Controlul ITM - documente solicitate frecvent, contraventii si amenzi in domeniul relatiilor de munca

Articol scris de Steluta Anton, Payroll Accountant

Conform Legii 108/1999 republicata, articolul 19, litera a, inspectorii de munca, purtand asupra lor legitimatia si insigna care atesta functia pe care o indeplinesc in exercitarea atributiilor stabilite prin lege, au dreptul la acces liber, permanent si fara instiintare prealabila in sediul oricarui angajator si in orice alt loc de munca organizat de persoane fizice sau juridice.

Impiedicarea in orice mod a inspectorilor de munca sa exercite, total sau partial, controlul ori sa efectueze cercetarea evenimentelor potrivit prevederilor legale constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 5.000 lei la 10.000 lei.

Documentele solicitate in mod frecvent de catre inspectorii de munca sunt:

1. Documentele companiei:

• Registrul unic de control;
• Certificatul de inmatriculare la Registrul comertului;
• Actul constitutiv al societatii;
• Hotararea judecatoreasca de infiintare;
• Contract de societate;
• Autorizatia de functionare;
• Actele aditionale de modificare, completare;
• Copie CI administrator societate;
• Procura notariala de imputernicire pentru reprezentantul angajatorului, copie CI reprezentant ;
• Autorizatia de functionare din punct de vedere al protectiei muncii;
• Numarul salariatilor si structura de personal, aprobata (Organigrama);
• Contractul colectiv de munca (acolo unde este cazul);
• Regulamentul intern;
• Decizia de numire pentru persoana desemnata sa completeze si sa transmita Registrul General de evidenta a salariatilor (Revisal);
• In cazul companiilor care au externalizat serviciul de inregistrare si transmitere in Revisal: dovada informarii Instututului Teritorial de Munca cu privire la incheierea contractului de prestari servicii;
• Stampila societatii;

2. Registrul general de evidenta a salariatilor:

• Dovada efectuarii platilor salariilor angajatilor – ordinele de plata sau extrasele bancare, de regula pe ultimele 3 luni;
• Documentele ce atesta platile contributiilor salariale si a impozitului - ordinele de plata sau extrasele bancare, de regula pe ultimele 3 luni;
• Foaia colectiva de prezenta a salariatilor – pontajele – solicitate in general pentru ultimele 3 luni;
• Statele de plata – solicitate in general pentru ultimele 3 luni;
• Documente justificative privind acordarea concediilor de odihna: cererile angajatilor si planificarea concediului de odihna pe anul in curs;
• Documente justificative privind acordarea concediilor medicale – certificatele medicale in original si modul de calcul a acestora;
• Documente justificative privind acordarea concediilor fara plata, concedii de studii – cererile angajatilor, deciziile de suspendare inregistrate in Revisal (dupa caz);
• Documente justificative privind concedii pentru ingrijirea copilului – cererile angajatilor si deciziile de suspendare inregistrate in Revisal;
• Efectuarea orelor suplimentare – dovada compensarii orelor suplimentare cu zile libere platite, in urmatorele 30 de zile dupa efectuarea lor, sau dovada platii sporului pentru ore suplimentare de minim 75 %. In cazul celei de-a doua variante, angajatorul trebuie sa prezinte si documentul (contractul individual de munca, contractul colectiv de munca, etc) in care este prevazut sporul acordat pentru orele suplimentare prestate;
• Acordarea sporului pentru orele de noapte sau lucrate in week-end – dovada acordarii sporului si documentul (contractul individual de munca, contractul colectiv de munca, etc) in care este prevazut sporul acordat pentru aceste ore;
• Fluturasii de salariu - in general se solicita pentru ultimele 3 luni;
• Dosarele de personal ale salariatilor in original – inspectorii ITM vor verifica daca dorsarele personale sunt intocmite conform HG 500/2011. In principal se pune accent pe contractele de munca si actele aditionale, fisa postului si fisele de medicina muncii;
• Registrul General de Evidenta al salariatilor in format electronic;

Cele mai frecvente contraventii sanctionate cu amenda, conform HG 500/2011 si Codului Muncii:

• netransmiterea registrului cu elementele contractului individual de munca: elementele de identificare ale salariatilor, data angajarii, functia, tipul contractului, durata contractului, durata normala a timpului de munca si repartizarea acestuia, salariul si sporurile, perioada detasarii si denumirea angajatorului la care se face detasarea, perioada si cauzele de suspendare a contractului individual de munca, data incetarii contractului individual de munca.
• amenda de 10.000 lei pentru fiecare persoana primita la munca fara transmiterea la Inspectoratul Teritorial de Munca a registrului completat cu toate elementele contractului individual de munca, fara ca amenda totala cumulata sa depaseasca suma de 50.000 lei;
• refuzul de a pune la dispozitie inspectorului de munca registrul in format electronic, precum si dosarul personal al salariatilor – amenda de la 5.000 lei la 8.000 lei;
• nerespectarea prevederilor privind informarea inspectoratelor teritoriale de munca cu privire la prestatorii de servicii – pentru companiile care si-au externalizat serviciul de inregistrare in Revisal - cu amenda de la 2.000 lei la 5.000 lei;
• netransmiterea registrului in termenele prevazute de lege – amenda de la 5.000 lei la 8.000 lei;
• nerespectarea prevederilor legale privind acordarea repausului saptamanal, cu amenda de la 1.500 lei la 3.000 lei;
• incalcarea prevederilor legale referitoare la munca de noapte, cu amenda de la 1.500 lei la 3.000 lei;

In practica, finalizarea controlului ITM depinde foarte mult de interpretarea legislatiei de catre inspectori. Spre exemplu, am intalnit cazuri in care, la o companie care isi desfasoara activitatea in centre comerciale deschise inclusiv in timpul sarbatorilor legale, inspectorii ITM au mers la magazin in control si nu au intampinat nici o problema, iar intr-un alt magazin compania a fost penalizata cu amenda de 5000 lei deoarece salariatii lucrau in timpul sarbatorii legale, desi aceste zile se compensau cu zile libere in urmatoarele 30 de zile, conform legii.