Dosarul personal al salariatului: Documentele pe care trebuie sa le ai, ca sa nu fii amendat

Potrivit HG nr. 500/2011, orice angajator trebuie sa intocmeasca un dosar personal pentru fiecare dintre salariati, sa-l pastreze in bune conditii la sediu sau si sa il prezinte inspectorilor de munca la solicitarea acestora, in cadrul misiunilor de control.

Prin acest dosarul se transpun practic in format tiparit datele inregistrate de catre angajator in registrul electronic de evidenta a salariatilor, Revisal, si se certifica legalitatea si corectitudinea completarii informatiilor.

Atentie! Dosarul personal se intocmeste pentru toti angajatii, indiferent de tipul contractului de munca incheiat cu acestia (pe perioada nedeterminata sau determinata) sau de tipul normei (norma intreaga sau partiala).

HG nr. 500/2011 stabileste ca dosarul personal al salariatului trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele documente:

• actele necesare angajarii,
• contractul individual de munca,
• actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca,
• acte de studii/certificate de calificare,
• orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru.

Avocatul Irina Petrescu a detaliat prevederile legale si a explicat, intr-un articol publicat pe AvocatNet.ro, ca un dosar profesional trebuie sa cuprinda,  in mod obligatoriu:

• copie de pe actul de identitate: buletin/cartea de identitate/pasaport sau dovada de rezidenta;
• copie de pe livretul militar, daca este cazul;
• adeverinta medicala eliberata de catre medicul de familie al angajatului, care sa ateste ca este apt de munca, iar ulterior acceptarii ofertei de angajare, dar inainte de inceperea efectiva a activitatii, avizul medicului de medicina muncii;
• copii de pe actele de studii, de la diploma de liceu la ultimul act aferent ultimei forme de invatamant absolvita;
• copii de pe certificatele de participare la cursurile de instruire sau perfectionare;
• copie de pe carnetul de munca/ copii ale adeverintelor de la locurile de munca anterioare;
• recomandari de la locurile de munca anterioare;
• cazierul judiciar, in original;
• curriculum vitae, semnat si datat de catre angajat
• contractul individual de munca impreuna cu oferta de angajare, ambele semnate, datate si cu numar de inregistrare;
• fisa postului;
• acte aditionale prin care a fost modificat/ completat unul dintre elementele raportului juridic de munca;
• cererile de suspendare a raportului juridic de munca, actul juridic de aprobare/ constatare a suspendarii, actul juridic prin care se dispune reluarea activitatii;
• actele juridice care atesta modificarile salariale;
• actele juridice de desemnare/ mandatare a angajatului sa reprezinte angajatorul;
• actul juridic prin care se stabileste participarea la activitati in cadrul unor proiecte/programe;
• actul juridic de incetare a raportului juridic de munca, cand este cazul;
• rapoartele de evaluare.

Conform reglementarilor legale, la solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat angajatorul este obligat sa ii elibereze acestuia:

• copii ale documentelor existente in dosarul personal;
• copii ale paginilor din registrul electronic care cuprind inscrierile referitoare la persoana sa si/sau un document care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca, in meserie si in specialitate, astfel cum rezulta din registrul general de evidenta si din dosarul personal, in termen de cel mult 15 zile de la data solicitarii.

Documentele sunt eliberate in copie certificata de reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana imputernicita de angajator pentru conformitate cu originalul.

Refuzul de a pune la dispozitie inspectorului de munca dosarul personal al salariatilor poate fi sanctionat cu amenda intre 5.000 - 8.000 lei.