Cine trebuie să își numească un responsabil în relația cu Oficiul pentru prevenirea spălării banilor

Cine (nu) are obligația să desemneze un responsabil?

Subiectul obligațiilor din Legea nr. 129/2019, printre care se numără și aceea de avea un responsabil desemnat Oficiului, este entitatea raportoare. Acestea sunt enumerate la articolul 5 din lege, dar nu toate acele entități sunt obligate să aibă o persoană desemnată la ONPCSB.

Entitățile raportoare sunt băncile și alte instituțiile de credit, furnizori de servicii de jocuri de noroc, agenții imobiliare, avocați, notari, auditori, experți contabili, consultanți fiscali ș.a.m.d., firme, inclusiv persoane fizice care comercializează (ca profesioniști, nu de două ori pe an, pe site-urile de anunțuri) bunuri ori prestează servicii dacă efectuează tranzacții în numerar de minimum 10.000 de euro (echivalentul în lei), indiferent dacă tranzacția se execută odată sau prin mai multe operațiuni legate.

Concret, legea prevede că: "Entitățile raportoare au obligația de a desemna una sau mai multe persoane care au responsabilități în aplicarea prezentei legi, cu precizarea naturii și limitelor responsabilităților încredințate, ale căror nume vor fi comunicate Oficiului, exclusiv în format electronic, prin canalele puse la dispoziție de către acesta".

De la această regulă, există însă și excepții. Când entitatea este o persoană fizică ea nu va desemna o persoană responsabilă Oficiului, potrivit legii, ceea ce este evident pentru că ea este unicul responsabil de respectarea legii și nu ar avea de ce să-și desemneze pe altcineva ca responsabil, mai exact, un terț. Potrivit legii, entitățile și persoanele fizice care comercializează, în calitate de profesioniști, bunuri sau prestează servicii, în măsura în care efectuează tranzacții în numerar a căror limită minimă reprezintă echivalentul în lei a 10.000 euro nu au obligația de a-și desemna un responsabil.

Chiar și pe vechea lege au fost desemnate persoane responsabile cu relația cu Oficiul. În cazul acestora, dar și al acelora care au pierdut dovada transmiterii documentului privind desemnare, Oficiul a lămurit recent că e necesară obținerea unui cont în sistemul electronic de raportare al ONPCSB: "Pentru entitățile raportoare care au desemnat una sau mai multe persoane în relația cu Oficiul înaintea intrării în vigoare a Legii nr. 129/2019 sau care nu mai au dovada transmiterii documentului privind desemnarea persoanei, vor transmite informațiile în temeiul Legii nr. 129/2019, exclusiv în format electronic, prin parcurgerea etapelor în vederea obținerii unui cont în SETD".

Important! După numeroase întrebări pe această temă, Oficiul a oferit recent o lămurire foarte importantă pe subiectul desemnării unui responsabil: mai exact, că auditorii, experţii contabili şi contabilii autorizaţi, cenzorii, persoanele care acordă consultanţă fiscală, financiară, de afaceri sau contabilă nu sunt obligați să desemneze pentru clienții lor persoana responsabilă - principiul enunțat de Oficiu se rezumă la ideea că fiecare entitate desemnează pentru sine, nu pentru alții.

Desemnarea și raportarea se fac în sistemul electronic al Oficiului

Legea a intrat în vigoare pe 21 iulie 2019 și prevede ca termen de conformare cu obligațiile sale, printre care și desemnarea responsabilului, 180 de zile de la această dată: 17 ianuarie 2020 este practic termenul de conformare. Pe site-ul Oficiului scrie că crearea unui cont în sistem pentru desemnarea persoanei și pentru raportarea online se poate face și după termenul prevăzut de lege.

Folosirea acestui sistem e obligatorie pentru entitățile raportoare. Înregistrarea în vederea obținerii unui cont e o chestiune pe care ar fi util să o facă și cei care nu se identifică momentan printre enitățile raportoare din cauza limitei respective pentru tranzacțiile în numerar - motivul: în ziua în care vor realiza că ar trebui sau ar fi trebuit să facă o anumită raportare pentru că au depășit acea limită valorică la tranzacție ar putea fi foarte târziu pentru obținerea contului în sistem și efectuarea raportării ar fi mult întârziată.

Etapele obținerii unui cont sunt expuse pe site-ul ONPCSB, unde găsim și un manual pentru utilizatori. Oricum, așa cum spuneam, obținerea contului e o chestiune de durată.

Ce face, în mare, această persoană desemnată?

Printr-o formulare atotcuprinzătoare, Legea nr. 129/2019 stabilește că responsabilul se ocupă de aplicarea legii, asta însemnând raportări și nu numai. Oficiul trebuie să știe cine este persoana desemnată și care sunt responsabilitățile acesteia precum și limitele acestor responsabilități.

Potrivit legii, responsabilul are acces direct și în timp util la datele și informațiile relevante deținute de entitățile raportoare ca să poată să-și îndeplinească obligațiile prevăzute de lege.

Într-o oarecare măsură, putem compara acest responsabil cu cel pe protecția datelor (cunoscut pe scurt și ca DPO). Așa cum DPO-ul este obligatoriu pentru anumite firme sau persoane care prelucrează date personale, așa și responsabilul acesta e obligatoriu pentru entitățile raportoare stabilite de lege. Inclusiv protecțiile acestei poziții aduc aminte oarecum de cele oferite prin GDPR DPO-ului: de exemplu, entitățile raportoare au obligația de a crea mecanisme de protejare a acestora, inclusiv prin acordarea dreptului de a se adresa în nume propriu pentru a semnala autorităților statului încălcări de orice natură ale prezentei legi în cadrul entității raportoare, caz în care identitatea acestor persoane va fi protejată corespunzător.