Concediile de odihnă neluate de salariați: Cum tratăm contabil chestiunea aceasta

Concediul de odihnă este unul dintre concediile la care are dreptul, în fiecare an, orice salariat. Durata minimă e de 20 de zile lucrătoare și nu se poate renunța la el.

"În cazul în care salariatul, din motive justificate, nu poate efectua, integral sau parțial, concediul de odihnă anual la care avea dreptul în anul calendaristic respectiv, cu acordul persoanei în cauză, angajatorul este obligat să acorde concediul de odihnă neefectuat într-o perioadă de 18 luni începând cu anul următor celui în care s-a născut dreptul la concediul de odihnă anual", scrie în Codul muncii.

Salariatul trebuie să primească zilele de concediu la care are dreptul și nu se poate compensa nici măcar o zi de concediu neluată cu o sumă de bani, decât într-o singură situație: când salariatului îi încetează contractul individual de muncă, potrivit Codului muncii. Dar despre asta vă explicam mai multe aici și nu acesta e subiectul pe care-l detaliem în acest articol, ci tratamentul fiscal și contabil al concediilor neefectuate, temă despre care ne-a explicat mai multe Mihaela Iacob, Tax Manager la Accace România.

"Chiar dacă, aparent, dreptul la concediu anual de odihnă pentru angajați pare ceva simplu și recurent în viața unei companii, modul în care tratăm contabil și fiscal acest drept e posibil să creeze dificultăți pentru unele societăți", ne-a spus Mihaela Iacob (foto stânga). "Angajații pot fi remunerați pentru zilele de concediu neefectuate doar în situația în care pleacă din companie. La acel moment, se calculează numărul de zile de concediu neefectuate, ținând cont de perioada lucrată, de numărul de zile de concediu alocate, de numărul de zile de concediu efectuate și de salariul fostului angajat. Această indemnizație pentru zilelele de concediu neefectuate se calculează și se plătește cu ocazia plecării fostului angajat și se asimilează unei cheltuieli cu salariile".

Cum evidențiem în contabilitate aceste zile?

Specialistul spune că pentru salariații care nu își iau zilele de concediu într-un an și nu pleacă din firmă, angajatorul tot trebuie să semnaleze acest drept neexercitat al salariatului în propria contabilitate. Și va face asta sub forma unei datorii către respectivul salariat.

"Neclaritatea apare în momentul în care societățile trebuie să decidă dacă această sumă va îmbrăca forma unui provizion sau a unei estimări/accrual. În practică, multe companii preferă varianta prudentă din punct de vedere fiscal și constituie un provizion nedeductibil pentru concediile neefectuate de către angajați. Considerăm că această abordare este totuși supraprudențială datorită reglementarilor contabile existente și mai explicită, dacă ne raportam la definiția provizioanelor", adaugă Mihaela Iacob pe acest subiect.

Provizioanele sunt destinate să acopere datoriile a căror natură este clar definită și care, la data bilanțului, este probabil să existe sau este cert că vor exista, dar care sunt incerte în ceea ce privește valoarea sau data la care vor apărea, punctează Mihaela Iacob.

"Astfel, din punct de vedere contabil, considerăm că datoriile reprezentând concedii de odihnă neefectuate au un grad scăzut de incertitudine și nu necesită constituirea unui provizion, din moment ce pot fi cuantificate din perspectiva valorii sau a momentul în care aceste sume vor fi acordate angajaților (fie până la momentul îndeplinirii termenului limită în care angajații își vor consuma zilele de concediu neefectuat, fie la data încetării contractului de muncă)", a mai spus aceasta.

De ce să încadrăm datoria sub forma unei estimări

Avantajul fiscal este motivul, respectiv deductibilitatea la calculul impozitului pe profit. "Aplicând acest tratament contabil, consideram că și abordarea fiscală poate fi mai favorabilă pentru companie. Astfel, această estimare efectuată în legătură cu datoriile către personal va fi recunoscută drept o cheltuială cu personalul și nu ca o cheltuială cu provizioanele, ce poate fi considerată deductibilă la calculul impozitului pe profit", punctează Mihaela Iacob.

Am întrebat specialistul dacă nu cumva e mai bine, nu doar pentru salariat, dar și pentru angajator, ca fiecare angajat să-și ia zilele de concediu la timpul cuvenit. Firește, din scenariul acesta ies bine ambele părți, iar ideal ar fi, conform specialistului, ca fiecare angajat să efectueze într-un an calendaristic măcar zece zile lucrătoare de concediu neîntrerupt. Programarea concediilor dinainte ar trebui să fie un instrument folosit de toate firmele.

"Această programare va permite companiei să își planifice mult mai bine resursele financiare și activitățile, astfel încât buna desfășurare a programului de lucru să nu aibă de suferit. De asemenea, fiecare individ ar trebui să acorde importanță repausului necesar pentru o bună funcționare a organismului atât din punct de vedere fizic, cât și psihic și să creeze un echilibru între muncă și odihnă/viața personală", ne-a mai spus Mihaela Iacob.