Fiscalizarea unei case de marcat electronice - ghid practic cu procedura și actele necesare

Potrivit sursei citate, înainte de înscrierea numărului de identificare fiscală în memoria casei de marcat, este foarte important ca tehnicianul să se asigure că seria înscrisă în certificat corespunde cu seria de fabricație a aparatului ce urmează a fi instalat.

Florin Băjan, director general Zeus Service, distribuitor autorizat și exclusiv al caselor de marcat Daisy în România a precizat că există trei variante pentru a fiscaliza un aparat de marcat electronic, fiecare necesitând o altă perioadă de timp pentru finalizare – de la câteva minute la câteva săptămâni de la depunerea actelor.

„Cea mai rapidă variantă este online, prin completarea formularului C801 și depunerea acestuia pe SPV (spațiul virtual privat). În acest fel, NUI-ul se poate obține în maximum 20 minute. În cazul depunerii cererii online, sub forma unui fișier pdf inteligent, contribuabilul poate solicita NUI-ul pentru mai multe aparate fiscale ce urmează a fi instalate, indiferent pe ce rază teritorială urmează ca ele să fie instalate”, a detaliat Băjan.

El a explicat că cel mai frecvent, contibuabilii apelează la contabilul cu care lucrează pentru îndeplinirea acestei proceduri.

„În acest caz, este obligatoriu să existe o împuternicire autentificată la notar privind accesarea SPV de către contabil, în mod expres”, a punctat Florin Băjan.

Cea de-a doua variantă presupune, conform directorului Zeus Service, depunerea de către client a documentelor la ghișeul ANAF, iar numărul de identificare fiscală se obține în 7-10 zile. Contribuabil poate depune o singură cerere indiferent de numărul de aparate fiscale pe care dorește să le înregistreze, atâta timp cât punctele de lucru unde acestea vor funcționa se află în raza teritorială a organului fiscal unde se depune cererea.
Ultima și cea mai lungă dintre variantele disponibile este prin intermediul contractului încheiat cu distribuitorul caselor de marcat care se poate ocupa de procesul de fiscalizare, la solicitarea clientului.
Conform lui Florin Băjan, această variantă este cea mai îndelungată procedură, fiind necesare uneori chiar și două luni până la momentul în care casa de marcat devine funcțională.

Indiferent de modalitatea prin care alegeți să fiscalizați casa de marcat electronică, ar trebui să știți că procesul în sine nu afectează activitatea curentă a firmei, nefiind necesară sistarea operațiunilor.

„Se poate folosi vechea casă de marcat până la momentul în care noul model de casă de marcat cu jurnal electronic este funcțională”, a confirmat, la solicitarea avocatnet.ro, Florin Băjan, director general Zeus Service, distribuitor autorizat și exclusiv al caselor de marcat Daisy în România.

Acte necesare

Pentru obținerea numărului unic de identificare fiscală și fiscalizarea aparatului electronic de marcat sunt necesare mai multe documente, unele ale firmei care își înlocuiește casa de marcat, iar altele ce trebuie furnizate de distribuitorul de la care se cumpără aparatul.

Astfel, după cum explică Florin Băjan, pentru fiscalizare, firma trebuie să pregătească:

• Copie după Codul Unic de Înregistrare (CUI);
• Copie după Certificat de Înregistrare Fiscală (CIF) - doar în cazul firmelor plătitoare de TVA;
• Copie după certificatul constatator, și rezoluția O.R.C., inclusiv mențiunile pentru punctul de lucru unde se instalează casa de marcat;
• Copie după contractul de închiriere/comodat de la adresa unde se va instala casa de marcat;
• Copie după BI/CI al administratorului/delegatului
• Pentru regim volant trebuie să aveți Certificat constatator pentru activități desfășurate la terți, precum și copie a contractului de închiriere sau comodat de la sediul firmei.

În același timp, mai precizează Băjan, distribuitorul caselor de marcat de unde faceți achiziția trebuie să vă ofere următoarele documente:

• Copie după factura și chitanța prin care se face dovada achiziționării casei de marcat;
• Copie după avizul de distribuție și service pentru modelul achiziționat;
• Copie după Certificatul de Garanție;
• Copie după Procesul Verbal de sigilare a casei de marcat;
• Două exemplare a cererii tip pentru atribuirea numărului de ordine a seriei fiscale;
• Un exemplar declarație tip pentru adresa unde se instalează casa de marcat.

"În situația în care se depun online, toate documentele de mai sus se scanează și se arhivează într-un singur fișier .zip care se atașează la documentul pdf inteligent", a mai menționat directorul general Zeus Service, distribuitor autorizat și exclusiv al caselor de marcat Daisy în România.

Vă reamintim că toți operatorii economici care vând bunuri sau servicii direct către populație și încasează contravaloarea acestora cash sau cu cardul sunt obligați să fie dotați cu case de marcat electronice, vechile aparate cu rolă-jurnal de hârtie nemaifiind acceptate de autorități începând cu 1 noiembrie. Lipsa noilor case de marcat poate fi sancționată, de la 1 noiembrie, cu sume cuprinse între 8.000 și 10.000 de lei, iar firmelor le sunt confiscate sumele nejustificate și li se suspendă activitatea până-și schimbă casele de marcat și achită amenzile.

Cum alegi cea mai bună casă de marcat pentru firma ta? Am scris noi deja un articol cu câteva sfaturi ca să știi ce trebuie să iei în calcul atunci când decizi să îți achiziționeză un aparat de marcat electronic.