeric personal (CNP) sau numarul de identificare fiscala (NIF - pentru persoanele care nu detin CNP);
• adresa de domiciliu;
• data inceperii verificarii fiscale;
• perioada supusa verificarii.
• locul unde se va desfasura verificarea fiscala.

Avizul de verificare fiscala va fi insotit de un extras din raportul de verificare fiscala prealabila documentara ce contine concluziile verificarii care au stat la baza luarii deciziei de continuare a procedurii de verificare, precum si de Carta drepturilor si obligatiilor persoanei fizice supuse verificarii fiscale.

De asemenea, avizul de verificare fiscala contine si o rubrica „persoana de contact”, unde organele fiscale vor completa numele si prenumele unuia dintre membrii echipei de verificare fiscala si numarul de telefon la care acesta poate fi contactat.

Atentie! Avizul trebuie transmis persoanei fizice care urmeaza sa fie verificata din punct de vedere fiscal cu cel putin 15 zile inainte de data de incepere a inspectiei. Documentul poate fi trimis prin posta cu confirmare de primire sau poate fi inmanat direct persoanei vizate.

Ordinul de serviciu este documentul prin care organele fiscale sunt imputernicite sa efectueze verificarea fiscala sau verificarea fiscala prealabila documentara la o persoana fizica.

Documentul se intocmeste intr-un exemplar pentru echipa care va efectua verificarile fiscale si trebuie sa contina neaparat:

• numarul ordinului de serviciu;
• numele si prenumele persoanei/persoanelor desemnate pentru efectuarea verificarii fiscale/verificarii fiscale prealabile documentare pentru care s-a intocmit ordinul de serviciu;
• functia persoanei/persoanelor desemnate pentru efectuarea verificarii fiscale/verificarii fiscale prealabile documentare;
• denumirea structurii fiscale din care face/fac parte persoana/persoanele desemnata (e) pentru efectuarea verificarii fiscale/verificarii fiscale prealabile documentare;
• tipul de verificare: verificare fiscala sau verificare fiscala prealabila documentara;
• numele si prenumele persoanei verificate;
• codul numeric personal (CNP) sau numarul de identificare fiscala (NIF - pentru persoanele care nu detin CNP) al persoanei verificate;
• adresa de domiciliu a persoanei verificate;
• data inceperii verificarii fiscale/verificarii fiscale prealabile documentare;
• numarul legitimatiei persoanei/persoanelor desemnate pentru efectuarea verificarii fiscale/verificarii fiscale prealabile documentare;
• data emiterii ordinului de serviciu.

Nota explicativa este documentul prin care organele fiscale solicita explicatii scrise persoanei verificate si/sau imputernicitului acesteia, care sa contribuie la clarificarea unor elemente relevante din activitatea persoanei fizice verificate si pentru fundamentarea unor constatari.

Ordinul ANAF nr. 393/2013 precizeaza ca solicitarea de explicatii scrise se va face in timpul verificarii fiscale ori de cate ori sunt necesare explicatii din partea persoanei verificate pentru definitivarea constatarilor privind situatia fiscala.

"Intrebarile vor fi transmise in scris, sub semnatura organelor fiscale, formulate in mod clar, concis si concret, pentru a da posibilitatea unor raspunsuri la obiect. In cazul in care persoana in cauza refuza sa raspunda la intrebari, organele fiscale vor transmite intrebarile printr-o adresa scrisa cu confirmare de primire, stabilind un termen pentru formularea raspunsului de cel putin 10 zile de la data luarii la cunostinta. In toate cazurile, explicatiile la intrebarile formulate de organele fiscale se vor completa in scris prin „nota explicativa”, pusa la dispozitie de organul fiscal", se arata in actul normativ publicat saptamana trecuta.

Trebuie sa mai stiti ca o nota explicativa se completeaza de persoana care raspunde la intrebari cu urmatoarele informatii:

• numele si prenumele;
• codul numeric personal;
• adresa de domiciliu;
• datele din documentul cu care se legitimeaza;
• numele, prenumele si functia persoanelor care au formulat intrebarile;
• data completarii, numele, prenumele si semnatura persoanei care raspunde la intrebari.

Atentie! Nota explicativa, intocmita in doua exemplare, ambele cu caracter de orginal, este semnata si de organul fiscal in momentul in care o primeste de la persoana care a raspuns la intrebari.

Minuta intalnirii este documentul in care organele fiscale competente consemneaza concluziile uneia sau mai multor intalniri cu persoana verificata sau reprezentantul legal al acesteia, in urma prezentarii de catre persoana supusa verificarii de documente justificative, clarificari sau note explicative pentru stabilirea situatiei fiscale reale. De asemenea, „Minuta intalnirii” se completeaza si in situatia in care persoanei fizice i-a fost inmanat un formular de nota explicativa, fara ca raspunsurile la aceasta sa fie formulate pe loc. Potrivit prevederilor legale, „Minuta intalnirii” trebuie sa cuprinda urmatoarele informatii:

• numele si prenumele persoanei/persoanelor desemnate pentru efectuarea verificarii fiscale;
• functia persoanei/persoanelor desemnate pentru efectuarea verificarii fiscale;
• numele si prenumele persoanei verificate/imputernicitului;
• adresa de domiciliu a persoanei verificate;
• datele din documentul cu care se legitimeaza persoana verificata;
• codul de identificare fiscala al persoanei verificate - care poate fi codul numeric personal sau  numarul de identificare fiscala, pentru cei care nu au CNP. In cazul in care persoana verificata este reprezentata de un imputernicit, aceleasi date se vor completa si pentru acesta.

Atentie! "Minuta intalnirii" se  intocmeste in doua exemplare originale, dintre care unul se va inmana direct persoanei verificate. Daca respectiva persoana refuza primirea documentului, acesta va fi retransmis prin posta, cu confirmare de primire.

Avizul de refacere a verificarii fiscale este asemenator avizului de inspectie fiscala, documentul instiintand persoana verificata in legatura cu refacerea verificarii care urmeaza sa se efectueze la aceasta.  Avizul de refacere a verificarii fiscale, la fel ca documentul mentionat anterior, se transmite persoanei care urmeaza a fi supusa unei refaceri a verificarii fiscale, cu cel putin 15 zile inainte de data de incepere a acesteia.

Acest document va contine exact aceleasi informatii existente si in avizul de inspectie fiscala.

Decizie de suspendare a verificarii fiscale este documentul care va fi intocmit de Fisc in cazul in care echipa care efectueaza verificarile fiscale identifica vreun motiv pentru suspendarea acestora. Va reamintim ca, potrivit HG nr. 248/2011, o verificare fiscala poate fi suspendata cand este indeplinita una dintre urmatoarele conditii si numai daca neindeplinirea acesteia impiedica finalizarea verificarii fiscale:

• pentru efectuarea unei expertize conform Codului de procedura fiscala;
• pentru efectuarea de cercetari in vederea identificarii persoanei fizice sau a stabilirii realitatii unor tranzactii;
• la solicitarea scrisa a persoanei fizice ca urmare a aparitiei unei situatii obiective, confirmata de organul fiscal desemnat pentru efectuarea verificarii, care conduce la imposibilitatea continuarii verificarii. Pe parcursul unei verificari, persoana fizica poate solicita suspendarea acesteia doar o singura data;
• pentru solicitarea unor informatii suplimentare de la terte persoane sau de la autoritatile fiscale similare din alte state membre ale Uniunii Europene ori din state cu care Romania are incheiate conventii internationale pentru schimburi de informatii in scopuri fiscale;
• la propunerea structurii care coordoneaza activitatea de verificare fiscala a persoanelor fizice, pentru valorificarea unor informatii rezultate din alte verificari, primite de la alte autoritati sau institutii publice ori de la terti.

Decizia de suspendare a verificarii va contine datele de identificare a persoanei fizice verificate, precum si data de la care se suspenda verificarea fiscala si motivul suspendarii.

Decizia de incetare a procedurii de verificare fiscala este documentul prin care organele fiscale comunica rezultatele verificarilor fiscale si va fi completata numai in cazul in care s-a stabilit ca baza impozabila nu se modifica, iar creanta fiscala a fost corect determinata.

In schimb, cand contribuabilul va avea de achitat sume de bani suplimentare fata de ce a platit deja, organele fiscale vor emite, in locul unei decizii de incetare a procedurii de verificare fiscala, o Decizie de impunere privind impozitul pe venit stabilit suplimentar prin verificarea situatiei fiscale personale.

Acest document va contine, pe langa datele de identificare a contribuabilului, informatii despre rezultatele verificarii fiscale. Acestea vor fi prezentate distinct, completandu-se cate un tabel pentru fiecare an fiscal, in care vor fi evidentiate impozitul pe venit de plata, precum si dobanzile si penalitatile de intarziere pentru sumele respective.

Impozitul pe venit stabilit de organele de inspectie fiscala, precum si obligatiile fiscale accesorii aferente acestuia se platesc in functie de data comunicarii deciziei de impunere: pana la data de 5 a lunii urmatoare, cand data comunicarii este cuprinsa in intervalul 1—15 din luna sau pana la data de 20 a lunii urmatoare, cand data comunicarii este cuprinsa in intervalul 16—31 din luna.

Raportul de verificare fiscala, ”oglinda” unei verificari fiscale

Toate informatiile referitoare la o verificare fiscala, precum si toate documentele care au fost emise in timpul acesteia vor fi consemnate in raportul de verificare fiscala. Acest raport va contine date variate – de la baza legala pentru efectuarea verificarii fiscale si date de identificare a persoanei verificate pana la sinteza constatarilor organelor fiscale.

De asemenea, la raport vor fi anexate toate situatiile, tabelele, copiile dupa documente, notele explicative si minutele intocmite cu persoana verificata.

Procesul-verbal, intocmit numai in caz de control inopinat sau infractiune

Un alt act de comtrol care poate fi intocmit este procesul verbal, documentul fiind completat insa numai in cazuri clar stabilite de normele legale, si anume:

• controlul inopinat,
• cercetarea la fata locului
• pentru consemnarea unor fapte, in timpul verificarii fiscale, care pot intruni elementele constitutive ale unei infractiuni

Este important de retinut ca procesul verbal nu are ca rezultat intocmirea unei decizii de impunere.

Ordinul ANAF nr. 393/2013 mai precizeaza ca in procesul-verbal constatarile controlului vor fi prezentate clar si concis, fara detalieri inutile, astfel incat sa rezulte motivul de fapt si temeiul de drept care au stat la baza fundamentarii fiecareia.

"De asemenea se vor inscrie masurile operative dispuse contribuabilului pentru respectarea prevederilor legale in materie. In sustinerea constatarilor se vor prezenta copii dupa documente justificative, evidente, documente contabile, declaratii fiscale, situatii privind starea de fapt constatata si efectele juridice produse. Se va prezenta in sinteza si punctul de vedere al contribuabilului sau al persoanei imputernicite de acesta fata de constatarile organului fiscal, numai atunci cand aceasta are o opinie contrara si o prezinta in scris in timpul controlului", se mai prevede in actul normativ publicat de ANAF.

Documentul va fi intocmit in 3 sau 4 exemplare: exemplarul 1 ramane organul fiscal care a efectuat controlul, exemplarul 2 se transmite la organul fiscal cu atributii de gestiune a declaratiilor si a dosarului fiscal in a carui raza teritoriala contribuabilul are declarat domiciliul fiscal, exemplarul 3 este pentru la contribuabil, in timp ce exemplarul 4 se incheie numai in cazul in care sunt consemnate fapte care pot intruni elementele constitutive ale unei infractiuni, acesta fiind inaintat organelor de urmarire penala.

Un alt tip de proces-verbal care mai poate fi folosit in activitatea de verificare fiscala este cel completat cu ocazia ridicarii sau restituirii de documente - Procesul-verbal de ridicare/restituire de inscrisuri.

Acest document va cuprinde  numele si prenumele organelor fiscale, functia si numarul legitimatiei, precum si date pentru identificarea inscrisurilor (tipul, seria, numar, continut, numar de file, registre, carnete, bucati etc.).

"Documentele sau actele se anexeaza in original cand asupra acestora exista suspiciuni ca sunt fictive, precum si cand exista indicii ca s-ar urmari sustragerea ori distrugerea lor de cei interesati. In acest caz se lasa contribuabilului controlat copii confirmate de un reprezentant legal al acestuia si de organul fiscal", prevad normele legale publicate recent de Fisc.

Procesul-verbal de ridicare/restituire de inscrisuri se completeaza in doua exemplare, din care un exemplar pentru organul fiscal si celalalt pentru contribuabil.