Angajatorul trebuie sa elibereze salariatilor copii ale documentele din dosarele lor personale. Ce risca daca nu o face?

Articol scris de Catalina Mircea, avocat titular

Pe langa Codul muncii, si Hotararea nr. 500/2011 privind registrul general de evidenta a salariatilor, mentioneaza la art. 8 ca ”angajatorul are obligatia de a intocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariati, de a-l pastra in bune conditii la sediu, precum si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora".

Dosarul personal al salariatului cuprinde cel putin urmatoarele documente:

• actele necesare angajarii,
• contractul individual de munca,
• actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca,
• acte de studii/certificate de calificare,
• orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru.

La solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorul este obligat sa ii elibereze acestuia:

• copii ale documentelor existente in dosarul personal;
• copii ale paginilor din registrul electronic care cuprind inscrierile referitoare la persoana sa si/sau un document care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca, in meserie si in specialitate, astfel cum rezulta din registrul general de evidenta si din dosarul personal al salariatului.

Documentele sunt eliberate in copie certificata de reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana imputernicita de angajator, pentru conformitate cu originalul.

Registrul electronic si dosarele personale ale fiecarui salariat se vor pastra in conditii care sa asigure securitatea datelor, precum si pastrarea lor indelungata si corespunzatoare, cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001, cu modificarile si completarile ulterioare. Angajatorul raspunde pentru asigurarea acestor conditii, precum si pentru orice prejudiciu produs salariatului, sau oricarei alte persoane fizice sau juridice, prin incalcarea acestor obligatii.

In masura in care, din motive obiective, angajatorul se afla in imposibilitatea de a elibera documentele mentionate, salariatul sau fostul salariat poate solicita inspectoratului teritorial de munca din raza caruia angajatorul isi desfasoara activitatea eliberarea unei adeverinte din care sa rezulte elementele continute in registru, astfel cum a fost intocmit si transmis de catre angajator.

In cat timp trebuie eliberate actele solicitate de angajati

Copia actelor salariatului trebuie eliberata intr-un termen de cel mult 15 zile de la data solicitarii, asa dupa cum este prevazut  la art. 8 din H.G. 500/2011 privind Registrul de evidenta a salariatilor, termen prevazut atat pentru angajator, cat si pentru Inspectoratul teritorial de munca competent.

In cazul refuzului angajatorului de a elibera copii certificate dupa documentele sale, salariatul poate sa le solicite la inspectia teritoriala a muncii si deasemenea, poate formula o actiune in instanta avand ca obiect “obligatia de a face”, in cazul in care la ITM nu exista toate informatiile sau nu sunt inregistrate toate actele.

De asemenea, daca angajatorul nu vrea sa elibereze documentele cerute de salariat va fi amendat cu o suma cuprinsa intre 300 lei si 1000 lei. Constatarea contraventiilor si aplicarea sanctiunilor se fac de catre inspectorii de munca.