Proceduri corecte pentru instruirea personalului in organizatii

Articol scris de Manuela Trusca, trainer Extreme Training, www.traininguri.ro.

Aceasta tema mi-a reamintit de momentul 2008, cand am participat la o Conferinta nationala in domeniul resurselor umane. Si aici cei prezenti confirmau faptul ca ,,instalarea” crizei economice atrage dupa sine reducerea bugetelor de instruire. Am luat cuvantul si am mentionat faptul ca va fi o mare eroare pe care acele companii si-o asuma deoarece, in conditiile scaderii puterii de cumparare a romanilor atat pe zona de servicii, cat si produse, vor ramane pe piata si vor avea succes firmele care vor ,,arunca” in lupta cei mai bine pregatiti angajati. Beneficiarii vor face diferenta intre ceea ce este bun sau rau ca serviciu sau produs, isi vor dezvolta abilitatea de a fi mai atenti la ce cumpara si cum li se vinde.

Si am avut dreptate. Daca ne uitam in jurul nostru, vom vedea evolutia pozitiva a firmelor care au investit permanent in instruirea angajatilor si disparitia de pe piata romaneasca a unor firme de succes in alte tari. Acestea nu au inteles ca angajatul, omul, este valoros atata timp cat este sustinut in dezvoltarea sa.

Si sa nu uitam ca si Codul muncii are prevederi foarte clare in ceea ce priveste formarea profesionala, si anume:

Art. 194. - (1) Angajatorii au obligatia de a asigura participarea la programe de formare profesionala pentru toti salariatii, dupa cum urmeaza:
a) cel putin o data la 2 ani, daca au cel putin 21 de salariati;
b) cel putin o data la 3 ani, daca au sub 21 de salariati.
(2) Cheltuielile cu participarea la programele de formare profesionala, asigurata in conditiile alin. (1), se suporta de catre angajatori.

Art. 195. - (1) Angajatorul persoana juridica, care are mai mult de 20 de salariati elaboreaza anual si aplica planuri de formare profesionala, cu consultarea sindicatului sau, dupa caz, a reprezentantilor salariatilor.
(2) Planul de formare profesionala elaborat conform prevederilor alin. (1) devine anexa la contractul colectiv de munca incheiat la nivel de unitate.
(3) Salariatii au dreptul sa fie informati cu privire la continutul planului de formare profesionala.

Art. 196. - (1) Participarea la formarea profesionala poate avea loc la initiativa angajatorului sau la initiativa salariatului.
(2) Modalitatea concreta de formare profesionala, drepturile si obligatiile partilor, durata formarii profesionale, precum si orice alte aspecte legate de formarea profesionala, inclusiv obligatiile contractuale ale salariatului in raport cu angajatorul care a suportat cheltuielile ocazionate de formarea profesionala, se stabilesc prin acordul partilor si fac obiectul unor acte aditionale la contractele individuale de munca.

Plecand de la cele prezentate mai sus, va detaliez in continuare succesiunea unor etape obligatorii in fiecare firma din Romania care urmareste cresterea eficientei si eficacitatii angajatilor sai.

Procedura de instruire si dezvoltare a personalului

1. SCOP

Descrierea metodelor si instrumentelor care se folosesc in cadrul organizatiei in vederea instruirii si dezvoltarii profesionale a tuturor categoriilor de angajati.

2. DOMENIUL DE APLICARE

Procedura se aplica in toate departamentele, filialele si sucursalele organizatiei de catre personalul implicat in activitatea de instruire si dezvoltare profesionala.

3. DEFINITII SI PRESCURTARI

INSTRUIRE - proces planificat de modificare si dezvoltare a aptitudinilor, a cunostintelor sau competentelor prin invatare cu scopul obtinerii nivelului dorit de performanta in activitatea desfasurata
COMPETENtA - suma cunostintelor, abilitatilor si atitudinilor care contribuie la capacitatea unei persoane de a-si indeplini eficient (la standardele agreate anterior) sarcinile si responsabilitatile postului (pe scurt, de a fi performant).

4. DOCUMENTE DE REFERINTA. FORMULARE

ROF - Regulament de organizare si functionare – contine si organigrama firmei
RI - Regulamentul intern
Fisa individuala de apreciere a performantei angajatului – anuala sau semestriala
Planul de instruire pentru anul anterior
Graficul programelor de instruire

5. ETAPELE

GENERALITATI
Procesul de instruire si dezvoltare a personalului organizatiei este un proces planificat si sistematic care are ca obiectiv eliminarea decalajului dintre nivelul de performanta existent si cel dorit.

In cadrul organizatiei, procesul de instruire si dezvoltare consta in parcurgerea unui ciclu alcatuit din patru etape:

• Identificarea nevoilor de instruire
• Proiectarea si planificarea instruirii
• Furnizarea instruirii
• Evaluarea rezultatelor instruirii

Instruirea personalului se realizeaza prin:

• Programe de integrare pentru personalul nou angajat
• Programe de instruire si dezvoltare pentru personalul existent
• Programe de instruire si dezvoltare pentru personalul promovat sau schimbat pe functie (recrutare interna)

5.1. IDENTIFICAREA NEVOILOR DE INSTRUIRE

Identificarea nevoilor de instruire este un proces permanent care consta in:

I. analiza decalajului dintre nivelul existent si dorit de performanta, pentru diferentierea situatiilor in care acesta poate fi acoperit prin instruire de cele in care sunt necesare alte actiuni care nu presupun instruire (motivare, acces la resurse, rezolvarea unor situatii conflictuale, reducerea supraincarcarii etc.)
II. identificarea instruirii necesare angajatilor ale caror competente nu corespund competentelor necesare indeplinirii responsabilitatilor si atributiilor din fisa postului
III. documentarea nevoilor de instruire

In luna decembrie/ianuarie a fiecarui an si ori de cate ori apar modificari in modul de desfasurare a activitatii, angajatii departamentului de resurse umane sunt informati in scris cu privire la obiectivele, strategiile si politicile organizatiei si modul in care acestea se regasesc la nivelul fiecarui departament.

Managerul de departament impreuna cu managerul de resurse umane defineste competentele necesare angajatilor care sunt implicati in modificarile prezentate. Analiza se realizeaza versus competentele prezente, aferente atributiilor din fisele de post actuale si necesare in viitor.

Motivele declansarii unei analize ale nevoii de instruire pot fi: schimbari tehnologice care modifica procesele de munca, implementarea unor softuri, schimbari de produse sau servicii, fuziunea cu alte firme, implementarea unor proceduri, informatii rezultate din instruirile precedente, evaluarea performatei angajatilor, autorizari sau certificari externe necesare, cereri directe venite din partea personalului, reclamatiile clientilor sau rapoartele de neconformitate (daca firma este cerificata ISO), modificari legislative, cercetari de marketing, solicitarile unor clienti romani sau straini, manifestarile concurentei etc.

Metodele aplicabile in vederea identificarii nevoilor de instruire pot fi: interviul cu angajatii si managerii acestora, aplicarea unor chestionare standard, observare directa a modului in care angajatii isi desfasoara activitatea, rapoarte zilnice de lucru, discutii de grup sau individuale, discutii cu beneficiarii produselor sau serviciilor firmei (focus grupuri) etc.

In urma evaluarii rezultatelor obtinute, se vor identifica solutii pentru acoperirea decalajului de performanta existent intre nivelul actual si cel asteptat. Formula este:
Nevoia de dezvoltare = competente dorite – competente existente unde, prin competente, intelegem cunostinte, abilitati, aptitudini si atitudini
Deci formula devine:
Nevoia de dezvoltare = cunostinte, abilitati, aptitudini si atitudini dorite/astepate –  cunostinte, abilitati, aptitudini si atitudini existente.

Atunci cand solutia aleasa pentru eliminarea decalajului este instruirea, managerul de resurse umane intocmeste propunerea si specificatia de instruire.

Alte forme de dezvoltare personala sunt: coaching, consultanta, studiu individual, e-learning, mentoring.

Se va realiza un Plan anual de formare care va contine planificarea instruirii la nivelul intregii organizatii.

Codul muncii specifica:
Art. 193. - Formarea profesionala a salariatilor se poate realiza prin urmatoarele forme:
a) participarea la cursuri organizate de catre angajator sau de catre furnizorii de servicii de formare profesionala din tara ori din strainatate;
b) stagii de adaptare profesionala la cerintele postului si ale locului de munca;
c) stagii de practica si specializare in tara si in strainatate;
d) ucenicie organizata la locul de munca;
e) formare individualizata;
f) alte forme de pregatire convenite intre angajator si salariat.

5.2. PROIECTAREA SI PLANIFICAREA INSTRUIRII

Aceasta etapa contine:

• proiectarea si planificarea actiunilor care trebuie desfasurate pentru acoperirea decalajului identificat
• definirea criteriilor necesare monitorizarii procesului de instruire si evaluarii rezultatelor instruirii

Alegerea formei de instruire - interna sau externa este influentata de urmatorii factori:

• tipul de competente ce urmeaza a fi imbunatatite in urma instruirii (nu pentru toate competentele se pot identifica programe de formare externe; specialistii se gasesc uneori in cadrul firmelor, iar unii colegi cu experienta pot instrui angajatii).
• tema programului de formare
• certificarea necesara cursantilor, daca este cazul; in aceasta situatie se va apela la furnizori autorizati de catre institutiile abilitate la nivel national
• “cantitatea” de informatii necesara versus timpul petrecut de un angajat in sala de curs, lipsind de la locul de munca
• numarul de persoane de instruit (se poate forma un grup si apela la un furnizor extern sau este trimis un angajat la un curs open)
• bugetul alocat formarii respective
• perioada in care se vor astepta rezultate palpabile – angajatul va performa intr-un timp mai lung sau mai scurt in raport cu momentul formarii
• prezenta unui trainer intern in companie, acesta putand dezvolta orice program de instruire necesar angajatilor

Alegerea unui furnizor extern de formare se va face dupa definirea unor cerinte obiective, cerinte ce se vor regasi intr-o cerere de oferta. Fiecare criteriu va avea o pondere si va fi punctat ca atare. Daca vor fi mai multi furnizori pe lista scurta, se vor organiza sesiuni demonstrative la care trainerii vor sustine module de curs in prezenta unor angajati aflati pe listele de instruire. Se vor solicita si referinte de la alti beneficiari ai cursurilor respective.

In ceea ce priveste definirea criteriilor necesare monitorizarii procesului de instruire si evaluarii rezultatelor instruirii, este necesar sa stabilim, in primul rand, asteptarile companiei de la orice program de formare la care participa angajatii.

Se pot evalua :

• nivelul de cunostinte dobandit prin teste, chestionare, discutii cu managerii, aplicatii practice, simulari de activitate, rapoarte de instruire
• aptitudinile si abilitatile dezvoltate in curs prin aceleasi metode ca mai sus
• implicarea cursantului in timpul desfasurarii programului de formare. In acest caz se va solicita trainerului un raport de curs.
• schimbarile potentiale in munca unui angajat, fost cursant, schimbari care trebuie sa aduca plus valoare in departament; aceste schimbari trebuie definite inainte de curs si urmarite post - instruire
• timpul in care suma investita intr-un program de formare este ,,recuperata” ca urmare a eforturilor angajatilor  - ROI - ,,return of investment”; aceasta evaluare se poate realiza prin analiza unor statistici pe indicatorii de performanta post – formare ( 2-3 luni, efectele nu sunt intotdeauna imediate)

Se va evalua si prestatia trainerului, a materialelor de lucru, a metodelor de formare si a conditiilor in care a fost organizat cursul.

5.3. FURNIZAREA INSTRUIRII

Angajatii participa la cursurile desfasurate in firma sau in alta locatie.

Formatorii sunt angajati din cadrul firmei sau reprezentantii unor furnizori externi.

Se va urmari prezenta zilnica la curs a angajatilor inscrisi pe listele respective.

5.4. EVALUAREA REZULTATELOR INSTRUIRII

Se va realiza conform punctului 5.2.

6. ANEXELE PROCEDURII

Aici se vor regasi toate formularele standard utilizate in etapele descrise mai sus.