De joi, micro și IMM pot cere finanțare pentru dezvoltarea afacerii. Cum completezi cererea?

În data de 23 februarie 2017, de la ora 12:00, va începe depunerea proiectelor în cadrul unei măsuri dedicate microîntreprinderilor și IMM-urilor. Mai exact, este vorba de Programul Operațional Regional - operațiunea 2.2 (POR 2.2). Solicitanții eligibili vor putea depune cereri de finanțare pentru un ajutor nerambursabil cuprins între 200.000 de euro și un milion de euro.

Solicitanții eligibili sunt microîntreprinderile și IMM-urile care au cel puțin un exercițiu financiar încheiat și trei angajați la data ultimului bilanț contabil. Condițiile de eligibilitate și detalierea acestei măsuri de finanțare au fost tratate pe larg în articolul de aici.

Ajutorul de până la un milion de euro va fi acordat pentru extinderea, modernizarea sau demararea unei afaceri. Sprijinul nerambursabil este de cel mult 70% pentru investiția de bază (construcții, utilaje, echipamente, dotări, active necorporale etc.) și până la 90% pentru impelemntarea unor standarde privind managementul calității.

Proiectele pot fi implementate în mediul urban de către toți solicitanții eligibili menționați mai sus, dar și în mediul rural de către întreprinderile mijlocii. Instrucțiunile privind completarea planului de afaceri și sporirea șanselor de a obține finanțare au fost oferite aici și aici.

După completarea planului de afaceri și obținerea documentelor suport necesare, solicitantul de fonduri nerambursabile va trebui să-și creeze un cont în aplicația MySmis și să completeze online cererea de finanțare.

Ce pași urmezi la crearea unui cont online și la pregătirea documentelor

1. Crearea unui cont de utilizator și conectarea la aplicația MySmis

Proiectele vor fi depuse în variantă online, în cadrul aplicației MySmis, ce poate fi accesată aici.

Crearea unui cont de utilizator presupune introducerea unor date de identificare ale persoanei fizice, reprezentant legal al societății sau împuternicit să depună cererea de finanțare. În această secțiune se vor solicita informații privind:

• datele de identificare (nume, prenume, actul de identitate);
• datele de corepondență (adresa de domiciliu, date de contact);
• datele de autentificare (alegerea unei parole pentru accesul în aplicație).

Datele alese în această secțiune vor fi folosite pentru autentificarea în sistem de fiecare dată când se vor completa secțiuni ale cererii de finanțare, până la depunerea proiectului.

2. Crearea unei entități juridice în aplicația MySmis

Pentru crearea unei entități juridice este nevoie de identificarea electronică a utilizatorului, acest lucru făcându-se prin încărcarea în sistem a unui document privind certificatul utilizat la semnarea digitală a documentelor.

După identificarea electronică se poate crea contul entității juridice, completând datele solicitate. Începând din acest moment este posibilă semnarea electronică a documentelor aferente pentru reprezentantul legal sau împuternicitul desemnat pentru acea entitate.

3. Semnarea digitală a documentelor

Documentele necesare înscrierii proiectului sunt amintite în ghidul solicitantului aferent acestei măsuri. Documentele se vor scana individual și se va aplica o semnătură electronică pe fiecare document astfel creat. Doar documentele cu semnătură electronică pot fi încărcate în sistem.

Completarea cererii online de finanțare, pas cu pas

Completarea electronică a cererii de finanțare presupune completarea, după parcurgerea pașilor amintiți mai sus, a unor secțiuni distincte. Cele mai importante dintre ele sunt reluate mai jos.

1. Date privind solicitantul de fonduri europene

Această secțiune cuprinde informații privind solicitantul de fonduri europene, respectiv microîntreprinderea sau IMM-ul ce aplică proiectul pentru finanțare.

Se vor oferi informații despre identificarea organizației, respectiv denumirea, codul unic de înregistrare și numărul de înregistrare la registrul comerțului. În aceeași manieră vor fi prezentate date despre reprezentantul legal și sediul social al întreprinderii. Alte informații cerute în această secțiune:

• datele privind contul bancar al societății;
• informații privind finanțările obținute anterior.

După completarea fiecărei secțiuni se apasă butonul “salvează”, iar utilizatorul poate completa următoarele informații necesare din cererea de finanțare.

2. Stabilirea responsabilului de proiect și a persoanei de contact

În această secțiune se oferă informații despre responsabilul de proiect și persoana de contact.

Persoana de contact este persoana desemnată de solicitant să menţină contactul cu Autoritatea de Management și Organismul Intermediar în procesul de evaluare şi selecţie a cererii de finanţare. Persoana de contact poate fi aceeași cu reprezentantul legal sau managerul de proiect.

3. Capacitatea solicitantului de a implementa, în bune condiții, proiectul

În această etapă, se vor completa informații solicitate despre capacitatea solicitantului de a implementa proiectul. Astfel, se vor indica sursele necesare pentru cofinanțare.

Sunt necesare, în această secțiune, informații despre capacitatea administrativă a solicitantului, respectiv documentele și procedurile existente în cadrul întreprinderii care pot demonstra buna derulare a activităților în implementarea proiectului, precum: documente de înființare, informații despre asociați, existența unor mecanisme instituționale și organigrama propusă pentru implementarea și derularea proiectului.

De asemenea, solicitantul va prezenta informații privind capacitatea sa financiară, pentru a demonstra că este în măsură să garanteze lichiditățile necesare pentru o finanțare adecvată a proiectului, până la o decontare ulterioară a cheltuielilor eligibile.

4. Localizarea proiectului

Localizarea proiectului solicita informații privind locul de implementare propus, care este, în multe situații, diferit față de sediul social al solicitantului.

5. Obiectivele proiectului

Se va prezenta obiectivul general al proiectului și felul în care acesta contribuie la îndeplinirea obiectivului propus al măsurii de finanțare.

De asemenea, vor fi prezentate obiectivele specifice (într-un număr de cel mult cinci) ale proiectului. Această secțiune trebuie să fie corelată cu planul de afaceri, iar orice diferență între obiectivele stabilite în cele două documente (cerere de finanțare și plan de afaceri) va duce la depunctarea sau respingerea proiectului.

Obiectivele specifice trebuie să fie formulate clar, cuantificate și în strânsă corelare cu activităţile şi rezultatele prevăzute a fi obținute. Este necesar ca obiectivele specifice ale proiectului să fie formulate SMART, adică să fie specifice, măsurabile, posibil de atins, relevante și încadrate în timp.

6. Contextul în care proiectul este propus spre finanțare

Contextul proiectului se referă la informații privind activitatea solicitantului la momentul redactării planului de afaceri și la mediul în care proiectul se derulează. Se vor indica, dacă este cazul, informații privind complementaritatea cu alte proiecte finanțate din fonduri europene și din alte surse, dar și felul în care proiectul se încadrează în anumite strategii de dezvoltare naționale, regionale și locale.

7. Grupul-țintă vizat de proiect

Se vor indica grupurile și entităţile care vor beneficia, dar și cele care sunt vizate de rezultatele proiectului, într-un mod direct sau indirect.

În această secțiune se vor prezenta informații despre descrierea grupurilor țintă și cuantificarea lor, prezentându-se întotdeauna și datele statistice folosite. Este recomandat ca această secțiune să prezinte informații suficiente despre impactul pozitiv al proiectului asupra grupului țintă, atunci când implementarea va fi încheiată.

8. Sustenabilitatea proiectului

În această secțiune se prezintă modul în care proiectul se va susține, atunci când ajutorul financiar va înceta. Sunt solicitate informații despre veniturile estimate, sursa de proveniență și predictibilitatea acestor date. Este important să se demonstreze faptul că solicitantul va asigura operarea, dar și întreținerea investiției după finalizare.

9. Riscurile identificate pentru proiectul propus

Identificarea riscurilor este un proces important în cadrul oricărui proiect, indiferent de sursa de finanțare vizată. Totuși, simpla identificare a riscurilor nu este suficientă, iar ea trebuie să fie întotdeauna însoțită de măsuri propuse pentru corectarea efectelor negative pe care societatea și proiectul le-ar suferi, dacă riscul se va produce.

Nu întotdeauna este posibilă elimirea completă a riscurilor, astfel că societatea trebuie să își formuleze o strategie pentru externalizarea riscurilor, atunci când acest lucru este posibil (de exemplu, cu ajutorul contractelor de asigurare), dar și o strategie pentru gestionarea internă a acestora (atunci când experiența echipei de proiect este relevantă). Riscurile pot proveni atât din mediul intern al societății (sociale, tehnologice, financiare etc.), cât și din mediul extern (aspecte legislative, concurență, etc).

10. Principii orizontale

În această secțiune se vor prezenta informații privind următoarele principii orizontale:

• egalitatea de șanse, asigurându-se nediscriminarea, accesul persoanelor cu dizabilități;
• dezvoltarea durabilă, cu oferirea informațiilor privind respectarea mediului, utilizarea eficientă a resurselor.

11. Descrierea investiției

Se vor oferi informații despre investiția vizată, echipamentele propuse spre achiziție, gradul în care acestea sunt compatibile cu fluxul tehnologic exploatat în prezent de către întreprindere, minimizarea pierderilor tehnologice, gradul de utilizare a capacității de producție, impactul unor potențiale defecțiuni asupra liniei de producție în ansamblul său, măsurile de pregătire profesională a persoalului existent și cel nou pentru utilizarea noilor tehnologii.

12. Planul de achiziții al proiectului

Se vor oferi informații privind achizițiile preconizate a fi realizate după momentul aprobării proiectului, în vederea implementării în bune condiții a planului de afaceri. Se vor prezenta informații privind perioada estimată a organizării procedurilor de achiziție, valoarea achiziției și procedura aleasă, data estimată pentru semnarea contractului. Planul de achiziții trebuie să fie corelat cu bugetul proiectului și diagrama Gantt a activităților.

13. Resursele umane implicate

Această secțiune necesită informații privind persoanele implicate în implementarea proiectului, indicându-se rolul, funcția, principalele atribuții, dar și fișa postului sau CV-ul propus. Planul de resurse umane trebuie să propună funcțiile necesare implementării proiectului, asigurându-se acoperirea următoarelor activități:

• aspectele juridice ale proiectului, privind contractele încheiate pe perioada de implementare;
• aspectele financiare ale proiectului, privind plățile către furnizori, solicitarea de decontare a ajutorului financiar nerambursabil;
• activitățile de conducere, coordonare ale proiectului specifice managerului de proiect;
• aspectele tehnice ale investiției privind caracteristicile tehnice ale utilajelor propuse spre achiziție și includerea lor optimă în fluxul de producție deja existent.

14. Resursele materiale implicate

În această secțiune se vor descrie resursele materiale necesare unei implementări optime a proiectului. Se vor detalia atât resursele existente ce vor fi puse la dispoziția proiectului, cât și resursele materiale propuse spre achiziție și pe care întrerinderea le va achiziționa în cazul în care proiectul va fi aprobat, iar planul de afaceri va fi implementat. Resursele materiale trebuie să fie corelate cu diagrama Gantt a activităților, asigurând implementarea optimă a sarcinilor fiecărui membru al echipei de proiect.

15. Activități previzionate

Se vor enumera activitățile ce urmează a fi derulate, în vederea obținerii rezultatelor previzionate, cu precizarea termenelor estimate. Astfel, fiecare activitate introdusă în aplicație va fi corespunzătoare unui rezultat definit anterior în apel. În funcție de apel, activitățile vor putea avea una sau mai multe subactivități.

16. Bugetul proiectului

Bugetul proiectul va cuprinde cheltuielile estimate pentru implementarea completă a planului de afaceri. Bugetul va fi estimat prin însumarea tuturor valorilor atribuite activităților și subactivităților din planul de activități. Pentru estimarea corectă a bugetului, trebuie să fie obținute oferte financiare și tehnice adecvate nevoilor și capacității societății.

Un buget de proiect va include cheltuieli cu:

• realizarea construcțiilor;
• achiziția echipamentelor, utilajelor;
• achiziția de IT și software;
• consultanța și proiectarea;
• organizarea procedurilor de achiziție;
• comunicarea și publicitatea în cadrul proiectului;
• auditul financiar al proiectului.

Un buget de proiect trebuie să prezinte, de asemenea, informații privind sursele de finanțare a cheltuielilor:

• ajutorul financiar nerambursabil;
• contribuția proprie pentru valoarea eligibilă;
• acoperirea în întregime a valorii neeligibile din surse proprii și, eventual, credit bancar.

Indicații detaliate privind completarea bugetului proiectului au fost expuse în cadrul acestui articol.

17. După completarea tuturor secțiunilor cererii de finanțare, utilizatorul aplicației MySmis are la dispoziție două acțiuni:

Vizualizarea proiectului

În acest pas, solicitantul își poate vizualiza cererea de finanțare așa cum va fi transmisă pentru evaluarea conformității și eligibilității. În cazul în care anumite secțiuni ale cererii de finanțare nu sunt suficient detaliate, solicitantul poate reveni cu explicații și completări.

Transmiterea proiectului

Transmiterea proiectului este ultimul pas pe care solicitantul îl va face în cadrul aplicației MySmis. Această activitate presupune blocarea posibilității de editare în continuare a cererii de finanțare.

Cererea de finanțare va fi generată în format PDF și va putea fi semnată electronic, precum celelalte documente suport. După încărcarea cererii de finanțare și confirmare transmiterii proiectului pentru evaluare, solicitantul nu va mai putea reveni asupra editării niciunui aspect dintre cele enunțate mai sus.

Proiectul va fi transmis pentru evaluare și va fi atribuit echipei de evaluatori. Ulterior, în cadrul acestui proces, solicitantului i se pot adresa solicitări de clarificări, în cazul în care explicațiile oferite nu sunt suficient de detaliate.