Finanțarea nerambursabilă pentru firme: Află, pas cu pas, cum poți întocmi bugetul unui proiect pentru care ceri bani statului

Bugetul proiectului pentru obținerea unei finanțări nerambursabile reprezintă însumarea tuturor costurilor implicate de implementarea unui proiect, defalcate pe activități și categorii de cheltuieli. Bugetul proiectului presupune:

• detalierea exactă a activităților;
• o bună fundamentare a costurilor, prin efectuarea unei analize de piață și solicitarea de oferte;
• gruparea costurilor pe activități;
• gruparea costurilor pe categorii de cheltuieli;
• cunoașterea cerințelor finanțatorului;
• încadrarea costurilor în categoria costurilor eligibile și a costurilor neeligibile;
• întocmirea planului financiar al proiectului, prin indicarea surselor de finanțare ale întregii valori a proiectului.

În proiectele finanțate din fonduri nerambursabile, bugetul proiectului este solicitat în două forme:

• bugetul proiectului pe activități;
• bugetul proiectului pe categorii de cheltuieli.

Bugetul proiectului pe activități presupune ca proiectul să fie defalcat în activități și subactivități, iar pentru fiecare dintre acestea să fie prezentat un cost al implementării. Bugetul proiectului pe categorii de cheltuieli presupune gruparea costurilor pe categorii (resurse umane, investiția de bază, consultanță, costuri administrative etc.) și prezentarea lor tabelară, ceea ce va permite identificarea rapidă a costurilor proiectului.

Principalele etape în întocmirea unui buget de proiect

1. Planificarea proiectului în cele mai mici detalii.

Se vor stabili, astfel, scopul proiectului, obiectivele specifice, activitățile și subactivitățile proiectului.

Scopul proiectului este finalitatea următită de un proiect, intenția generală urmărită și care exprimă rezultatul ideal al proiectului. Obiectivele specifice ale unui proiect exprimă rezultatele așteptate ale implementării proiectului. Obiectivele trebuie să fie formulate astfel încât să satisfacă cerințele exprimate și să transmită informații privind durata de timp propusă pentru atingerea lor și rezultatele măsurabile urmărite.

Un obiectiv specific este formulat întotdeauna SMART: Specific, Măsurabil, de Atins, Realizabil și încadrat în Timp. Spre exemplu, un obiectiv legat de crearea locurilor de muncă trebuie să fie exprimat SMART, el fiind exprimat astfel: crearea a trei locuri de muncă pentru funcții direct productive în termen de șase luni de la obținerea finanțării. Pentru a detalia pașii pe care proietul îi va parcurge, fiecare obiectiv specific va fi detaliat, obținându-se activitățile proiectului.

2. Stabilirea resurselor necesare implementării optime a proiectului.

Este important ca în cadrul proiectului să se stabiliească resursele necesare pentru implementarea sa în condiiții optime. De asemenea, se va ține cont de resursele pe care societatea le deține, dar și de resursele ce vor trebui procurate în scopul finalizării proiectului. Astfel, resursele necesare unui proiect sunt:

• umane: personalul existent și viitor de care societatea va avea nevoie pentru faza de implementare și operare a investiției nou-create;
• financiare: ajutorul financiar solicitat, dar și contribuția proprie a solicitantului necesare pentru acoperirea bugetului;
• materiale: cele existente (locul de implementare, echipamente, dotări, mobilier etc.), dar și cele care se vor achiziționa prin implementarea proiectului;
• timp: durata necesară parcurgerii fiecărei etape a proiectului, precum și durata maximă de implementare solicitată finanțatorului;
• informaționale: procedurile, documentele și informațiile necesare implementării proiectului. Ele se referă la ghidul solicitantului, manualul de identitate vizuală, procedurile pentru achiziții publice, fișe de post pentru noii angajați etc.

3. Pentru fiecare activitate sau subactivitate a proiectului se vor stabili consumurile de resurse pentru implementarea corectă a proiectului.

Activitățile, după ce au fost detaliate, vor fi transpuse cronologic, ținând cont de dependențele existente între ele și durata de timp necesară parcurgerii lor. În acest fel, va fi obținută diagrama Gantt a proiectului, numită de multe ori plan de activități sau grafic de implementare fizic și financiar. Se vor atribui resursele amintite la punctul anterior, obținându-se un cost al fiecărei etape și o durată de implementare.

4. Stabilirea costurilor pentru resursele identificate anterior trebuie să fie realiste, bazate pe o analiză de piață. Este indicat să fie solicitate cel puțin trei oferte financiare și tehnice, care vor fi ulterior atașate planului de afaceri.

La întocmirea bugetului, atenția trebuie să fie concentrată pe identificarea acelor costuri realiste necesare implementării proiectului. Se vor solicita oferte financiare și tehnice pentru fiecare mijloc fix ce va fi achiziționat prin proiect, iar în cele mai multe situații ghidul solicitantului impune un număr minim de două sau chiar trei oferte necesare a fi atașate planului de afaceri.

Rolul acestor oferte este acela de a determina pragurile maxime ale ajutorului financiar solicitat pentru fiecare obiect de investiții. Ulterior, după obținerea finanțării și semnarea contractului de finanțare, aceste costuri vor deveni pragul maxim până la care finanțatorul va deconta investiția, iar orice depășire a bugetului va fi suportată de către beneficiar din surse proprii.

5. Se va însuma o cheltuială totală pentru fiecare activitate, grupând costurile stabilite anterior.

După listarea resurselor necesare implementării proiectului și obținerea ofertelor financiare, se poate determina o cheltuială totală necesară derulării optime a fiecărei activități. Însumând cheltuielile astfel stabilite, se va obține bugetul total al proiectului.

6. Se stabilesc costurile eligibile și costurile neeligibile ale proiectului, conform specificațiilor din Ghidul solicitantului.

Atunci când proiectul este depus pentru obținerea unei finanțări nerambursabile, trebuie grupate obiectele de investiție conform prevederilor din ghidul solicitantului, ținând cont de toate prevederile privind eligibilitatea cheltuielilor. Astfel, valoarea totală a unui proiect este formată din cheltuieli eligibile și cheltuieli neeligibile. Doar cheltuielile eligibile vor fi decontate total sau parțial prin intermediul ajutorului nerambursabil, iar cheltuielile neeligibile vor fi suportate integral din fondurile proprii ale beneficiarului.

7. Se va întocmi bugetul proiectului, conform Ghidului solicitantului, prezentându-se costurile eligibile, costurile neeligibile, dar și costurile totale ale investiției. Întocmirea bugetului, după parcurgerea pașilor detaliați anterior, va fi o formalitate. Bugetul proiectului este un formular stabilit de către finanțator, iar completarea lui presupune încadrarea investiției în mod diferit, ținând cont de valorea eligibilă și valoarea neeligibilă a proiectului.

8. Întocmirea planului financiar al proiectului.

Fiecare buget are atașat un plan financiar, indicându-se sursele de finanțare a investiției propuse:

• ajutor financiar nerambursabil pentru acoperirea valorii eligibile;
• contribuție privată (fonduri proprii sau credite bancare) pentru acoperirea cheltuielilor neeligibile;
• atunci când ajutorul financiar nerambusabil nu este 100%, beneficiarul va acoperi diferența din valoarea eligibilă ce nu va fi decontată.

În cazul proiectelor finanțate din fonduri nerambursabile (europene sau naționale), se aplică principiul cofinanțării, acest lucru însemnând că doar o parte din bugetul proiectului va fi suportată din fonduri nerambursabile, beneficiarul fiind obligat să își asume diferența necesară.

Ce cheltuieli conține un buget de proiect

1. Cheltuielile cu consultanța și proiectarea.

Aceste cheltuieli sunt eligibile, chiar și atunci când sunt efectuate înainte de semnarea contractului de finanțare. Se recomandă stabilirea costurilor cu pregătirea proiectului conform prevederilor din Ghidul solicitantului. Astfel, în cele mai multe situații, cheltuielile cu consultanța sunt eligibile într-un procent de:

• 5% din valoarea eligibilă a proiectului, dacă nu sunt prevăzute lucrări de construcții;
• 10% din valoarea eligibilă a proiectului, dacă sunt prevăzute și lucrări de construcții.

Costurile trebuie să fie estimate pe baza unor oferte primite din partea firmelor de proiectare sau consultanță și se solicită, de asemenea, întocmirea unui deviz financiar defalcat pe orele lucrate la elaborarea documentației.

2. Cheltuieli cu personalul.

Aceste cheltuieli nu sunt întotdeauna considerate eligibile de către finanțator. Astfel, pentru investițiile realizate prin Programul Operațional Regional sau prin Programul Național de Dezvoltare Rurală (PNDR), dar și prin intermediul programelor naționale de finanțare, cheltuielile cu salariile sunt neeligibile, bugetul proiectului permițând realizarea investiției de bază, nu și decontarea salariilor sau a contribuțiilor sociale.

Pe de altă parte, proiectele realizate prin intermediul Programului Operațional Capital Uman (POCU) sau a Programului Operațional de Competivitivate (POC) permit beneficiarului decontarea cheltuielilor salariale, în anumite praguri valorice, stabilite în cadrul ghidului solicitantului.

3. Cheltuieli cu achiziția de echipamente, utilaje, dotări, active necorporale.

Acestea reprezintă, în toate situațiile, cea mai mare parte a investiției finanțate din fonduri nerambursabile și, în multe situații, benficiarul este încurajat să aloce o parte mai mare a bugetului pentru achiziția de echipamente. Pentru a fundamenta aceste costuri, beneficiarul trebuie să solicite oferte financiare și tehnice din partea a trei ofertanți și să le atașeze, pentru verificare, planului de afaceri.

Oferta trebuie să conțină cel puțin următoarele elemente obligatorii: numărul de bucăți ofertate; prețul unitar; valoarea totală a ofertei; data întocmirii și perioada de valabilitate.

4. Cheltuieli administrative.

Bugetul proiectului poate să includă, în anumite situații, și cheltuieli administrative. Dacă sunt considerate eligibile în cadrul Ghidului solicitantului, ele se referă la: chirii; utilități; comunicații; întreținerea echipamentelor.

5. Alte cheltuieli.

Acest capitol apare în componența oricărui buget al proiectului și sunt, în cele mai multe situații, cheltuieli neeligibile: impozite și taxe; comisioane bancare; dobânzi bancare.

6. Cheltuieli cu auditul proiectului.

Auditul proiectului este o activitate obligatorie în cadrul oricărui proiect finanțat din fonduri europene sau naționale. Unele programe de finanțare, precum liniile naționale și PNDR, impun această activitate, dar ea va fi efectuată de către evaluatori – personal angajat al finanțatorului. Prin urmare, în aceste cazuri nu se solicită prezentarea cheltuielilor de audit în cadrul bugetului estimat al proiectului.

În cazul proiectelor finanțate prin POCU și POC, bugetul estimat al proiectului va include și cheltuiala cu auditul. Auditul va fi făcut întotdeauna de către auditori acreditati, selectați în urma unei proceduri de achiziție publică. Cheltuiala cu auditul nu poate fi mai mare decât valoarea estimată în buget. În cazul în care acest lucru se întâmplă, beneficiarul va asigura surse proprii suplimentare pentru acoperirea diferenței de valoare.

7. Cheltuielile cu publicitatea și comunicarea.

La fel ca și în cazul cheltuielilor cu auditul, activitățile de publicitate și comunicare sunt întotdeauna obligatorii în cazul proiectelor cu finanțare din surse publice. Astfel, beneficiarul va fi obligat să respecte cerințele exprimate prin manualul de identitate vizuală aferent fiecărei măsuri de finanțare, să includă în buget valoarea estimată a cheltuielilor cu publicitatea și comunicarea și să deruleze această activitate în etapa de implementare.

Iată de ce este necesar, astfel, să întocmim bugetul proiectului:

• prezintă solicitarea de ajutor financiar nerambursabil pe care beneficiarul o înaintează finanțatorului;
• dacă bugetul proiectului este întocmit corect, finanțatorul va aproba întreaga sumă solicitată. În caz contrar, finanțatorul va solicita clarificări și poate respinge total sau parțial bugetul;
• respingerea totală a bugetului va conduce la respingerea proiectului;
• permite urmărirea, în etapa de implementare, a felului în care cheltuielile sunt realizate de către beneficiar;
• dacă este întocmit corect și realist, bugetul proiectului nu necesită corecții în etapa de implementare.