Analiza de diagnostic a unei firme: Cum identifici problemele din afacerea ta?

O analiză diagnostic va cuprinde și sugestii privind corectarea problemelor identificate

Desfășurarea oricărei analize diagnostic a societății presupune parcurgerea a trei etape:

1. Pregătirea diagnosticului

Prima etapă a oricărei analize presupune pregătirea cadrului în care se va efectua colectarea datelor și informațiilor necesare. În acest moment, se vor stabili atribuțiile celor două părți (colectivul cu atribuții de analiză și firma analizată) și se va propune un  calendar al tuturor activităților ce vor trebui parcurse.

Este important ca în acest moment să se stabilească lista documentelor necesare pe care evaluatorii trebuie să le solicite și să le primească. Întregul proces va fi dependent de felul în care această etapă va fi parcursă.

Pentru a nu omite informații sau documente importante, este recomandat ca structura chestionarului să urmărească principalele departamente ale societății: juridic, al resurselor umane, comercial, operațional și financiar. Mergând cu analiza în amănunt, pentru fiecare nivel al analizei diagnostic se vor cere informații și documente specifice, evitând suprapunerea informațiilor cerute în secțiuni diferite ale analizei diagnostic, dar și omiterea unor aspecte importante.

Primirea documentelor și informațiilor trebuie să fie făcută în timp util, astfel încât, dacă sunt necesare lămuriri suplimentare, ele să poată fi cerute înainte de termenul limită al predării analizei diagnostic.

2. Analiza documentelor și informațiilor

Analiza documentelor și informațiilor este cea mai importantă etapă a analizei diagnostic, permițând evaluatorului că cunoască în amănunt detalii despre societatea în cauză.

3. Elaborarea concluziilor diagnosticului

Pe baza analizei efectuate la punctul anterior, analiza diagnostic își propune să indice aspectele negative identificate și să propună acele măsuri de corecție care se impun, pentru aducerea companiei în interiorul unor limite agreate.

Ori de câte ori este posibil, este recomandat ca informațiile colectate prin intermediul actelor financiar-contabile să fie confruntate cu situația din teren, efectuându-se vizite și inspecții ale obiectivelor analizate. Situațiile neclare, precum și solicitările unor informații suplimentare, ar trebui discutate în cadrul unor interviuri cu factorii de decizie.

Analiza mediului intern și extern al organizației

Diagnosticul unei întreprinderi presupune și realizarea unei analize a mediului intern și extern în care societatea își desfășoară activitatea.

Din mediul intern vor rezulta punctele tari și punctele slabe ale societății, respectiv aspectele ce ar trebui păstrate și lucrurile ce necesită o îmbunătățire rapidă, înainte de a aduce pierderi suplimentare organizației.

Se vor identifica amenințările mediului extern de care societatea va trebui să țină cont în activitatea sa. Atunci când nu este posibilă eliminarea lor, vor trebui propuse soluții de diminuare a efectelor. Pentru oportunitățile identificate, societatea își va construi un plan de acțiune, valorificând șansele apărute.

O analiză diagnostic poate fi structurată pe cinci componente:

Prezentarea generală a societății

Această secțiune a analizei diagnostic are rolul de a prezenta informațiile generale privind solicitantul și activitatea sa.

În acestă secțiune se vor prezenta informații cu privire la:

• data înfiinţării;
• datele de identificare ale societății;
• adresa sediului social și a punctelor de lucru pe care societatea le are înregistrate în Actul Constitutiv și la Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC);
• obiectele de activitatate înregistrate, autorizate și pe care societatea le desfășoară;
• scurt istoric al firmei analizate;
• structura capitalului social şi evoluţia acestuia de la înfiinţare;
• participaţii la alte societăţi.

Cele mai frecvente probleme care pot interveni în această secțiune a analizei diagnostic sunt:

• sediul social sau punctele de lucru sunt expirate, ca urmare a faptului că nu au fost prelungite contractele de comodat, închiriere, etc;
• societatea nu și-a autorizat la ONRC toate activitățile comerciale desfășurate;
• participații la societăți care se confruntă cu pierderi economice, pe care societatea ar trebui să le acopere.

Analiza diagnostic trebuie să suprindă toate problemele identificate în această secțiune, dar și propunerile de corectare a acestora.

Diagnosticul juridic

În acestă secțiune se vor prezenta informații cu privire la:

• litigii în desfăşurare, dacă este cazul (atât în calitate de reclamant, cât şi în calitate de pârât);
• informaţii privind situaţia juridică a mijloacelor fixe;
• informaţii privind situaţia juridică a imobilizărilor necorporale de natura brevetelor, licenţelor, mărcilor înregistrate şi a altora de aceeaşi natură;
• informaţii privind situaţia creditelor contractate de societate;
• informaţii privind situaţia plăţilor restante comparativ cu termenele scadente;

Cele mai frecvente probleme juridice sunt:

• societatea are litigii în desfășurare, fiind posibilă pierderea proceselor și, ca o consecință, a unos sume de bani, ceea ce va afecta stabilitatea financiară a întreprinderii;
• contractele de folosință asupra mijloacelor fixe sau a acelorlalte active se apropie de scadență și vor trebui prelugite;
• societatea acre credite restante, plățile întârziate putând declanșa o acțiune în instanță sau o procedură de executare silită din partea creditorilor;
• societatea nu a respectat termenele scadente, ceea ce ar afecta păstrarea parteneriatelor cu furnizorii.

Diagnosticul resurselor umane

În cadrul secțiunii privitoare la resursele umane, se vor colecta și prezenta informații cu privire la managementul societății, dar și la personalul folosit în activitatea de execuție. Se vor scoate în evidență persoanele cheie, prezentând calificările și experiența acestora și se va prezenta, de asemenea, organigrama societății.

Principalele aspecte care se vor prezenta în cadrul diagnosticului privind resursele umane sunt:

• numărul mediu de salariaţi la sfîrşitul ultimelor exerciții financiare, precum şi pentru ultimele luni anterioare efectuării analizei diagnostic;
• structura resurselor umane după principalele categorii de salariaţi, după vechimea în societate, după vârstă, după sex, după nivelul studiilor de calificare;
• fluctuaţia personalului pentru ultimul exerciţiu financiar (coeficientul intrărilor, ieşirilor, mişcării totale).

Cele mai frecvente probleme:

Una dintre cele mai grave probleme care ar putea afecta activitatea firmei ar fi o fluctuație mare a personalului, peste media altor perioade de timp sau peste media sectorului de activitate. Acest lucru poate fi perceput ca un semnal al unor probleme mai grave: deteriorarea mediului de lucru; salarizare insuficientă, lipsa motivației, absența posibilităților de avansare în carieră, etc.

De asemenea, în acesată secțiune se pot identifica și alte probleme:

• numărul personalului este în scădere, deși volumul de activitate nu s-a redus proporțional, ceea ce poate semnala o suprasolicitare a personalului existent;
• o pondere foarte mare a persoanelor tinere poate fi un semnal al lipsei de experiență.

Diagnosticul comercial

În cadrul diagnosticului comercial, se vor analiza aspectele ce țin de felul în care activitatea societății se raportează la piață și mediul concurențial.

Se vor analiza principalii concurenți ai societății, indicând, atunci când este posibil, ponderea pe care aceștia o dețin în piață, pe produse sau servicii similare. De asemenea, trebuie efectuată o apreciere obiectivă a raportului calitate –preț a produselor sau serviciilor pe care societățile concurente le oferă.

Se vor indica, de asemenea:

• informaţii privind modalităţile de distribuţie şi desfacere a produselor (desfacere în magazine proprii, distribuţie către alţi comercianţi, reţea de distribuţie proprie, etc);
• informaţii privind principalii clienţi ai societăţii;
• informaţii privind principalii furnizori ai societăţii;
• informaţii privind analiza structurală a vînzărilor pe principalele tipuri de produse;
• informaţii referitoare la acţiunile de promovare a produselor societăţii (participări la târguri, expoziţii, campanii publicitare, evoluţia costurilor cu reclama şi ponderea lor în cifra de afaceri, imaginea întreprinderii şi a produselor / serviciilor sale pe piaţă).

Cele mai frecvente probleme care pot interveni în această secțiune a analizei diagnostic sunt:

• concurenții utilizează măsuri mai eficiente de promovare a propriei activități, având o imagine mai bună în piață;
• dacă societatea este dependentă de un număr restrâns de clienți, acest lucru poate fi interpretat ca un risc major: pierderea unui client poate provoca pierderi financiare importante;
• de asemenea, dependența ridicată de un singur furnizor poate provoca probleme în cazul creșterii costurilor de aprovizionare sau al deteriorării calității produselor aprovizionate.

Diagnosticul operațional

Diagnosticul operațional vizează starea de funcționare a mijloacelor fixe, a clădirilor și a mijloacelor de transport pe care societatea le deține sau le folosește în activitatea operațională.

De asemenea, în această secțiune se vor prezenta detalii cu privire la:

• tehnologia utilizată,
• gradul de noutate al acesteia comparativ cu cele existente în dotarea firmelor concurente ;
• calitatea generală a produselor sau serviciilor;
• eventualul impact asupra mediului.

Societatea este un sistem deschis spre mediul general cu care întreține relații de piață (cu furnizorii, clienții, salariații, etc). Pentru a-și desfășura activitățile în condiții optime, societatea va trebui să identifice aspectele negative ale afacerii și să aducă toate corecțiile care se impun.

Notă: Acest articol face parte dintr-o campanie informativă derulată de avocatnet.ro pentru sprijinirea antreprenorilor care intenționează să lanseze sau să conducă o afacere. Toate materialele din serie pot fi citite aici.