Cinci recomandări de la auditori pentru a pregăti corect situația financiară a companiei

De aceea, se recomandă ca acest proces să înceapă cât mai timpuriu, pentru a evita eventuale întârzieri de raportare, în special, către acționari, dar și către alți utilizatori importanți de situații financiare (de ex. investitori, creditori) și, nu în ultimul rând, către instituțiile statului. Înainte de a pregăti și transmite către auditori situațiile financiare în vederea emiterii unei opinii asupra acestora, auditorii financiari au câteva recomandări izvorâte din cele mai des întâlnite ajustări propuse ca urmare a misiunilor de audit realizate.

Inventarierea patrimoniului

Conform prevederilor legale în vigoare, această operațiune trebuie să aibă în vedere inventarierea integrală a patrimoniului deținut de către entitate, atât al elementelor de activ, cât și de pasiv, prin intermediul unei comisii de inventariere, pentru a se stabili valoarea de inventar a tuturor elementelor patrimoniale. În practică, auditorii constată că această operațiune este, deseori, formală sau se rezumă la inventarierea doar a anumitor categorii de active (de ex. stocuri), lăsând la o parte celelalte categorii de active și pasive.

Desigur, auditorii, în cadrul misiunii de audit nu se bazează pe procedurile de inventariere realizate de către entitate, întrucât nu reprezintă o sursă credibilă din perspectiva probelor de audit, dar, constituie un semnal pe care conducerea entității îl transmite vizavi de comportamentul pe care aceasta îl are în ceea ce privește gradul de conformitate cu prevederile legale aplicabile.

În ceea ce privește inventarierea patrimonială, de cele mai multe ori auditorii constată că nu sunt valorificate rezultatele inventarierii, acestea blocându-se în etapa de aprobare și asumare a rezultatelor inventarierii în cadrul Consiliului de Administrație, mai ales în cazurile în care diferențele de inventariere sunt semnificative și implică asumarea acestora de către mai multe departamente și persoane. Drept urmare, înregistrarea în evidențele contabile a rezultatelor inventarierii sunt amânate pentru perioadele următoare, cu repercusiuni asupra prezentării imaginii fidele a patrimonului deținut de către entitate la data raportării.

Auditorii atrag atenția asupra faptului că reflectarea în contabillitate a rezultatelor inventarierii nu reprezintă o opțiune, aceasta având un caracter obligatoriu impus de către legiuitor, iar înregistrarea în contabilitate a diferențelor se realizează în conformitate cu prevederile contabile aplicabile. 

De asemenea, auditorii constată deseori că operațiunile de inventariere se rezumă doar la inventarierea faptică a bunurilor care au o formă tangibilă și sunt deținute de către entitate (de ex. stocuri de marfă/produse finite, echipamente, mașini) și nu se extinde la inventarierea integrală a patrimoniului entității (de ex. creanțe/datorii comerciale, bănci, avansuri, împrumuturi, datorii acționari, capital social), fapt ce conduce la o prezentare eronată a patrimoniului entității pentru elementele care nu sunt supuse inventarierii.

Recomandarea auditorilor vine în sensul inventarierii integrale a patrimoniului.

Provizioane pentru litigii

Nu de puține ori, o entitate este implicată în diverse litigii, atât comerciale, cât și de muncă sau chiar penale. Obținerea unei situații detaliate de la departamentul juridic a tuturor litigiilor în care este implicată entitatea și evaluarea acestora pentru a stabili în ce măsură există probabilitatea ieșirii unor resurse pentru a onora eventuale obligații în sarcina entității reprezintă o etapă importantă pentru a pregăti un set de situații financiare care să ofere o imagine fidelă.

În cadrul evaluării acestui provizion, două principii sunt esențiale, și anume:

• principiul prudenței (datoriile nu trebuie subevaluate, iar activele nu trebuie supraevaluate);
• principiul pragului de semnificație (valoarea provizionului rezultat este semnificativă dacă omiterea acesteia ar afecta semnificativ rezultatul și ar influența deciziile pe care le-ar putea lua utilizatorii de situații financiare).

O sursă suplimentară și utilă pentru obținerea unor informații cu privire la litigiile în care este implicată o entitate, pe lângă sursele interne disponibile în cadrul entității și la care auditorii apelează, este reprezentată de sursele publice (de ex. portal.just.ro, buletinele de insolvență, informații publicate de anumite autorități ale statului: Consiliul Concurenței), cu ajutorul cărora auditorii completează și evaluează informațiile obținute de la reprezentanții entității.

Stimulente primite la încheierea unor contracte de închiriere

Deseori, o entitate încheie contracte de închiriere în care sunt prevăzute anumite stimulente acordate de către locator, fie la semnarea contractelor, fie la renegocierea celor existente.

Aceste stimulente îmbracă diverse forme, ca de exemplu:  un anumit număr de luni de chirie gratuit, chirie mai mică în primele luni de contract, suportarea costului cu modernizarea aferentă activului închiriat de către entitate.

Nu în puține cazuri, auditorii financiari constată că entitatea nu realizează o analiză a acestor stimulente și nu reflectă impactul acestora în situațiile financiare cel puțin la data raportării, conform prevederilor contabile aplicabile, ajustările fiind identificate și propuse de către auditori în cadrul misiunii de audit, desigur, în cazul în care auditorii consideră că au un impact semnificativ asupra situațiilor financiare.

Raportându-ne la cadrul contabil românesc, stimulentele primite de către chiriaș trebuie evaluate și reflectate în situațiile financiare sistematic, aplicând o bază liniară, pe durata contractului de închiriere, acestea înregistrându-se ca o reducere a cheltuielii cu chiria.

Auditorii recomandă revizuirea tuturor contractelor de închiriere în care entitatea este parte, pentru a identifica, evalua și înregistra în contabilitate valoarea stimulentelor primite de la locator, conform referențialului contabil aplicabil. În lipsa înregistrării acestora, pe lângă faptul că nu se respectă prevederile contabile aplicabile, iar autoritățile statului vor fi îndreptățite să perceapă amenzi, rezultatele raportate de către entitate sunt denaturate și neconforme, performanța și indicatorii financiari fiind afectați cu repercusiuni și asupra indicatorilor de performanță trasați de către acționari în sarcina top managementului.

Reevaluarea imobilizărilor corporale

Referențialul contabil românesc menționează că, în cazul entităților care au ales ca model prezentarea activelor imobilizate la valoare justă, reevaluarea să se realizeze cu suficientă regularitate, astfel încât valoarea contabilă să nu difere substanțial de valoarea justă la data bilanțului.

Termenul de regularitate este deseori interpretativ și motiv de dispută între auditori și entitatea auditată, în lipsa unei obligații legale clare care să susțină un punct de vedere sau altul.

Deseori,  în practică, această regularitate este legată de obligativitatea pe care entitățile au avut-o în trecut de a evalua o parte din imobilizările corporale (terenuri, clădiri) cel puțin o dată la trei ani. Această obligativitate legală, chiar caducă fiind, inclusă în manualul de politici contabile al entității, poate deveni o regulă pentru entitate în ceea ce privește regularitatea reevaluării imobilizărilor corporale.

Însă, nu de puține ori, pot exista evenimente și indicii care pot conduce la realizarea unei reevaluări la perioade mai mici de trei ani. De exemplu:

• rezultate operaționale negative înregistrate de către entitate în mai mulți ani consecutivi,
• dinamica prețurilor de pe piața imobiliară,
• anumite restructurări realizate la nivelul grupului din care face parte entitatea auditată.

În astfel de cazuri, pentru a evita eventuale divergențe de opinie cu auditorii financiari, este recomandabil să existe un raport de reevaluare la data bilanțului întocmit de către un specialist independent, care să demonstreze că nu există diferențe semnificative între valoarea contabilă și valoarea reevaluată stabilită de către evaluator, desigur, luând în considerare toate premisele sub care se vor realiza beneficiile economice viitoare generate de activele supuse reevaluării.

Ajustări depreciere stocuri

În cazul entităților care înregistrează stocuri de produse finite și/sau mărfuri, evaluarea acestora se realizează la data raportării la minimul dintre costul de achiziție și valoarea realizabilă netă.

În practică, contabilii întâmpină dificultăți în a determina valoarea realizabilă netă a stocurilor. Deseori, aceasta reprezintă prețul de vânzare obținut de către entitate în perioada ulterioară raportării minus costurile estimate necesare vânzării (de ex. transport, discount-uri acordate).

În cazul în care nu există vânzări efective de stocuri în perioada ulterioară, pentru a determina valoarea realizabilă netă, auditorii recomandă estimarea acestora folosind anumite informații ca de exemplu:

• prețul mediu de vânzare din perioadele precedente,
• prețul de listă,
• raportarea la prețurile competitorilor pentru bunuri cu caracteristici similare.

Toate informațiile trebuie corelate cu probabilitatea de valorificare a stocului respectiv într-o perioadă scurtă de timp. Dacă sunt indicii că anumite stocuri de produse finite sau mărfuri nu pot fi valorificate prin vânzare, întrucât nu mai există cerere pentru acestea sau acele stocuri sunt uzate moral, atunci, este prudent ca acestea să fie ajustate pentru depreciere, iar impactul acestor ajustări să afecteze performanța entității. Astfel, stocurile sunt reflectate la o valoare care nu este supraevaluată.

De 25 de ani, știm tot ce ce întâmplă în fiscalitate. Analizăm, dezbatem și împărtășim din experiența și practica noastră de la PKF Finconta în seria informativă Memo fiscal.