Orele suplimentare: Când trebuie plătite de angajator și cum te pregătești pentru controalele inspectorilor

Când se plătește munca suplimentară. În esență, plata orelor suplimentare, adică a muncii peste programul obișnuit, este obligatorie atunci când angajatorul le cere salariaților să lucreze în plus. De asemenea, plata orelor suplimentare mai este necesară dacă salariaților li se impune terminarea urgentă a unui proiect și aceștia acceptă tacit, știind că munca ce îi așteaptă implică automat rămânerea peste program.

„Angajatul are dreptul să solicite compensații dacă angajatorul i-a cerut expres să rămână peste program sau dacă a acceptat tacit, pe motiv că trebuie finalizat un proiect în regim de urgență și angajatului i-ar fi fost imposibil să îndeplinească această sarcină în timpul normal de lucru”, au explicat, într-o opinie remisă redacției noastre, Gabriela Ilie, managing associate la Reff & Asociații, și Andreea Ilinca, manager, global employer services, la Deloitte România.

Ce prevede Codul muncii? Munca peste programul obișnuit se face numai la cererea angajatorului, însă doar dacă salariații sunt de acord cu orele suplimentare. Totuși, există și o excepție: nu este nevoie de acord în caz de forță majoră sau pentru lucrările urgente pentru prevenirea accidentelor sau înlăturarea consecințelor accidentelor.

Când NU se plătește munca suplimentară. În teorie, lucrurile sunt simple aici: dacă salariații stau peste program din motive personale, nu se impune plata orelor suplimentare. De exemplu, salariații pot lucra peste program pentru că nu sunt destul de eficienți încât să-și rezolve sarcinile zilnice în timpul programului normal.

„În schimb, angajatul nu este îndreptățit la compensații pentru ore suplimentare în cazul în care a rămas la muncă peste program din alte motive (interese personale, lipsă de eficiență etc.). Cum poate demonstra, însă, angajatorul că angajatul a fost, spre exemplu, ineficient în timpul programului și aceasta a fost cauza pentru care a rămas peste program?”, au scris specialistele citate, făcând referire la o documentație adecvată pe care angajatorul ar trebui să o pregătească, dar fără să detalieze ideea.

Practic, orice angajator ar trebui să poată demonstra, dacă este verificat de inspectorii muncii, că salariații au lucrat peste program fără să li se ceară asta. Angajatorul trebuie să fie pregătit să-și argumenteze punctul de vedere folosind orice documente pe care le are la îndemână, cum ar fi corelarea evidenței muncii cu sarcinile din fișele de post și rapoartele privind activitatea salariaților.

O altă practică ce poate fi de ajutor este ca, atunci când este nevoie de muncă suplimentară, angajatorul să ceară în scris prestarea ei și tot în scris să aibă acordul/refuzul salariaților. Atunci când există situații de pericol, acestea ar trebui documentate intern ulterior, tocmai pentru a putea arăta inspectorilor urgența pentru care a fost necesară prestarea orelor suplimentare fără acord. Desigur, aceste sugestii sunt pur orientative și orice angajator ar trebui să se consulte cu profesioniști (avocați, consilieri juridici, experți în legislația muncii etc.) pentru o pregătire adecvată.

De ce ar trebui, totuși, evitată munca suplimentară

Angajatorul n-are mereu de câștigat din prestarea orelor suplimentare de muncă și poate că acest lucru ar trebui să-l convingă să ceară cât mai rar salariaților să stea peste program.

Absenteismul poate fi, de exemplu, o problemă care să apară după o perioadă ce implică muncă suplimentară. Asta pentru că salariaților le este afectată sănătatea și lipsesc de la lucru. Însă se poate și ca salariații să vină la serviciu în continuare, dar să nu mai fie la fel de productivi ca de obicei.

„Nu este de neglijat nici o altă posibilă consecință, [în afară de dificultatea de a atrage noi salariați], și anume absenteismul – fie că sunt prezenți la serviciu, fie că lipsesc în principal din motive medicale, productivitatea oamenilor este semnificativ afectată. Astfel, se ajunge în situația în care, deși numărul de ore petrecute la serviciu (munca suplimentară) este mare, productivitatea este scăzută”, au subliniat Gabriela Ilie și Andreea Ilinca.

Conform unui document al Organizației Internaționale a Muncii referitor la munca suplimentară, angajatorii se pot confrunta atât cu o productivitate scăzută în timpul orelor suplimentare, cât și cu probleme de securitate și sănătate la locul de muncă (crește riscul apariției accidentelor de muncă, salariații sunt mai stresați și mai obosiți).

Pentru a evita neplăcerile legate de munca suplimentară, angajatorii ar trebui să-și eficientizeze constant procesele de muncă, să facă o planificare mai eficientă a forței de muncă, să adapteze sau să schimbe periodic dispozitivele folosite de salariați, să ia în considerare creșterea numărului de salariați, să asigure pregătirea și dezvoltarea angajaților și să fie atenți și la stilul de lucru și profesionalismul managerilor.

„În contextul în care experiența angajaților este una dintre prioritățile angajatorilor atât pe plan local, cât și pe plan global, iar concurența pe piața muncii este și ea una globală, abordarea muncii suplimentare de către angajator poate deveni un element esențial în decizia unui angajat de a părăsi un angajator, respectiv în decizia de a accepta o ofertă din partea unui angajator”, au conchis Gabriela Ilie și Andreea Ilinca.

Ce bani trebuie să ajungă la salariați pentru orele suplimentare

Codul muncii stabilește că orele suplimentare se compensează prin ore libere plătite în următoarele 60 de zile calendaristice. Dacă această compensare nu este posibilă în termenul legal, munca suplimentară trebuie plătită prin adăugarea unui spor salarial corespunzător, care să fie de cel puțin 75% din salariul de bază. Și aici lucrurile pot părea simple, însă specialiștii punctează că angajatorii se pot lovi de probleme.

„În practică, această chestiune nu este abordată în mod unitar. În acest context, se pune problema cum va fi compensat salariatul pentru munca suplimentară în cazul în care i se acordă orele libere plătite - acesta va primi salariul pentru munca prestată, la care se adaugă plata pentru orele libere astfel încât munca sa suplimentară este compensată cu o sumă egală cu 200% din salariul său la care se adaugă orele libere, sau va primi doar plata pentru orele libere, caz în care salariatul va beneficia doar o sumă egală cu 100% din salariul său la care se adaugă orele libere?”, se întreabă Cristina Randjak, avocat senior coordonator la BPV Grigorescu Ștefănică, într-un articol recent din Revista Română de Dreptul Muncii.

Conform specialistei, prima variantă este cea corectă - adică angajatul stă acasă și primește atât salariul obișnuit, cât și salariul corespunzător orelor suplimentare lucrate:

„În opinia noastră, prima variantă este cea corectă, dat fiind că munca prestată se compensează cu salariu, ceea ce înseamnă că salariații care au prestat muncă suplimentară vor primi salariul aferent acesteia, plata orelor libere acordându-se suplimentar față de acest salariu. De asemenea, în condițiile în care munca suplimentară nu s-ar compensa prin ore libere plătite în termenul prevăzut de lege, salariatul nu ar primi doar sporul la salariu, ci acest spor s-ar adăuga la salariul aferent muncii suplimentare prestate, astfel cum s-a stabilit în jurisprudență. Pentru identitate de rațiune, acest argument ar trebui aplicat în mod similar similar în cazul compensării muncii suplimentare cu ore libere plătite.”

Asta înseamnă că pentru angajator este mai avantajos să se ajungă doar la acordarea sporului salarial, fără să se dea ore libere plătite. „Angajatorul ar putea prefera varianta compensării muncii suplimentare cu sporul prevăzut de lege, caz în care îi plătește salariatului doar 175% din salariu pentru fiecare oră de muncă suplimentară, cu consecința reducerii costurilor și beneficierii de munca salariatului fără acordarea de timp liber”, a punctat avocata.

Însă trebuie subliniat că angajatorul este obligat la compensarea muncii suplimentare cu ore libere plătite. Și numai dacă acest lucru nu este posibil, în termenul de 60 de zile calendaristice, se ajunge doar la plata sporului salarial. Aici trebuie ținut cont și că sporul poate fi negociat de părți astfel încât să fie de peste 75% din salariul de bază.

„Nu în ultimul rând, este posibil ca angajatorul să compenseze anticipat munca suplimentară, prin acordarea de zile libere plătite din care să fie compensate orele suplimentare ce vor fi prestate în următoarele 12 luni. Și în acest caz, munca suplimentară va fi compensată cu 200% din salariu și timp liber”, a mai spus Cristina Randjak.

Important! Conform unui proiect de lege adoptat recent de Parlament, sancționarea încălcării regulilor muncii suplimentare va fi mai aspră. Astfel, dacă acum sancțiunea este între 1.500 și 3.000 de lei indiferent câți salariați sunt vizați, pe viitor aceasta va fi între 1.500 și 3.000 de lei pentru fiecare angajat pentru care s-a încălcat legea.