Cum să asiguri optimizarea costurilor în cazul unei afaceri debutante

Lansarea unei afaceri este însoțită de entuziasm și de o tendință a antreprenorului de a supraaprecia capacitatea societății de a genera venituri pe termen scurt. În același timp, din dorința de a “arde” etapele firești de creștere ale unei afaceri, sunt asumate cheltuieli suplimentare și chiar inutile. În timp ce veniturile viitoare sunt incerte, costurile asumate în prezent sunt cât se poate de reale, au termene certe de plată și pot provoca incapacitatea de plată a societății și chiar falimentul întregii afaceri.

De aceea, singura posibilitate pentru un antreprenor de a rezista pe o piață matură cu o afacere nouă este reducerea costurilor fără a afecta calitatea produselor și a serviciilor oferite, însă și fără a afecta imaginea companiei, permițându-i astfel să urmărească dezvoltarea continuă a afacerii.

Reducerea costurilor nu trebuie să fie un obiectiv în sine, ci ar trebui verificată îndeplinirea a trei condiții esențiale:

• costurile trebuie să fie necesare;
• costurile asumate trebuie să fie durabile, mai exact să nu aibă efecte negative asupra activității viitoare;
• costurile trebuie să fie eficiente, astfel încât rezultatele obținute de pe urma lor să depășească investițiile realizate.

Iată doar trei soluții care asigură optimizarea costurilor unei afaceri debutante:

1. Implementarea unei soluții tehnice pentru fluxul clienților și al documentelor

Implementarea unei astfel de soluții tehnice asigură accesul continuu și în timp real al persoanelor din companie la fluxurile de informații zilnice. Prin urmare, managementul potențialilor clienți, a ofertelor înaintate, a contractelor semnate și a stadiului în care acestea se află reprezintă tot atâtea beneficii ce decurg din implementarea unui sistem ERP (Enterprise Resource Plannig sau Planificarea Resurselor Companiei).

O afacere debutantă necesită proceduri de lucru clare și eficiente, astfel că implementarea unei soluții tehnice de tip ERP este esențială.

2. Angajarea de personal suplimentar în momentele optime

Controlul costurilor trebuie să se aplice în egală măsură și persoanelor din companie. Prin urmare, crearea unui nou loc de muncă ar trebui realizată în momentul în care costurile suplimentare ar putea fi recuperate din creșterea volumului de activitate care este așteptat de pe urma acestei măsuri.

Până în acel moment, atribuțiile suplimentare pot fi asumate de către inițiatorii afacerii sau personalul existent. Oferirea unui spor salarial unui angajat existent are un impact financiar mai redus decât angajarea unei persoane noi în cadrul companiei.

3. Eliminarea completă a costurilor inutile

Costurile inutile nu ar trebui să se regăsească într-o companie, cu atât mai mult într-o societate debutantă. Prin urmare, cheltuielile inutile făcute pentru procurarea unor resurse ce nu își aduc imediat contribuția la creșterea activității ar trebui eliminate.

În această categorie vom regăsi:

• achiziția unui autoturism, atunci când activitatea nu este dependentă de acesta;
• închirierea unui spațiu în centrul orașului. Multe dintre afacerile de succes de astăzi au debutat în apartamentele antreprenorilor sau în spații modeste;
• Abonamentele făcute la săli de fitness, asigurări private medicale etc. Acestea nu trebuie să vină la debutul afacerii, ci după ce societatea își asigură siguranța financiară, astfel încât ele să nu fie considerate niciodată o povară.