Ce să-i spui consultantului când îți face proiectul pentru fonduri nerambursabile, ca să nu ai probleme ulterior

Pregătirea planului de afaceri este una dintre principalele atribuții ale unei firme de consultanță specializate în obținerea fondurilor nerambursabile europene sau naționale. Cu toate acestea, implicarea antreprenorului este esențială pentru bunul mers al proiectului.

Relația consultant – antreprenor cunoaște două etape principale: etapa de pregătire a documentației și perioada de implementare a planului de afaceri.

Ce informații ar trebui să îți ofere gratuit consultantul

Înainte de a-și negocia propriul contract, consultantul pentru accesarea fondurilor nerambusabile ar trebui să se preocupe de înțelegerea ideii de afaceri și identificarea soluției potrive pentru finanțarea ei.

De aceea, discuția inițială ar trebui să fie gratuită și să servească ambelor părți implicate:

• consultantul poate înțelege afacerea clientului său, ideile de dezvoltare, modul în care activitatea funcționează, investițiile necesare pentru transformarea planului în realitate;
• pe de altă parte, această discuție va fi benefică și antreprenorului, el având ocazia să afle care sunt etapele pe care trebuie să le parcurgă în vederea obținerii finanțării și implementării cu succes a planului de afaceri.

În practică, de puține ori se întâmplă ca în urma acestei discuții preliminare ideea de afaceri să rămână nemodificată. Pentru creșterea șanselor de a obține finanțare, consultantul va propune implementarea unor acțiuni care vor asigura obținerea unui punctaj suplimentar în cadrul procedurii de evaluare.

Discuția inițială poate fi condusă pe baza unui chestionar de consultanță ce cuprinde principalele informații pe care va trebui să i le oferi consultantului:

• vechimea societății este unul dintre principalele criterii de accesare a fondurilor nerambusabile, firmele nou-înființate având la dispoziție, în cele mai multe situații, programe de finanțare diferite față de cele destinate firmelor cu istoric;
• valoarea estimată a proiectului condiționează întotdeauna linia de finanțare aleasă, fiecare dintre acestea având un prag maxim al fondurilor care pot fi alocate unui solicitant;
• adresa sediului social și locul de implementare al proiectului pot fi diferite, iar în acest caz va conta regiunea și localitatea în care este propusă realizarea planului de afaceri;
• domeniul principal de activitate al societății, dar și codul CAEN aferent activității pentru care se va solicita finanțare;
• structura investiției: realizarea de construcții, achiziția de echipamente și dotări, soluții software, etc;
• numărul de locuri de muncă pe care proiectul le va crea.

De cele mai multe ori, consultantul va solicita aceste informații pe baza unui chestionar structurat conform informațiilor de mai sus.

Pe baza acestor informații, consultantul va fi în măsură să ofere următoarele clarificări:

• prezentarea soluțiilor de finanțare pe care le poți avea în vedere în scopul implementării planului tău de afaceri;
• identificarea celei mai potrivite măsuri de finanțare, în care echilibrul dintre ajutorul financiar nerambusabil și beneficiile aduse proiectului va fi optim;
• stabilirea eligibilității firmei solicitante, dar și a proiectului în cadrul programului de finanțare agreat de cele două părți;
• prezentarea  generală a măsurilor pe care le poți implementa, în scopul creșterii șanselor de finanțare.

Acceptarea oricărei propuneri a consultantului poate genera costuri suplimentare

După ce au fost discutate detaliile preliminare, urmează semnarea contractului de consultanță. Indiferent de ceea ce va susține un consultant, nu există o valoare recomandată pe care finanțatorul o impune, ci doar un prag maxim până la care decontarea plății este posibilă.

Necunoașterea de către antreprenor a acestor praguri valorice poate determina cheltuieli suplimentare cu pregătirea proiectului sau implementarea sa.

În cele mai multe situații, pragurile valorice aferente serviciilor de consultanță sunt următoarele:

• serviciile de consultanță pot reprezenta până la 5% din valoarea eligibilă, în cazul proiectelor fără lucrări de construcții;
• de asemenea, atunci când proiectele de investiții necesită efectuarea unor lucrări de construcții, serviciile de consultanță pot reprezenta cel mult 10% din valoarea eligibilă a proiectului.

Aceste procente reprezintă pragul maxim până la care facturile de consultanță vor fi decontate. O eventuală depășire a acestor valori va fi asigurată integral de către antreprenor din surse financiare proprii.

Cele mai multe firme de consultanță preferă următoarea modalitate de lucru:

• vor solicita clientului un avans pentru pregătirea și depunerea proiectului.

Această valoare trebuie să acopere, de asemenea, și eventualele răspunsuri și clarificări ce ar fi solicitate de către finanțator. În funcție de prevederile contractului de consultanță și de negocierea celor două părți, această valoare nu se recuperează în cazul în care proiectul nu primește finanțare. Totuși, cele două părți au libertatea deplină de a negocia orice clauză privind tranșele de plată și obligațiile ce decurg din contract.

• după aprobarea proiectului și doar în acest caz, firmele de consultanță percep un onorariu de succes, calculat ca procent din valoarea eligibilă a proiectului.

Echitabil pentru beneficiarul investiției ar fi ca această valoare să fie defalcată pe întreaga durată de implementare a proiectului, însă sunt și cazuri în care consultanții solicită plata în avans a serviciilor, imediat ce proiectul a fost selectat pentru finanțare.

Trebuie amintit faptul că finanțatorul nu va inteveni asupra contractului de consultanță în niciun fel. Eventualele neconcordanțe sau valori ce depășesc pragurile maxime admise vor fi imputate beneficiarului investiției, acesta având ulterior libertatea de a se îndrepta împotriva consultantului său, în limitele clauzelor contractuale agreate de către cele două părți

Neimplicarea în pregătirea documentației poate genera probleme

Pregătirea superficială a planului de afaceri poate determina o implementare dificilă, ca urmare a unor probleme strecurate în elementele esențiale: bugetul și graficul de implementare al proiectului (diagrama Gantt).

Aproape întotdeauna, aceste probleme ar putea fi evitate dacă antreprenorul ar aloca timp verificării documentației pe care consultantul a întocmit-o, înainte ca aceasta să fie depusă la finanțator. În mod evident, verificarea trebuie planificată într-o asemenea manieră, încât să existe timpul necesar efectuării corecțiilor ce se impun.

În lipsa unei implicări eficiente din partea antreprenorului, consultantul poate greși în următoarele modalități:

• poate efectua o descriere incompletă sau eronată a unor procese, activități sau investiții. Cel care pregătește planul de afaceri are o bună pregătire economică, însă nu va fi, cel mai probabil, un specialist în toate domeniile în care pregătește probleme. De aceea, pregătirea unui plan de afaceri necesită existența în echipa de scriere a proiectului a unui specialist tehnic care să ofere informații cu privire la fluxuri tehnologice, consumurile de materii prime și materiale, eficiența energetică a noilor utilaje, etc.
• din prea mult zel, consultanul poate efectua o descriere prea amănunțită a planului de afaceri, ceea ce ar putea genera obligații suplimentare beneficiarului.

Dacă în prima situație problema poate duce la respingerea proiectului ca urmare a faptului că anumite părți esențiale nu sunt suficient de bine detaliate, în cea de-a doua situație descrisă mai sus finanțarea este obținută, însă problemele vor fi resimțite de către beneficiar în implementare.

Imediat după semnarea contractului de consultanță, beneficiarul investiției va trebui să pună în practică un plan de afaceri excesiv de detaliat sau foarte optimist:

• va fi nevoit să creeze mai multe locuri de muncă decât afacerea poate susține;
• va fi nevoit să atingă o cifră de afaceri nerealistă sau să câștige o cotă de piață foarte mare într-un timp foarte scurt;
• va fi nevoit să includă în caietul de sarcini o detaliere excesivă a specificațiilor tehnice, acest lucru făcând dificilă obținerea unor oferte conforme și chiar identificarea ofertantului câștigător;
• va fi nevoit să împrumute sume suplimentare de bani, în cazul în care apar depășiri ale bugetului aprobat, ceea ce va spori presiunea financiară asupra societății.

În unele situații, continuarea proiectului este mai dificilă decât renunțarea la contractul de finanțare. Sunt frecvente, din pacate, situațiile în care proaspeții câștigători ai unor finanțări nerambursabile renunță din proprie inițiativă să semneze contractele de finanțare, chiar dacă acest lucru atrage de la sine imposibilitatea antreprenorului de a depune noi cereri pentru o perioadă de până la câțiva ani.

Acest lucru se întâmplă tocmai pentru că, de multe ori, implementarea unui proiect ce a fost scris eronat este alegerea greșită, iar renunțarea la finanțare este alegerea rațională.