Ai clienți dificili? Iată cum poți gestiona încasarea cu întârziere a facturilor emise

Societățile care oferă clienților posibilitatea de a achita contravaloarea bunurilor comandate la un anumit termen gândesc această soluție drept un instrument de fidelizare a clienților, oferindu-le acestora posibilitatea de a-și desfășura propria activitate economică fără a imobiliza resurse financiare importante în stocurile de marfă, în materii prime sau consumabile. Totuși, deși măsura este în avantajul clientului, ea generează anumite costuri pentru furnizor și tocmai de aceea este extrem de important ca termenul agreat de cele două părți să fie respectat.

Cu toate acestea, în practică se întâmplă frecvent ca acest lucru să nu se întâmple, iar scadența să fie depășită de către client, provocându-i furnizorului pierderi financiare suplimentare și reducându-i acestuia posibilitatea de a-și desfășura activitatea în viitor în condiții optime. 

Iată câteva soluții pe care le poți lua în calcul pentru a evita problemele financiare generate de încasarea cu întârziere a facturilor:

1. Societatea trebuie să aibă stabilite proceduri clare

Chiar înainte de a oferi clienților posibilitatea plății la termen, societatea ar trebui să își stabilească anumite proceduri de lucru prin intermediul cărora să stabilească cadrul în care aceste activități comerciale se vor desfășura în viitor.

Procedurile de lucru pot presupune întocmirea unor contracte de vânzare-cumpărare și a unor alte formulare care însoțesc livrarea bunurilor (procese verbale de predare-primire, recepție, punere în funcțiune). Având în vedere că aceste documente vor fi extrem de utile în cazul apariției unor eventuale litigii comerciale, este important ca ele să fie redactate de către avocați sau consilieri juridici cu expertiză în dreptul comercial.

Mai mult, procedurile pot stabili ca, înainte de încheierea unui contract de vânzare-cumpărare, societatea să verifice anumite aspecte privind situația juridică a clientului (procese pe rolul instanțelor, situația în biroul de insolvențe, verificarea acționarilor sau asociaților firmei) sau situația financiară (rating financiar, datorii restante, probabilitatea firmei de a intra în insolvență).

Toate aceste proceduri au rolul de a limita riscurile la care firma se expune în cazul în care acceptă livrarea bunurilor cu plata la termen.

2. Documentele care însoțesc livrarea bunurilor trebuie să fie asumate de către client

Atunci când are loc vânzarea bunurilor, societatea trebuie să urmărească ca toate documentele să fie încheiate la termen și în conformitate cu prevederile Codului fiscal și ale propriilor proceduri interne.

Prin urmare, contractul de vânzare-cumpărare, precum și celelalte documente care însoțesc această tranzacție (facturi, procese verbale, etc) trebuie să fie acceptate de către client, iar acest lucru se face prin preluarea ei de către partenerul comercial, prin înregistrarea în evidenţa contabilă sau prin semnare. Soluția recomandată este semnarea de către client a acestor documente.

3. Oferirea unor garanții comerciale în cazul plății la termen

Pentru a preîntâmpina situația în care clientul depășește termenele scadente, societatea poate implementa un sistem de premiere și oferirea unor reduceri comerciale la comenzile viitoare. Aceasta poate fi prividă drept o soluție pentru plata facturilor emise la data agreată.

Evident, această măsură reduce și mai mult din marja de profit a societății, astfel că fiecare antreprenor va ști mai bine în ce fel poate impulsiona plata la termen a facturilor emise.

4. Solicitarea de garanții suplimentare (bilet la ordin, filă CEC)

Oricine este implicat într-un schimb comercial ce presupune plata la termen simte nevoia unor garanții suplimentare privind încasarea la timp a banilor cuveniți. Prin urmare, la încheierea contractului de vânzare-cumpărare se obișnuiește să se solicite o garanție de felul unei file CEC, cambie sau bilet la ordin. Dintre acestea, cele mai utilziate titluri sunt biletul la ordin sau fila CEC, iar ele au rolul de a te asigura că îţi vei încasa banii sau cel puţin că vei scurta procesul de recuperare a lor.

Biletele la ordin pot fi și avalizate de către alte persoane fizice sau juridice. Acest lucru reprezintă o garanție în plus pentru societate. Astfel, dacă biletul la ordin va fi refuzat la plată și se va trece la executare silită, atunci pe lângă emitentul biletului la ordin poate fi executat și avalistul.

Totuși, CEC-ul reprezintă cel mai puternic instrument de plată, întrucât clientul va intra în Centrala Incidențelor de Plăți, în timp ce persoana care emite un CEC fără acoperire comite o infracțiune. Suplimentar, activitatea debitorului va fi afectată, întrucât el nu va mai putea emite alte instrumente de plată în viitor, în timp ce obținerea unor eventuale credite bancare va fi improbabilă.

5. Transmiterea unei înștiințări de plată

Dacă măsurile detaliate anterior puteau fi puse în practică înainte de livrarea efectivă a bunurilor, transmiterea unei înștiințări de plată, dar și celelalte măsuri pe care le vom aminti în continuare se aplică după ce produsele au fost livrate, iar termenul de plată a fost depășit.

Societatea nu ar trebui să aștepte pur și simplu să treacă termenul agreat pentru plata bunurilor, ci să înștiințeze clientul cu privire la apropierea acestei scadențe.

Totuși, dacă scadența a trecut, societatea trebuie să notifice clientul cu privire la suma datorată. Transmiterea acestei notificări dovedește incapacitatea de plată a clientului sau reaua voință, iar acest lucru va reprezenta un avantaj în cazul în care se va ajunge la soluția executării silite.

6. După expirarea scadenței, societatea va putea calcula penalități de întârziere

Firmele au dreptul să perceapă dobânzi penalizatoare partenerilor contractuali care nu achită la timp bunurile sau serviciile achiziționate.

Penalitățile de întârziere trebuie să fie corelate cu prevederile contractului de vânzare-cumpărare încheiat de cele două părți.

În cazul in care nu s-a stabilit o alta valoare prin contract, dobânda penalizatoare curge de la scadență până la momentul plății și se calculează potrivit art. 3 din OG nr.13/2011 privind dobânda legală remuneratorie şi penalizatoare pentru obligaţii băneşti, precum şi pentru reglementarea unor măsuri financiar-fiscale în domeniul bancar.

7. Executarea silită

În cazul în care nici după măsurile descrise mai sus clientul nu este dispus nici să achite suma datorată, dar nici să ofere alte asigurări de plată, societatea ar trebui să treacă la executarea silită a partenerului său de afaceri.

În această etapă va fi extrem de importantă respectarea propriilor proceduri de lucru pentru emiterea contractului de vânzare-cumpărare și a celorlalte documente (facturi, procese verbale, instrumente suplimentare de plată).

În cazul în care toate procedurile legale au fost respectate, societatea va ajunge în situația în care poate obține, prin intermediul unui executor judecătoresc, blocarea conturilor bancare și executarea silită până la stingerea sumelor datorate. În cazul în care blocarea conturilor bancare nu rezolvă integral problema, societatea poate dispune, prin intermediul aceluiași specialist, executarea silită a altor bunuri pe care clientul le deține (terenuri, clădiri, echipamente, utilaje, etc).

8. Accesarea unei linii de credit

Chiar dacă sumele datorate de clienți vor fi, în cele din urmă, recuperate integral, parcurgerea procedurilor legale poate să dureze foarte mult timp, iar societatea va avea de acoperit cheltuielile operaționale curente, precum salarii, chirii, utilități, contribuții sociale și impozite, achiziția de mărfuri sau materii prime, etc.

Prin urmare, încasarea banilor cu întârziere nu poate rezolva problema de numerar pe termen scurt.

De aceea, o societate care oferă clienților săi posibilitatea unor plăți la termen trebuie să dispună de resurse financiare puternice sau cel puțin de posibilitatea accesării unei linii de credit oferite de o bancă comercială.

În cazul în care încasarea banilor întârzie, iar societatea trebuie să facă față pe termen scurt unor plăți curente, ea poate accesa linia de credit, achitând, cu această ocazie, dobânda bancară.

9. Solicitarea din partea furnizorilor a unor termene extinse de plată

O altă soluție care poate regla fluxul de numerar pe termen scurt și mediu o reprezintă negocierea cu furnizorii de materii prime, materiale și mărfuri a unor termene de plată mai largi, astfel încât să amânăm momentul ieșirii de numerar din societate.

În cazul în care societatea are un istoric fără incidente cu furnizorii săi, negocierea unor termene de plată este posibilă și rezolvă parțial problema lipsei de lichidități cauzată de către clienții care nu își respectă termenele de plată.

Notă: Acest articol face parte dintr-o campanie informativă derulată de avocatnet.ro pentru sprijinirea antreprenorilor care intenționează să lanseze sau să conducă o afacere. Toate materialele din serie pot fi citite aici.