(P) Compararea a două versiuni ale unui contract în 5 minute: misiune posibilă!

Contractele sunt întotdeauna semnate de două părţi şi întotdeauna una dintre părţi are neşansa de a le semna ultima. Dacă dumneavoastră (sau compania dumneavoastră) sunteţi această a doua parte, trebuie să vă asiguraţi că semnaţi ceea ce aţi convenit. De obicei veţi primi documentul semnat tipărit pe hârtie, astfel că o comparare digitală a versiunilor este imposibilă în acest moment.

Ştiţi cum se spune: „Avem încredere doar în Dumnezeu, pe toţi ceilalţi îi verificăm”. Aşa că trebuie să verificaţi contractul de semnat comparându-l cu textul convenit. Acest proces este ineficient, vă ia foarte mult timp, vă oboseşte mental şi vă suprasolicită ochii. Şi, probabil, urâţi din tot sufletul să faceţi aşa ceva.

Şi atunci ce puteţi face? Există vreo metodă prin care să comparaţi textele în 5 minute, fără să fiţi nevoit  să verificaţi fiecare cuvânt, alineat sau pagină?

În ziua de azi sunt posibile multe, chiar dacă nu suntem conştienţi de acest lucru. Dar să vedem de ce aveţi nevoie pentru a atinge acest obiectiv:

• orice dispozitiv care poate realiza fotografii de înaltă rezoluţie a documentelor – un smartphone cu o cameră performantă, un dispozitiv de scanare, un MFPo imprimantă multifuncțională etc.
• o aplicaţie profesională de recunoaştere a textelor, de exemplu ABBYY FineReader
• Microsoft Word

Primul pas este să realizaţi o copie digitală a documentului şi să o salvaţi ca PDF, JPG, BMP etc. Acest lucru durează aproximativ 30 de secunde. Apoi trebuie să deschideţi ABBYY FineReader. Cea mai nouă versiune – ABBYY FineReader 12 – porneşte procesul de recunoaştere în fundal din momentul în care încărcaţi fişierul.

Cu ajutorul aplicaţiei de recunoaştere a textelor veţi accelera considerabil procesul de comparare. După ce procesul de recunoaştere se încheie, care durează câteva minute în funcţie de dimensiunea documentului, în editorul de texte va apărea copia sa exactă, aceasta putând fi salvată în format Microsoft Word, care găseşte cu uşurinţă şi indică toate diferenţele dintre cele două documente.

Aşadar, veţi avea nevoie de doar câteva minute pentru a compara textele într-un editor de text şi încă puţin mai mult timp pentru a verifica diferenţele indicate pe ecran. Şi gata!

De ce ABBYY FineReader? Pentru că asigură o înaltă precizie a conversiei în limba română, un factor esenţial în facilitarea comparării ulterioare. Aplicaţia recunoaşte cu precizie până la 99,8% din text şi reproduce cu exactitate structura documentului. Erorile se pot corecta rapid direct în FineReader cu ajutorul instrumentului „Verify Text” (Verificare text). Cu ajutorul aplicaţiei de recunoaştere a textelor timpul necesar pentru verificare scade de zeci de ori, permiţându-vă să obţineţi un exemplar verificat complet al documentului din format tipărit sau PDF, în format Microsoft Word.

Instrumentul „Verify Text” (Verificare text) vă va ghida de la un caracter incert la următorul, evidenţiindu-le pentru a vă ajuta să identificaţi toate erorile de recunoaştere. În partea superioară a ferestrei apare şi fragmentul aferent din documentul scanat, şi astfel nu trebuie să vă uitaţi pe textul tipărit pentru a confrunta textul scanat cu originalul.

Verificarea ortografică se face simultan, adică FineReader evidenţiază cuvintele pe care nu le găseşte în dicţionarul său, sugerându-vă eventualele variante corecte ale acestuia. Nu trebuie să faceţi altceva decât să daţi clic pe cuvântul dorit pentru a corecta greşeala.

La o primă vedere poate părea complicat, dar în realitate nu este. Deşi ABBYY FineReader este o aplicaţie OCR (recunoaştere optică a caracterelor) profesională extrem de performantă cu numeroase opţiuni, este foarte uşor de utilizat. Nu vă va lua mult timp până vă veţi familiariza cu ea. Pentru a converti documentul în orice format editabil compatibil, trebuie doar să apăsaţi câteva butoane – aplicaţia va face totul în locul dumneavoastră.

Interfaţa aplicaţiei este uşor de înţeles pentru orice utilizator obișnuit al calculatoarelor. Vă veţi convinge singur cât timp puteţi economisi. Şi nu doar timp: procesul de corectare şi verificare a documentelor este unul obositor, iar oboseala predispune la greşeli, care pot trece neobservate. În schimb, aplicaţia nu oboseşte niciodată.

Dacă încă aveţi obiceiul să verificaţi documentele comparând versiunea tipărită cu originalul, încercaţi metoda propusă de noi pentru a vedea cât timp veţi economisi. Probabil că aveţi instalat Microsoft Word pe calculator şi aveţi un smartphone cu cameră în buzunar. Tot ce trebuie să faceţi este să descărcaţi versiunea de probă gratuită valabilă 15 zile a FineReader de aici: www.ABBYY.ro