Te pregătești să ceri fonduri nerambursabile? Top 10 greșeli pe care le poți face și soluții pentru ele

Mirajul obținerii unor finanțări nerambursabile ce ajung, în unele situații, chiar la 100% din valoarea proiectului, îi determină pe mulți solicitanți de fonduri să devină neglijenți în pregătirea propriei documentații, sau să trateze superficial aspecte deosebit de importante ale unui proiect finanțat din fonduri nerambursabile.

Mai jos sunt listate zece dintre cele mai frecvente greșeli făcute în procesul de pregătire al documentației, precum și soluțiile pentru evitarea lor:

1. Nerespectarea condițiilor de eligibilitate menționate în ghidul solicitantului

Cele mai multe proiecte sunt respinse încă din etapa de evaluare a cererilor de finanțare, ca urmare a unor greșeli făcute de consultanți sau beneficiari în pregătirea propriei documentații. Această greșeală provine din complexitatea condițiilor necesare pe care un solicitant de fonduri europene trebuie să le cunoastă atunci când pregătește planul de afaceri, cererea de finanțare și documentele suport.

Condițiile de eligibilitate solicitate prin ghidul solicitantului țin de vechimea firmei, locul de implementare, dimensiunea întreprinderii solicitante și ideea de proiect.

Iată câteva exemple:

• modificarea formei documentelor solicitate;
• atașarea unei documentații incomplete;
• alegerea greșită a liniei de finanțare, ideea de proiect nefiind eligibilă;

Soluția:

Este recomandată citirea ghidului solicitantului atât în etapa de pregătire a documentației, cât și înainte de depunerea efectivă a proiectului, pentru a verifica eventualele modificări ale condițiilor de eligibilitate. Este recomandat ca termenul alocat pentru pregătirea unui proiect să fie de cel puțin o lună pentru un proiect simplu și de cel puțin trei luni în cazul unui proiect complex (lucrări de construcții, utilaje cu montaj, etc).

2. Întocmirea unui buget nerealist

Estimarea bugetului este elementul central al unui plan de afaceri. Prin semnarea contractului de finanțare, beneficiarului i se aprobă o cheltuială maximă ce va fi decontată parțial sau total.

Dacă valoarea cheltuielilor este subevaluată, beneficiarul va trebui să suporte o parte mai mare a investiției. Pe de altă parte, chiar și supraevaluarea cheltuielilor poate să afecteze grav proiectul, evaluatorii apreciind acest lucru ca o tentativă de fraudare a fondurilor europene sau cel puțin ca pe o nepricepere în întocmirea documentației.

Iată și câteva exemple:

• achiziția unui laptop cu 5.000 de lei, fără a avea caracteristici tehnice speciale;
• bugetarea unei sume de doar 7.000 de euro pentru achiziția unei mașini de transport marfă.

Soluția:

Întocmirea bugetului pe baza unor oferte de preț obținute din partea producătorilor, sau dealerilor reprezentativi din piață. Ofertele trebuie să fie în termen de valabilitate la momentul depunerii proiectului.

3. Detalierea incorectă a investiției

Această problemă apare atunci când descrierea tehnică a proiectului este făcută de o persoană fără cunoștințe în domeniul respectiv. Cea mai frecventă greșeală constă în copierea unor caracteristici tehnice prezentate pe site-ul unor distribuitori ai utilajelor incluse în proiect.

Această greșeală este determinată de cele mai multe ori de neînțelegerea importanței acestei cerințe, însă sunt și situații în care beneficiarii doresc să creeze un avantaj incorect anumitor producători.

Soluție:

Întotdeauna, caracteristicile tehnice trebuie să fie stabilite de către o persoană cu pregătire tehnică și care înțelege perfect cum funcționează fluxul tehnologic. Astfel, se recomandă ca această secțiune a planului de afaceri să fie stabilită de către un inginer tehnolog din echipa beneficiarului sau a consultantului. Specificațiile tehnice trebuie să fie relevante, transparente și corelate cu complexitatea echipamentului în cauză.

4. Prezentarea unui plan de afaceri duplicat

Aceasta este o greșeală ce aparține, evident, consultanților și într-o mai mică măsură beneficiarilor și constă în copierea anumitor secțiuni din planul de afaceri dintr-o documentație asemănătoare.

Aceste secțiuni sunt descoperite în cadrul procesului de evaluare și poate determina cel puțin trei efecte:

• sunt solicitate clarificări;
• nu va mai fi decontată cheltuiala cu consultanța;
• este respins proiectul în totalitate, atunci când informațiile privind bugetul, soluția tehnică, echipa de implementare sunt identice.

Soluție:

În primul rând, beneficiarul investiției trebuie să ceară consultantului un portofoliu de proiecte similare scrise și implementate. Acest lucru este util pentru a demonstra experiența firmei de consultanță într-un anumit domeniu de activitate. Totodată, consultantul trebuie să-și asigure un termen de pregătire a documentației suficient de mare.

5. Prezentarea unor documente expirate

Această problemă apare, de obicei, în două situații:

• atunci când evalobratorul documentației nu are experiența necesară;
• atunci când nu este suficient timp la dispoziție pentru o verificare suplimentară a documentației.

În cele mai multe cazuri, documentele solicitate trebuie să fie valabile la momentul depunerii documentației și nu la momentul lansării apelului de proiecte. Astfel, se întâmplă frecvent ca documentele cu termen de valabilitate (oferte pentru utilaje, contract de închiriere, certificatul constatator emis de Registrul Comerțului) să aibă un termen de valabilitate depășit cu câteva zile sau săptămâni.

Soluție:

Cea mai simplă modalitate de a se elimina complet acest risc este aceea de a realiza un opis al documentelor necesare, menţionând în dreptul fiecăruia cerinţele suplimentare cu privire la termen de valabilitate, emitentul documentului, forma solicitată, precum şi alte menţiuni. De asemenea, înainte de depunerea documentației trebuie să se includă o verificare finală a documentației, eventual efectuată de către o persoană care nu a fost inclusă în redactarea proiectului până la acel moment.

6. Stabilirea unor obiective eronate

Demarearea unui proiect fără a stabili clar și concis obiectivele asumate este o greșeală frecventă întâlnită atât la beneficiari, cât și la consultanți.

O altă greșeală este aceea de a inclue în proiect obiective nesolicitate de către finanțator și care devin obligatorii tocmai pentru că au fost asumate în mod voluntar.

De asemenea, este eronată includerea unor obiective contrare cu scopul stabilit de către finanțator. Spre exemplu, un proiect nu poate să-și propună diminuarea locurilor de muncă, chiar dacă va achiziționa echipamente performante.

Soluție:

În cele mai multe cazuri, obiectivele sunt formulate vag, fără a exista posibilitatea de a verifica îndeplinirea lor. De aceea, se recomandă ca obiectivele să fie formulate SMART: specifice, măsurabile, de atins, realiste și încadrate în timp.

Astfel, nu vom stabili ca obiectiv “crearea de locuri de muncă”, ci „crearea a patru locuri de muncă pentru ocupația de tâmplari într-un interval de șase luni de la obținerea finanțării”.

7. Realizarea unor previziuni financiare nerealiste

Această problemă poate să apară în două situații:

• atunci când elaboratorul documentației nu are cunoștințele necesare realizării unei analize economice și financiare;
• atunci când se stabilesc obiective nerealiste, din dorința de a obține punctaj suplimentar în procesul de selecție.

Astfel, această greșeală constă în:

• stabilirea unor indici de creștere ai afacerii foarte mari în raport cu sectorul în care afacerea se implementează;
• asumarea unor cote de piață imposibil de atins;
• asumarea unei cifre de afaceri prea mari.

Soluție:

Analiza economică și financiară trebuie să fie bazată pe date statistice reale și verificabile. Astfel, toate sursele folosite în cadrul planului de afaceri trebuie să fie credibile, oficiale, obținute în urma unui proces de documentare serios. Se recomandă, de asemenea, ca prognoza economică să fie realizată prin utilizarea unor softuri dedicate.

8. Durata de realizare nerealistă

În toate situațiile, implementarea proiectului nu înseamnă doar efectuarea plăților și recepția utilajelor contractate. Intervin, de asemenea, proceduri obligatorii privind organizarea unor proceduri de achiziții publice și va trebui să se țină cont, pe de altă parte, și de indisponibilitatea utilajelor pentru scurte perioade de timp.

De asemenea, implementarea proiectului trebuie să țină cont de factorii naturali, precum condițiile meteo, sezonul de iarnă, etc. Astfel, în completarea termenului estimat de către consultant pentru implementarea proiectului, ar trebui adăugate cel puțin șase luni.

Iată și două exemple:

• asumarea unui termen de realizare a unei pensiuni turistice în doar șase luni;
• solicitarea unei perioade de doi ani pentru achiziția unor utilaje și echipamente.

Soluție:

Prezentarea unei diagrame Gantt a tuturor activităților necesare pentru implementarea proiectului, estimând un termen realist pentru realizarea lor. De asemenea trebuie să țină cont de eventualele întârzieri cauzate de verificările suplimentare a documentației care pot interveni. Orice întârziere în implementarea proiectului trebuie să fie anunțată finanțatorului înainte de a se produce, obținându-se, astfel, o prelungire a termenului de implementare.

9. Neincluderea activităților obligatorii

Orice proiect finanțat din fonduri nerambursabile va impune oligația includerii în rândul activităților desfășurate de către beneficiar a unor activități obligatorii, precum:

• organizarea procedurilor de achiziție poate să dureze până la trei luni, în cazul proiectelor complexe;
• organizarea comunicării și publicității în cadrul proiectului;
• efectuarea rapoartelor de audit;
• încasarea ajutorului financiar nerambursabil într-un termen de până la 90 de zile.

Soluție:

Cunoaşterea de către consultant a activităţilor obligatorii solicitate de către Finanţator în etapa de implementare.
Includerea în diagrama Gantt a unor termene suficient de relaxate, astfel încât să nu fie afectată durata de realizare a proiectului.

10. Încadrarea eronată a cheltuielilor neeligibile în categoria celor eligibile

Fiecare ghid al solicitantului stabilește care sunt cheltuielile eligibile și neeligibile, iar solicitantul și consultantul său trebuie să cunoască aceste cerințe.

Încadrarea eronată a cheltuielilor în buget va determina corecții financiare, sau respingerea proiectului de la finanțare.

Spre exemplu:

• încadrarea utilajelor second-hand ca o cheltuială eligibilă este o greșeală;
• achiziția unui autoturism personal este întotdeauna o cheltuială neeligibilă.

Soluție:

Parcurgerea, cu atenție, a ghidului solicitantului și încadrarea corectă a cheltuielilor în buget. Se recomandă, de asemenea, utilizarea unor programe informatice pentru generarea bugetului proiectului, evitându-se astfel erorile cauzate de neatenție, oboseală sau chiar nepricepere.