UPDATE: Sistemul de compensare a datoriilor s-a modificat în acest an: Noutățile în vigoare

Un sistem modernizat pentru compensarea datoriilor e reglementat prin recenta HG nr. 773/2019 pentru aprobarea Normelor metodologice privind monitorizarea datoriilor nerambursate la scadență ale contribuabililor, în vigoare din 31 decembrie 2019, moment la care HG nr. 685/1999 (normele actuale) a ieșit din vigoare.

"Compensarea se realizează în condițiile legii prin stingerea datoriilor reciproce, neplătite/neîncasate reflectate în contabilitatea persoanelor juridice participante, până la concurența celei mai mici dintre obligații, pe baza ordinelor de compensare", scrie în noua hotărâre de Guvern.

Noile norme actualizează cadrul normativ al activității de compensare pentru a corespunde dezvoltărilor intervenite în plan economic și al tehnologiei. În primul rând, ele mută operațiunile de compensare în online și scot din discuție chestiuni precum ședințele de compensare, inspectorul de compensare și numeroase documente.

Sistemul Informatic de Compensare (SIC), gestionat de Centrul de Pregătire pentru Personalul din Industrie, pune la dispoziție companiilor o adresă web dedicată pentru operațiunile de compensare (aplicația informatică numită e-guvernare, potrivit notei de fundamentare a proiectului de norme).

CPPI informează astfel pe toți cei interesați de aplicarea noilor reglementări cu privire la următoarele aspecte practice:

• toate operațiunile de compensare se realizează pe baza informațiilor transmise online la adresa http://gama.cppi.ro;
• de la 31 decembrie 2019, nu se mai folosesc ordinele de compensare tipărite de Imprimeria Națională; prin urmare, fiecare firmă descarcă ordinul de compensare din SIC căruia i s-a atribuit o serie și un număr unic;
• semnarea ordinelor de compensare se poate face și cu semnătura electronică;
• facturile se încarcă individual sau fișiere de facturi, existând posibilitatea de a descărca modelul de fișier;
• când o persoană juridică încarcă facturile în SIC, partenerul trebuie doar să valideze aceste facturi  pentru a putea fi cuprinse într-o compensare;
• SIC păstrează în format electronic documentele de identificare, pe cele de reprezentare precum și ordinele de compensare emise și validate electronic sau olograf și borderourile aferente;
• un utilizator poate să declare mai multe reprezentări pentru care încarcă în SIC: certificatul de înregistrare, împuternicirea, copia actului de identitate al persoanei împuternicite, validate cu semnătură electronică (încorporată sau atașată);
• nu se mai declară plaja de numere pentru facturi;
• întreaga operațiune de compensare se poate realiza online; SIC identifică circuitele de compensare posibile pe baza informațiilor transmise de firme la adresa dedicată prin intermediul contului de utilizator oferind astfel soluții noi de stingere a datoriilor reciproce prin compensare, soluții pe care firma le poate îmbrățișa validându-le în meniu.

Sistemul se adresează, în continuare, în principal, firmelor de stat cu datorii restante de peste 30 de zile de la emiterea facturii/scadență (doar ele sunt acum obligate prin lege să țină evidența acestor datorii și să folosească sistemul de compensare), dar nu exclude folosirea lui de către firmele private interesate.

Spre deosebire de normele actuale vechi, nu mai regăsim nicio limită minimă de datorii (10.000 de lei) pentru procedurile de compensare, ceea ce înseamnă că aceeași procedură e deschisă tuturor datoriilor. 

O schimbare importantă adusă prin aceste norme este folosirea semnăturii electronice pentru înregistrare și folosirea sistemului de compensare. Potrivit normelor, pentru a avea acces la operațiunile de compensare, persoanele juridice cu sediul în România completează o cerere de creare de cont în SIC, validată prin semnătură electronică.

Astfel, pentru crearea conturilor, firmele vor trebui să completeze formularul pus la dispoziție de SIC și să trimită o serie de documente validate cu semnătură electronică. Odată finalizat procesul de înregistrare, firmele vor putea folosi sistemul de oriunde, folosind numele de utilizator și parola stabilite la înregistrarea în SIC.

Apoi, ca urmare a datelor introduse de firmele compensatoare, SIC va găsi unul sau mai multe circuite de compensare care vor fi comunicate firmei prin intermediul contului, generând în format electronic formularele de ordin de compensare. Firma va opta pentru unul sau mai multe circuite de compensare completând formularul și aplicând semnătura electronică.

Prin urmare, totul se va putea face online, fără deplasări și ședințe de compensare, totul pe bază de semnătură electronică. Firmele vor scăpa de birocrație și vor beneficia de compensări într-un timp mai scurt. Noile norme includ inclusiv concepte precum compensarea multilaterală.

Context

OUG nr. 77/1995, așa cum a fost modificată în 2017, plasează o obligație doar pentru firmele de stat de a întocmi situația datoriilor restante mai  vechi de 30 de zile. În aplicarea ei este HG nr. 685/1999, cea pe care normele au înlocuit-o pe 31 decembrie. Această hotărâre din 1999 impunea introducerea în sistemul de compensare a tuturor datoriilor mai vechi de 30 de zile și de peste 10.000 de lei (se lasă însă posibilitatea introducerii în sistem și a datoriilor mai noi și sub acest plafon - compensări de valoare mică). 

Sistemul în sine presupunea transmiterea (online sau pe dischete) în baza de date (Institutul de Management și Informatică - IMI) a datelor privind restanțele, iar, pe baza informațiilor centralizate se identifică circuitele de compensare, se făceau ședințe de compensare, unde firmele erau reprezentate de inspectori de compensare, desemnați special de reprezentanții acelor firme.

Practic, procedura era una neprietenoasă, implica multă birocrație și reflecta prea puțin evoluțiile economice și tehnologice din ultimii ani ori modificările legislative (semnătura electronică, eliminarea ștampilei, plafonul la plățile în numerar ș.a.).

În nota de fundamentare a normelor intrate în vigoare pe 31 decembrie se arată că tot mai puție firme s-au arătat interesate de acest mecanism, iar pe an ce trece vorbim de tot mai puține arierate diminuate prin compensare. La momentul redactării acestui articol, potrivit site-ului IMI, există în sistem un total de 120.081 agenți economici care-l utilizează, dintre care 40.177 au utilizat site-ul web și 29.056 au efectuat compensări.