Cum decontăm cheltuielile de transport ale salariatului?

Potrivit Codului fiscal, când locuința salariatului e în altă localitate, dacă angajatorul nu suportă cheltuieli de cazare (fie că-i asigură locuința, fie că-i decontează chiria), cheltuielile de deplasare la și de la locul de muncă nu sunt venit impozabil și nu se aplică acestora contribuții sociale.

"În cazul în care salariatul are domiciliul în altă localitate decât cea în care este locul de muncă, angajatorul poate deconta cheltuielile de transport dacă nu-i asigură acestuia locuință sau nu suportă contravaloarea chiriei. Sunt necesare documente justificative (facturi, bonuri fiscale etc.). Nu se operează nicio modificare în contractul de muncă standard, iar contravaloarea acestei sume nu intră în baza de calcul a impozitului pe venit al salariaților și al contribuțiilor sociale", precizează expertul contabil Mihaela Adina Călin pentru Trusted.ro.

În a doua situație, când reședința salariatului e în aceeași localitate cu locul de muncă, potrivit Codului fiscal, nu e considerată venit impozabil contravaloarea transportului la și de la locul de muncă al salariatului, acordată de angajator potrivit prevederilor din contractul de muncă. Nici contribuțiile sociale nu se aplică sumelor respective, în aceleași condiții. Așadar, față de situația de mai sus, aici e necesară o precizare expresă în contractul de muncă în privința decontării transportului.

"Pentru ca societatea comercială să poată deconta cheltuielile cu transportul, este necesară includerea prevederii și a modalității de efectuare a transportului (cu mijloacele de transport, cu autoturismul propriu etc.) în contractul de muncă", potrivit expertului.

Bine de știut: Ce beneficii pot să acorde firmele salariaților proprii? Tichete valorice, cadouri, ajutoare stabilite prin contractul de muncă, abonamente medicale ș.a.

Dacă transportul e efectuat cu mașina proprie a salariatului, atunci e necesar și un contract de comodat pentru folosirea autoturismului pentru firmă. "Societatea comercială poate să deducă 50% din costurile aferente autoturismului (combustibil, reparații, asigurare etc.). Pentru firmele plătitoare de impozit pe profit, cheltuielile cu transportul salariaților reprezintă cheltuieli sociale și sunt deductibile în limita de 5% aplicată valorii cheltuielii cu salariile", a subliniat expertul contabil pentru Trusted.ro.

Util: Ce ar trebui să știi despre regimul fiscal al autoturismelor din patrimoniul firmei