UPDATE: De-acum, asociațiile de proprietari se organizează diferit în funcție de numărul de apartamente din bloc

Cadrul legislativ actual al asociațiilor a fost înlocuit, începând de astăzi, de Legea nr. 196/2018 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea asociaţiilor de proprietari şi administrarea condominiilor.

Ca o noutate față de legislația folosită până acum, Legea nr. 196/2018 stabilește ca structura conducerii unei asociații de proprietari să fie diferită în funcție de numărul de apartamente din imobilul în care se înființează asociația. Astfel, asociațiile înființate în imobile cu mai puțin de zece apartamente au mai puține elemente de organizare, iar cele cu mai mult de zece apartamente au mai multe astfel de elemente.

Concret, asociațiile de proprietari mici au următoarele structuri de conducere și control:

• adunarea generală;
• președintele;
• cenzorul.

În schimb, asociațiile mari au pe lângă structurile menționate anterior și un comitet executiv, iar cenzorul poate fi înlocuit cu o comisie de cenzori.

Adunarea generală

Un element important al organizării unei asociații de proprietari este adunarea generală. Aceasta este alcătuită, ca și în trecut, din toți proprietarii de apartamente din clădire. Adunarea generală are următoarele atribuții:

• alege și revocă președintele, ceilalți membri ai comitetului executiv și cenzorul sau somisia de cenzori;
• adoptă și modifică statutul și regulamentul clădirii;
• adoptă, modifică sau revocă hotărâri;
• adoptă și modifică bugetul de venituri și cheltuieli;
• hotărăște executarea unor lucrări de întreținere, reparații, modernizare sau reabilitare termică a imobilului;
• stabilește fondul anual pentru salarii și indemnizații;
• stabilește modalitățile și tranșele de plată a contribuțiilor fiecărui proprietar;
• stabilește sistemul de penalizări pentru restanțele afișate pe lista de plată;
• mandatează președintele și comitetul executiv pentru angajarea și eliberarea din funcție a administratorului, cenzorului sau a altor angajați ori prestatori.

Suplimentar, adunarea generală poate hotărî ca asociația să contracteze împrumuturi de la bănci pentru acoperirea cheltuielilor cu consolidarea sau modernizarea clădirii, modernizarea instalațiilor și a cheltuielilor cu reabilitarea termică. Această hotărâre se poate lua doar cu acordul scris al tuturor proprietarilor de apartamente din imobil.

Comitetul executiv

Potrivit noii legislații privind asociațiile, comitetul executiv este format din președintele asociației de proprietari și un număr par de membri, precum și un cenzor sau comisie de cenzori. Mandatele membrilor comitetului executiv nu pot depăși patru ani, aceștia având posibilitatea de a fi realeși.

Comitetul executiv are, conform noii legi a asociațiilor, următoarele atribuții principale:

• convoacă adunarea generală a asociației de proprietari;
• duce la îndeplinire hotărârile adunării generale;
• propune proiectul de regulament al clădirii;
• întocmește proiectul bugetului de venituri și cheltuieli;
• stabilește condițiile de folosire, întreținere, reparare, înlocuire și modificare a părților comune;
• supraveghează desfășurarea tuturor activităților din cadrul asociației de proprietari, inclusiv situația încasărilor și plăților lunare;
• stabilește programul de încasări al asociației de proprietari;
• își asumă obligații, în baza hotărârii adunării generale, în numele proprietarilor membri ai asociației de proprietari, în ceea ce privește administrarea imobilului;
• este consultat în legătură cu toate activitățile care implică asociația de proprietari;
• asigură urmărirea comportării în timp a construcției;
• gestionează situațiile excepționale și de criză;
• urmărește recuperarea eventualelor creanțe ale asociației;
• gestionează, conform hotărârilor adunării generale, derularea creditelor obținute pentru consolidare, reabilitare termică, creșterea calității ambiental-arhitecturale a clădirii și alte lucrări;
• propune sistemul propriu de penalizări ale asociației de proprietari pentru restanțele afișate pe lista de plată;
• notifică instituțiilor publice abilitate cazurile în care există suspiciuni de încălcare a prevederilor legale în vigoare;
• ține evidența și răspunde de păstrarea în bune condiții a arhivei documentelor financiar-contabile ale asociației de proprietari;
• propune adunării generale cuantumul indemnizațiilor, precum și numărul și funcțiile personalului necesar a fi încadrat cu contract individual de muncă sau contract de prestări servicii în cadrul asociației de proprietari pentru buna administrare, gestionare și funcționare a clădirii;

Legea nr 196/2018 stabilește ca ședințele comitetului executiv să aibă loc cel puțin o dată pe lună, iar deciziile comitetului să fie consemnate în registrul unic de procese-verbale al asociației și afișate, în cel mult șapte zile, la avizer.

După cum stabilește Legea nr. 196/2018, în funcțiile de conducere, administrare sau control din asociații nu mai pot fi numite persoane care au avut condamnări pentru infracțiuni economice. Legislația în vigoare prevede o măsură asemănătoare, dar se aplică doar administratorilor și nu este specificat tipul infracțiunii.

Președintele asociației

Președintele asociației este un alt element al structurii de conducere a unei asociații și este membrul asociației de proprietari care a fost ales, în cadrul adunării generale, de cel puțin jumătate plus unu dintre proprietarii prezenți. Dacă se ia o hotărâre în acest sens, președinții și membrii comitetului executiv pot fi plătiți pe baza unui contract de mandat. Potrivit noului cadru legal al asociațiilor, președintele asociației are următoarele atribuții:

• reprezintă asociația de proprietari în relațiile cu terții, inclusiv în acțiunile în instanță;
• semnează documentele asociației de proprietari;
• supraveghează și urmărește aplicarea hotărârilor adunării generale, respectarea prevederilor statutului, precum și aplicarea deciziilor comitetului executiv;
• aduce la cunoștința proprietarilor prevederile statutului și regulamentului imobilului;
• răspunde în scris la sesizările și contestațiile scrise ale proprietarilor din clădire;
• gestionează modul de îndeplinire a obligațiilor ce revin asociației de proprietari în raport cu autoritățile publice;
• prezintă, spre verificare la solicitarea organelor abilitate, toate documentele asociației;
• poate propune, în scris, comitetului executiv sau adunării generale, după caz, măsuri împotriva celor care nu respectă regulamentul imobilului sau hotărârile și deciziile asociației;
• întocmește și actualizează cartea de imobil;
• întocmește tabelul convocator și afișul pentru avizier pentru adunările generale și asigură semnarea acestuia de către proprietari;
• asigură informarea proprietarilor cu privire la ordinea de zi a adunărilor generale;
• afișează programul de încasări și datele de contact ale administratorului, ale membrilor comitetului executiv și ale membrilor comisiei de cenzori;
• afișează la avizier hotărârile adunării generale și ale ședințelor comitetului executiv;
• conduce ședințele adunărilor generale și ale comitetului executiv;
• afișează la avizier lista contractelor asociației de proprietari cu furnizorii de utilități publice, cu administratorul și cu personalul angajat sau contractual al asociației;
• afișează la avizier lista și datele de contact ale instituțiilor cu atribuții de inspecție și control la care pot fi sesizate eventualele nereguli întîlnite în activitatea de administrare a imobilului.

Cenzorii sau comisiile de cenzori

Legislația privind asociațiile stabilește și măsuri de control intern privind îndeplinirea atribuțiilor elementelor structurii de conducere și administrare a unui imobil, dar și privind execuția bugetului de venituri și cheltuieli. Verificările menționate anterior sunt făcute de către cenzori sau comisiile de cenzori, iar o comisie de cenzori poate fi formată dintr-un număr impar de membri, dar nu mai mare de cinci.

Ca și până acum, pentru a putea fi numită cenzor sau membru al comisiei de cenzori, o persoană trebuie să aibă cel puțin studii medii, dar, spre deosebire de vechea lege, care nu preciza domeniul studiilor, de-acum, cenzorii  trebuie să aibă studii medii în domeniul economic sau studii în domeniul juridic. Totodată, aceștia trebuie să depună în contul bancar al asociației o garanție, care nu poate fi mai mică decât media anuală a totalului cheltuielilor lunare ale asociației.

Concret, atribuțiile unui cenzor sau a unei comisii de cenzori a asociației de proprietari sunt:

• urmărirea aplicării prevederilor cadrului legislativ privind asociațiile de către structurile de conducere ale asociației de proprietari;
• verificarea gestiunii financiar-contabile;
• verificarea lunară a execuția bugetului de venituri și cheltuieli;
• întocmirea și prezentarea (cel puțin o dată pe an) de rapoarte privind activitatea sa și gestiunea asociației de proprietari;
• efectuarea de controale inopinate, împreună cu doi membri ai comitetului executiv pentru verificarea contabilității și a activității de casierie;
• participarea la adunările generale ale asociației și ale comitetului executiv.