(P) Rutina documentelor juridice: cum să o învingem?

Editarea și adăugare de comentarii în fișiere PDF

Dacă documentele sunt în format PDF, modificarea și editarea textului devine enervant de dificilă. Trebuie să transformați fișierul PDF în Word, să modificați textul acestuia și apoi să-l salvați din nou ca PDF. Dacă trebuie să faceți acest lucru cu zeci de documente în fiecare zi, acest inconvenient devine o problemă serioasă.

Nici adăugarea de comentarii în documente scanate în format PDF nu este o sarcină foarte ușoară. Este greu să asociați comentariile pe care le adăugați la propozițiile sau aliniatele la care se referă.

Compararea documentelor

Specialiștii din domeniul juridic trebuie să se asigure de multe ori că două versiuni ale aceluiași document sunt identice. Astfel pot identifica partenerii fără scrupule la semnarea unor contracte. Însă verificarea rând cu rând necesită foarte mult timp și este foarte obositoare, un lucru pe care orice avocat își dorește să-l evite.

Crearea de arhive electronice

Documentele tipărite reprezintă aproximativ 70% din volumul documentelor prelucrate. Disponibilitatea copiilor electronice ale acestora este, câteodată, absolut necesară, deoarece doar astfel se pot găsi rapid anumite cazuri, anumiți clienți sau tipuri de documente. Problema este că nu puteți efectua căutări în fișiere PDF create prin scanare sau fotografiere, fiind nevoie de programe de recunoaștere optică a caracterelor pentru a transforma documentele tipărite în fișiere PDF, Word sau alte formate, în care se pot efectua căutări.

Aplicațiile OCR și PDF moderne fac posibilă rezolvarea acestor probleme și timpul astfel economisit poate fi utilizat pentru activități mai importante. De exemplu, FineReader 14, probabil cel mai cunoscut program de acest gen, este perfect pentru nevoile particulare ale specialiștilor din domeniul juridic. Acest program îmbină interfața prietenoasă cu un set de funcții care asigură prelucrarea confortabilă a tuturor tipurilor de documente PDF create prin scanare sau fotografiere.

Iată câteva sugestii privind modul de utilizare al FineReader 14, care vă vor ajuta în activitățile zilnice de prelucrare a documentelor:

1. Întotdeauna editați texte și imagini sau adăugați comentarii în documentele PDF la fel cum ați face acest lucru în fișierele Word, cu ajutorul unui program modern. Astfel veți economisi foarte mult timp.

2. Comparați convențiile și contractele care au formate diferite - de exemplu formă scanată, PDF sau chiar documente tipărite. Programul va recunoaște textul, va identifica diferențele și va evidenția toate diferențele esențiale.

3. Transformați documentele scanate, tipărite sau PDF în diverse formate, instantaneu: editabil (de ex. Word) sau în care se pot efectua căutări (PDF, PDF/A), pentru a putea regăsi, copia și edita orice informație din text, tabele sau imagini.

Companiile din Top 4, firmele de avocatură EVERSHEDS, Freshfields Bruckhaus Deringer, CLIFFОRD CHANCE, dar și instituții guvernamentale din întreaga lume se bucură deja de avantajele oferite de utilizarea FineReader și îmbunătățirea procesului de prelucrare a documentelor.

Încercați-l și Dvs. - descărcați gratuit versiunea de probă a FineReader și convingeți-vă singur că prelucrarea documentelor poate fi o activitate confortabilă.