Ce presupune un raspuns corect la o solicitare de clarificare in achizitii publice

Articol scris de Diana Spinciu – trainer Extreme Training (www.traininguri.ro)

Datele impuse nu sunt intotdeauna potrivite profilului nostru de ofertant si atunci suntem obligati sa devenim creativi, poate chiar sa improvizam.
Nimic gresit sau condamnabil in operatiunea de creativitate, de inventivitate, numai ca achizitiile publice, procesul lor, derularea lor este caracterizata prin rigurozitate, exactitate si e intotdeauna “pe scriselea”.

Astfel, documentele depuse in cadrul unei oferte risca in unele cazuri sa nu fie ceea ce trebuie sau tot ceea ce trebuie, astfel incat sa avem convingerea unei oferte… impecabile. In egala masura, la absenta unei oferte “curate” poate contribui factorul uman, oboseala fireasca, rutina care pot genera greseli sau omisiuni in documente, care, in mod normal, n-ar presupune nici creativitate si pentru care n-ar fi necesara nici improvizatia. Si cu toate acestea se poate gresi.

De aici afirmatia ca nu exista oferta perfecta.

Si totusi,  chiar daca oferta nu e tocmai ceea ce ar trebui, am ofertat si vrem sa ramanem in competitie. Ce se poate face pentru acest deziderat?
1. Suntem autoritate contractanta, comisie de evaluare oferte, si avem de analizat o oferta pe care o constatam a fi perfectibila, atunci:

• Clarificam cu emitentul, in limitele legii, ceea ce poate fi clarificat;
• Analizam raspunsul primit;
• Emitem o decizie.

Pare simplu, insa de modul in care este formulata o solicitare de clarificare depinde in mod covarsitor raspunsul ce urmeaza a fi formulat, maniera in care sunt formulate intrebarile putand schimba in mod radical soarta unei oferte.

2. Suntem ofertant si nu am depus o oferta impecabila, atunci:

• Riscam sa fim declarati inacceptabili sau neconformi;
• Pana deunazi puteam contesta. Astazi contestatia costa. Si costa pana la 100.000 de euro in cazul achizitiilor ce au ca obiect lucrari si pana la 25.000 de euro in cazul achizitiilor ce au ca obiect servicii sau furnizari.

Ce variante raman? Nu multe, una singura, viabila, accesibila financiar:

Raspunsuri corecte la orice solicitare de clarificare adresata 

Ce inseamna un raspuns corect la o solicitare de clarificare?

• Daca intrebarea vizeaza continutul documentelor de calificare, atunci raspunsul corect consta in prezentarea de documente suport care sa confirme indeplinirea cerintelor minime de calificare asa cum au fost acestea enuntate initial in oferta analizata.
• Daca intrebarea vizeaza continutul propunerii tehnice, atunci raspunsul trebuie sa plece, de asemenea, de la ceea ce exista in propunerea initiala si sa dezvolte, sa confere acuratete.
• Daca intrebarea vizeaza continutul propunerii financiare, atunci greselile trebuie asumate si corectate, in limitele permise de lege.

Raspunsul corect la o solicitare de clarificare poate schimba soarta unei oferte. Poate transforma o oferta gresita, cu lipsuri, cu un continut neclar ori contradictoriu,  intr-o oferta admisibila, in timp ce un raspuns evaziv, inconsistent, completator,  poate atrage dupa sine neconformitatea si, implicit, pierderea competitiei.

Prin urmare devine imperios necesara acuratetea, tehnica, maniera in care se raspunde la o solicitare de clarificare.

Tehnica de raspuns poate inlocui lejer necesitatea  formularii ulterioare de contestatii.

In egala masura, pentru autoritatile contractante, tehnica de formulare a unor intrebari de  clarificare poate determina evitarea formularii de contestatii cu consecinta posibilitatii de a incheia in orizontul de timp asteptat contractul de achizitie.