Conform reglementărilor actuale, amenzile pentru nerespectarea calendarului înlocuirii caselor de marcat sunt cuprinse între 8.000 și 10.000 de lei. În plus, firmelor le sunt confiscate sumele nejustificate și li se suspendă activitatea până-și schimbă casele de marcat și achită amenzile.

Inițial, autoritățile au ales să fie înțelegătoare cu companiile și au inclus în legislația prevenirii nedotarea cu noile case de marcat, astfel încât societățile să nu fie amendate din start dacă nu-și îndeplinesc obligația legală. Totodată, s-a mers pe o politică de termene mari pentru dotarea cu noi aparate, însă această abordare este schimbată de-acum, din moment ce autoritățile au observat întârzieri nejustificate în procesul de înlocuire a vechilor case de marcat.

Potrivit celor mai recente estimări ale Ministerului Finanțelor, există în jur de 700.000 - 750.000 de aparate vechi ce trebuie înlocuite. În prezent, abia puțin peste 300.000 de aparate noi sunt în funcțiune,

Ghid de conformare

De unde cumperi casa de marcat electronică

Pentru a vă asigura că achiziționați un model corespunzător din punct de vedere tehnic cu legislația, ar trebui să cumpărați case de marcat electronice doar de la unul dintre distribuitorii autorizați de Ministerul de Finanțe să vândă astfel de aparate. Toate firmele înscrise pe această listă publică oferă aparate de marcat avizate tehnic și conforme cu reglementările impuse de legislație. Cumpărarea unei case de marcat electronice de la o unitate care nu apare pe această listă va atrage amenzi și sancțiuni din partea autorităților.

În cazul în care nu știți cum să alegeți cea mai potrivită casă de marcat în funcție de domeniul de activitate, am scris noi deja un articol și despre asta.

Ce condiții tehnice trebuie să îndeplinească aparatele de marcat ca să fie conforme

Toatele casele de marcat electronice trebuie să respecte câteva condiții tehnice obligatorii. Spre exemplu, aparatele instalate la firme trebuie să funcționeze autonom și să asigure securitatea datelor, dar și să permită continuitatea memoriei RAM și a ceasului de timp real, astfel încât să fie permise reluarea unei operațiuni întrerupte de căderea tensiunii de alimentare și finalizarea corectă a acesteia.

În principiu, indiferent de modelul pe care decideți să-l cumpărați, orice casă de marcat ar trebui să aibă cel puțin:

• o memorie fiscală și un jurnal electronic - capabile să memoreze bonurile fiscale și rapoartele zilnice.
• un dispozitiv de comunicație, intern sau extern, necesar pentru conectarea cu serverele ANAF, când acestea vor fi funcționale.
• un dispozitiv extern de backup necesar pentru salvarea informațiilor din casa de marcat. Acesta poate fi card SD, un card Micro SD sau un USB stick, nefiind permisă colectarea informațiilor direct pe PC.
• un modul de criptare necesar pentru semnarea digitală a informațiilor raportate de casa de marcat, astfel încât să fie evitate riscurile cibernetice privind siguranța datelor transmise.

„Casele de marcat Daisy, din start, vin dotate cu acumulator. Acest lucru oferă o portabilitate mărită. SD-cardul, jurnalul electronic, are 8 GB. Acest lucru permite memorarea până la 1.200.000 de bonuri. Considerăm că acest număr este înseajuns de mare pentru un magazin, fie el mic, mediu sau mare. Modelele Daisy sunt modele făcute cu tehnologie de ultimă generație. Modelele Compact S și M au încorporat un acumulator LI-Ion de 3.7 V la 2000 de mAh. Acest lucru permite ca, atunci când nu avem curent, să putem să încărcăm casa de marcat la un power bank”, a explicat Florin Băjan, director general Zeus Service, distribuitor autorizat și exclusiv al caselor de marcat Daisy în România.

În plus, toatele casele de marcat electronice trebuie să fie dotate cu diferite elemente de conectivitate, astfel încât să poată transmite Fiscului toate raportările obligatorii, impuse de legislația fiscală.

”Casele de marcat Daisy sunt foarte ușor de folosit. Ca și tehnologie, ele pot să transmită acele informațiile necesare către ANAF direct pe e-mail, folosind funcția de bluetooth, de wi-fi sau modul GPRS”, a precizat Florin Băjan.

Cum se fiscalizează un aparat de marcat electronic

Aparatele tot trebuie înregistrate la ANAF printr-o procedură care presupune completarea și depunerea  unor formulare tipizate la Fisc. Fiecare casă de marcat primește de la ANAF un număr unic de identificare, iar acesta este ulterior înscris în memoria fiscală a casei de marcat de la momentul instalării ei de către tehnicienii distribuitorului de la care achiziționați aparatele. Procedura nu este tocmai facilă, de aceea e important ca firmele să își aleagă distribuitori de case de marcat care oferă și asistență pe parcursul instalării și fiscalizării aparatelor.

Florin Băjan ne-a explicat că există trei variante pentru a fiscaliza un aparat de marcat electronic, fiecare necesitând o altă perioadă de timp pentru finalizare – de la câteva minute la câteva săptămâni de la depunerea actelor.0

Indiferent de modalitatea prin care alegeți să fiscalizați casa de marcat electronică, ar trebui să știți că procesul în sine nu afectează activitatea curentă a firmei, nefiind necesară sistarea operațiunilor.

„Se poate folosi vechea casă de marcat până la momentul în care noul model de casă de marcat cu jurnal electronic este funcțională”, a confirmat, la solicitarea avocatnet.ro, distribuitorul caselor de marcat Daisy în România.

„Cea mai rapidă variantă este online, prin completarea formularului C801 și depunerea acestuia pe SPV (spațiul virtual privat). În acest fel, NUI-ul se poate obține în maximum 20 minute. În cazul depunerii cererii online, sub forma unui fișier pdf inteligent, contribuabilul poate solicita NUI-ul pentru mai multe aparate fiscale ce urmează a fi instalate, indiferent pe ce rază teritorială urmează ca ele să fie instalate”, a detaliat Băjan.

El a precizat că, cel mai frecvent, contribuabilii apelează la contabilul cu care lucrează pentru îndeplinirea acestei proceduri.

„În acest caz, este obligatoriu să existe o împuternicire autentificată la notar privind accesarea SPV de către contabil, în mod expres”, a punctat distribuitorul aparatelor de marcat Daisy.

Cea de-a doua variantă presupune depunerea de către client a documentelor la ghișeul ANAF, iar numărul de identificare fiscală se obține în 7-10 zile.
Ultima și cea mai de durată dintre variantele disponibile este prin intermediul contractului încheiat cu distribuitorul caselor de marcat care se poate ocupa de procesul de fiscalizare, la solicitarea clientului. Aceasta este și cea mai îndelungată procedură, fiind necesare uneori chiar și două luni până la momentul în care casa de marcat devine funcțională.

Un ghid complet despre fiscalizarea caselor de marcat electronice, care detaliază procedura și actele necesare, este disponibil aici.

Cum puteți verifica online dacă o casă de marcat este în evidența ANAF

Pentru a afla dacă un aparat de marcat se află în registrele Agenției Nationale de Administrare Fiscală, pe site-ul instituției există o aplicație de evidență, unde vă puteți căuta casa de marcat, în funcție de câteva date de identificare ale acesteia: seria, numărul și data autorizației de distribuție.

Aplicația este disponibilă în secțiunea Servicii online de pe pagina de internet a Fiscului: aici trebuie accesat itemul 14 - Aparate de marcat electronice fiscale (case de marcat) și, de acolo - Evidenţa aparatelor de marcat electronice fiscale.

Ce servicii ar trebui să mai primiți odată cu achiziția unei case de marcat electronice

Referitor la serviciile conexe pe care firmele le pot primi odată cu achiziționarea unei case de marcat electronice, ar fi important să existe măcar asistență service, astfel încât comerciantul să știe unde poate apela în cazul unor probleme apărute cu casa de marcat cumpărată.

„Zeus Service, distributorul aparatelor noastre în România, oferă asistență în toate etapele, pornind de la consilierea pentru alegerea modelului adecvat de casă de marcat în funcție de specificul activității, până la fiscalizarea casei de marcat și, ulterior, la remedierea problemelor apărute în cursul utilizării casei de marcat”, spune Lyubomir Gerasimov, director general Daisy Tech, producător al caselor de marcat electronice Daisy.

Potrivit lui Lyubomir Gerasimov, în perioada de garanție, pentru orice defecțiune care presupune înlocuirea componentelor, reparațiile trebuie să fie gratuite.

„Dacă, însă, să spunem că un comerciant dorește să schimbe adresa punctului de lucru, acesta este un serviciu care se efectuează contra cost de către tehnicieni pentru că nu are legătură cu o problemă de funcționare a casei de marcat”, detaliază directorul general Daisy Tech.

Aveți aici un material mai amplu despre cum trebuie procedat concret atunci când vi se defectează o casă de marcat electronică. E bine să știți că, dacă o casă de marcat nu mai funcționează la parametrii normali, este esențial să contactați unitatea de service și să nu încercați să rezolvați problema singuri pentru că riscați să pierdeți garanția pentru aparat și chiar îi puteți produce defecțiuni permanente.

Fiecare punct de lucru trebuie să aibă propria sa casă de marcat electronică

Normele legale nu permit utilizarea unui singur aparat fiscal în mai multe sedii fizice. Fiecare punct de lucru al unei firme trebuie să fie neapărat dotat cu propria sa casă de marcat fiscală, fiscalizată special pentru locul respectiv.

Acest lucru nu înseamnă că firmele nu își pot schimba punctele de lucru sau că nu pot să își mute casele de marcat de la un sediu la altul. Procedurile sunt permise, cu condiția ca mutarea unei case de marcat fiscal să fie anunțată și înregistrată la Fisc, iar aparatul să funcționeze din acel moment doar în noul sediu. Vă reamintim că rice schimbare privind starea sau situația aparatelor de marcat deja instalate trebuie înregistrată la Fisc prin depunerea unei notificări la autorități - formularul F4105, în cel mult cinci zile lucrătoare de când a apărut situația. Un articol complet dedicat acestui subiect găsiți aici.

 Atenție! Chiar dacă nu își desfășoară activitatea comercială la un sediu fix, comercianții nu scapă de obligația de a avea o casă electronică de marcat. Orice vânzare făcută direct către populație, indiferent că are loc în cadrul unui târg, a unei expoziții sau pur și simplu pe stradă, dintr-o rulotă ori din spatele unui stand, trebuie să fie înregistrată pe o casă de marcat electronică, fiscalizată, astfel că și comercianții cu activitate ambulantă sunt obligați să aibă case de marcat electornice.