Ce documente trebuie întocmite pe parcursul unei cercetări disciplinare

Dacă luni vorbeam de etapele ce trebuie parcurse într-o cercetare disciplinară, acum a venit rândul discuției despre actele ce trebuie întocmite în fiecare dintre aceste etape. O să începem mai întâi cu următoarea observație: Codul muncii nu face decât mici referiri la un act sau altul din cadrul cercetării disciplinare - singura referire expresă este la decizia de sancționare.

De ce spunem atunci că trebuie să avem aceste acte, adică cele la care ne referim în acest material? Pentru că e nevoie ca tot demersul de sancționare a salariatului să fie cât mai transparent, înainte de toate. Apoi, dacă salariatul va contesta decizia de sancționare sau alt aspect al cercetării, atunci e cel mai bine să existe hârtii din care să reiasă tot ce s-a întâmplat, de la începutul cercetării și până la final. E vorba, așadar, de a avea un "dosar cu probe" pentru fiecare astfel de cercetare, un dosar pe care să-l scoatem din arhivă la nevoie, pe care să se poată uita, dacă vor, inspectorii când vin în control.

În primul rând, în fiecare firmă ar trebui să existe un model de referat de cercetare disciplinară. Acesta e formularul pe care orice angajat din firmă îl completează cu datele despre cel care a comis o abatere disciplinară. E vorba de o hârtie care trebuie pusă la dispoziția oricui vrea să aducă în atenția conducerii că cineva a săvârșit o abatere disciplinară și în care se trec câteva detalii cu privire la faptă. Referatul este, așadar, o sesizare scrisă cu privire la săvârșirea unei abateri disciplinare.

Apoi, dacă se decide că e cazul să se pornească o cercetare, trebuie făcută decizia de numire a comisiei de cercetare disciplinară. Din comisie trebuie să facă parte numai aceia care reies expres și din decizia de numire. Până la urmă, prin decizia respectivă nu se face altceva decât o mandatare a X, Y și Z, persoane din firmă, care să facă parte din comisie și să îndeplinească tot ce e de îndeplinit în legătura cu cercetarea respectivă.

Salariatul care a comis abaterea trebuie înștiințat cu privire la faptul că e supus unei cercetări disciplinare. Asta se face printr-un convocator, care trebuie să ajungă la salariat cât mai repede - documentul se dă fie personal, fie prin poștă, fie prin curier, dar chiar și prin executor judecătoresc. "În vederea desfășurării cercetării disciplinare prealabile, salariatul va fi convocat în scris de persoana împuternicită de către angajator să realizeze cercetarea, precizându-se obiectul, data, ora și locul întrevederii", scrie în Codul muncii. Documentul e emis de cineva din comisie, cel mai adesea, dar în niciun caz de o persoană care nu a fost împuternicită să facă acest lucru.

La cercetarea propriu-zisă, adică la întâlnirea dintre salariatul vizat și comisie, trebuie întocmit un proces-verbal de cercetare disciplinară. Actul trebuie semnat de toată lumea, adică de toți cei din comisie, chiar și de salariat (dacă nu vrea să semneze, acest lucru se consemnează în proces). Dacă sunt mai multe astfel de întâlniri, fiecare se finalizează cu un astfel de proces, iar dacă la aceeași întâlnire nici cei din comisie nu se înțeleg între ei, atunci e indicat să se facă câte un proces pentru fiecare opinie divergentă.

Idealul este să se consemneze tot. Specialista Dana Ionescu ne explică faptul că nu contează câte procese-verbale avem la final, ci contează ca procesele să fie, de fapt, niște radiografii ale discuțiilor purtate între comisie și salariatul cercetat și că e important să fie cât mai cuprinzătoare.

Ultimul, dar cel mai important act: decizia de sancționare

Comisia de cercetare face, prin procesul-verbal (ultimul, dacă e cazul să fie făcute mai multe), o propunere de sancționare, în baza celor aflate și discutate în cadrul cercetării. Nu comisia este cea care dispune sancționarea, decât dacă a fost special mandatată pentru asta. Decizia de sancționare trebuie dată de conducerea firmei, în principiu, în formă scrisă și nicidecum verbal.

"Angajatorul dispune aplicarea sancțiunii disciplinare printr-o decizie emisă în formă scrisă, în termen de 30 de zile calendaristice de la data luării la cunoștință despre săvârșirea abaterii disciplinare, dar nu mai târziu de 6 luni de la data săvârșirii faptei", scrie în Codul muncii. Așadar, pentru a fi valabil dată, ea trebuie să fie emisă în acest interval de timp.

"Sub sancțiunea nulității absolute, în decizie se cuprind în mod obligatoriu: a) descrierea faptei care constituie abatere disciplinară; b) precizarea prevederilor din statutul de personal, regulamentul intern, contractul individual de muncă sau contractul colectiv de muncă aplicabil care au fost încălcate de salariat; c) motivele pentru care au fost înlăturate apărările formulate de salariat în timpul cercetării disciplinare prealabile sau motivele pentru care, în condițiile prevăzute la art. 251 alin. (3) (salariatul nu a venit la convocare - n.red.), nu a fost efectuată cercetarea; d) temeiul de drept în baza căruia sancțiunea disciplinară se aplică; e) termenul în care sancțiunea poate fi contestată; f) instanța competentă la care sancțiunea poate fi contestată", sunt rigorile impuse de același act normativ cu privire la conținutul deciziei.

Decizia trebuie comunicată salariatului în maximum cinci zile calendaristice de la data emiterii și nu va produce efecte decât de la primire. "Comunicarea se predă personal salariatului, cu semnătură de primire, ori, în caz de refuz al primirii, prin scrisoare recomandată, la domiciliul sau reședința comunicată de acesta", mai scrie în Cod.

Important! Reamintim că nicio sancțiune disciplinară, cu excepția avertismentului, nu poate fi dispusă în lipsa unei cercetări disciplinare.

Notă: Acest articol face parte dintr-o serie de materiale cu privire la cele mai importante aspecte ale unei cercetări disciplinare. Celelalte articole pot fi găsite aici.