Obiectivele SMART în proiecte: Cum poți verifica în orice moment dacă afacerea ta e pe drumul cel bun

Chiar și cele mai simple sarcini sunt, în esență, niște proiecte. Iată câteva exemple:

• renovarea unui apartament;
• achiziția unui automobil;
• schimbarea locului de muncă;
• demararea unei afaceri.

Indiferent de gradul de complexitate sau întinderea în timp, de bugetul avut la dispoziție sau de numărul persoanelor care ne ajută să le ducem la bun sfârșit, toate cele de mai sus pot fi definite ca fiind proiecte.

În esență, orice proiect răspunde unui număr de trei întrebări:

• unde suntem în prezent;
• unde vrem să fim, după un număr de zile, luni sau ani;
• cum ajungem acolo unde ne-am propus.

Elementul definitoriu al unui proiect este nevoia de schimbare. Putem simplifica lucrurile într-atât de mult încât să spunem că, dacă ne-am afla într-o situație ideală, nu ar fi niciun motiv pentru care să ne dorim să schimbăm lucrurile.

Nu am fi motivați să schimbăm starea de fapt a lucrurilor, dacă:

• am deține deja un apartament suficient de mare pentru nevoile noastre;
• dacă am avea deja autoturismul pe care ni l-am dorit întotdeauna;
• dacă ocupăm deja postul care ne aduce satisfacții și pentru care suntem pregătiți;
• dacă deținem deja o afacere.

Și pentru că implementarea unui proiect necesită un consum important de resurse (nu doar de bani, ci și de timp, resurse informaționale sau umane), vom fixa întotdeauna obiective.

Stabilirea unor obiective specifice ne va ajuta să știm în permanență care este ținta pe care o urmărim. Atunci când ne-am fixat obiective specifice, putem verifica oricând dacă proiectul nostru este pe drumul cel bun și vom putea lua măsurile care se impun, atunci când vom observa abateri față de planul trasat inițial.

O trăsătură esențială a acestor obiective specifice este aceea de a fi formulate SMART. SMART reprezintă un acronim care surprinde toate trăsăturile esențiale pe care le urmărim la definirea unui obiectiv specific.

Astfel, un obiectiv specific trebuie să fie formulat SMART:

• specific;
• măsurabil;
• de atins sau abordabil;
• relevant;
• încadrat în timp.

Atunci când stabim un obiectiv, vom următi întotdeauna ca el să fie formulat SMART și vom aprecia că a fost atins atunci când aceste trăsături esențiale au fost, la rândul lor, atinse.

Hai să vedem câteva exemple, pentru a înțelege mai bine ce sunt obiectivele SMART.

Un obiectiv SMART trebuie să fie specific

Acest lucru înseamnă că obiectivul trebuie să fie clar, concret, ușor de înțeles de către cel care citește proiectul, mai ales dacă nu a fost implicat în redactarea sa. Pentru a verifica acest lucru, putem ruga un prieten sau coleg ce nu cunoaște detaliile proiectului să spună dacă obiectivul ales de noi este suficient de clar. Dacă cineva care nu cunoaște proiectul înțelege ce urmărim prin implementarea lui, atunci am stabilit un obiectiv SMART specific.

Un obiectiv specific va fi diferit de un obiectiv general, ca urmare a nivelului la care este urmărită schimbarea. Un obiectiv general urmărește o schimbare generală, stabilită la un nivel macro, pe când un obiectiv specific definește o schimbare în profunzime, la nivel micro.

De exemplu:

Crearea a cinci locuri de muncă, în domeniul industriei alimentare, pentru secția de brânzeturi a companiei.

Un obiectiv SMART trebuie să fie măsurabil

Acest lucru înseamnă că un obiectiv specific trebuie să poată permite măsurarea gradului de schimbare propus, să fie cuantificat cantitativ sau calitativ.
Dacă rămânem la exemplul anterior, obiectivul specific este măsurabil, pentru că am făcut referire atât la aspectul cantitativ: ne propunem crearea a cinci locuri de muncă, dar și la aspectul calitativ: locurile de muncă vor fi create în domeniul alimentar și, mai precis, în secția de brânzeturi.

Un obiectiv SMART trebuie să fie abordabil

Un obiectiv specific trebuie să poată fi atins de către întreprindere, cu resursele de care aceasta dispune la un moment dat.

Acest lucru este ușor de înțeles, dacă facem referire la exemplele date anterior:

• Nu vom putea crea cinci locuri de muncă, dacă fondul de salarii aprobat este de o mie de lei / lună.
• Nu vom putea realiza o renovare completă a apartamentului în doar, să zicem, cinci zile.
• Nu ne vom putea găsi un loc de muncă, dacă nu avem competențe sau nu ne propunem să le dobândim într-un termen realist.

Pentru a fi un obiectiv specific abordabil (sau, așa cum mai este denumit, un obiectiv posibil de atins), trebuie să ținem cont de câteva lucruri:

• obiectivul trebuie să poată fi atins cu ajutorul bugetului pe care îl avem la dispoziție;
• obiectivul trebuie să poată fi atins în termenul propus;
• obiectivul trebuie să poată fi atins cu oamenii pe care ni i-am planificat;
• obiectivul trebuie să poată fi atins cu ajutorul resurselor informaționale ale acesteia.

Un obiectiv SMART trebuie să fie relevant

Acest lucru înseamnă că obiectivul specific trebuie să asigure concordanța cu obiectivul general la  care societatea își aduce contribuția.
Mai sus am dat drept exemplu de obiectiv specific Crearea a cinci cinci locuri de muncă în industria alimentară, în sectorul de brânzeturi. Acest obiectiv specific asigură atingerea obiectivului general Reducerea șomajului în zona respectivă.

Acesta este exemplul întâlnit în toate proiectele cu finanțare nerambursabilă:

Finanțatorul stabilește un obiectiv general, ca cel de mai sus, iar beneficiarul este obligat să își aducă contribuția la implementarea acestuia, însă el nu va fi făcut responsabil de un eventual eșec al obiectivului general.

Ca urmare a gradului foarte vast de acoperire, respectiv reducerea șomajului într-o anumită zonă geografică sau într-un anumit domeniu de activitate, proiectul nu poate conduce la atingerea sa în mod individual, ci împreuna cu alte câteva zeci de proiecte similare.
Totuși, neatingerea obiectivului specific de creare a cinci locuri de muncă va fi considerat ca un eșec al proiectului nostru și va determina rezilierea contractului de finanțare.

Un obiectiv SMART trebuie să fie încadrat în timp

În cele din urmă, un obiectiv specific trebuie să fie încadrat în timp. Cu alte cuvinte, acest obiectiv specific trebuie să fie urmărit și implementat într-un termen realist și bine stabilit. Depășirea termenului va determina o implementare incorectă a proiectului.

Să luăm același exemplu de obiectiv specific de mai sus:

Crearea a cinci locuri de muncă, în domeniul industriei alimentare, pentru secția de brânzeturi a companiei.

Pentru a-l transforma într-un obiectiv SMART deplin, trebuie să stabilim în ce perioadă de timp ne propunem să îl atingem.

Astfel, acest obiectiv specific devine:

Crearea a cinci locuri de muncă, în domeniul industriei alimentare, pentru secția de brânzeturi a companiei, într-un termen de patru luni de la demararea proiectului.

Dacă nu ar fi definit foarte precis un termen până la care obiectivul trebuie să fie atins, nu vom cunoaște dacă proiectul nostru a fost implementat corect sau nu.

Beneficiile planificării unor obiective SMART:

• motivează echipa de implementare să urmărească gradul de îndeplinire al obiectivelor asumate;
• obligă managerul de proiect să evalueze obiectiv progresul înregistrat de proiectul pe care îl conduce;
• atunci când avem obiective complexe, putem defini etape intermediare de realizare;
• urmărim alocarea și consumul de resurse pe fiecare obiectiv în parte.

Iată cele mai frecvente greșeli făcute în stabilirea unor obiective specifice:

• uităm să stabilim perioada de timp în care dorim ca obiectivul specific să fie atins;
• nu stabilim bugetul pe care îl alocăm fiecărui obiectiv specific în parte;
• stabilim obiective ce nu sunt în puterea echipei de implementare sau a organizației care implementează proiectul;
• stabilirea unor obiective specifice care nu aduc un plus de valoare organizației;
• definirea neclară a criteriilor de măsurare a gradului de realizare a acestor obiective specifice (spre exemplu, crearea de locuri de muncă, fără a fi specificate câte locuri de muncă se vor realiza);
• definirea ambiguă: Dezvoltarea unei politici, fără a menționa dacă este vorba de o politică existentă sau de implementarea unei politici noi în cadrul organizației.

Notă: Acest articol face parte dintr-o campanie informativă derulată de avocatnet.ro pentru sprijinirea antreprenorilor care intenționează să lanseze sau să conducă o afacere. Toate materialele din serie pot fi citite aici.