Adoptarea unor proceduri interne și instruirea periodică a angajaților pe chestiuni de spălare a banilor, obligatorii pentru unele firme

Obligația de a stabili proceduri interne este cuprinsă în Legea nr. 129/2019 în sarcina entităților raportoare. Nu are însă aceeași dimensiune pentru toate entitățile, pentru că trebuie să fie adaptată la natura și volumul activității defășurate, iar acolo unde entitatea face parte dintr-o categorie juridică cu reglementări specifice și cerințe speciale, atunci configurația acestor proceduri interne se mulează și pe aceste reglementări și cerințe specifice. Acum, Legea nr. 129/2019 este completată și de norme de aplicare, publicate luni în Monitorul Oficial prin Ordinul Oficiului Naţional de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor (ONPCSB) nr. 102/2020.

Entitățile raportoare, definite expres în lege, cuprind instituții financiar-bancare, furnizori de servicii de jocuri, auditori, experți contabili, consultanți fiscali, avocați, notari, agenții imobiliare, precum și "alte entități și persoane fizice care comercializează, în calitate de profesioniști, bunuri sau prestează servicii, în măsura în care efectuează tranzacții în numerar a căror limită minimă reprezintă echivalentul în lei a 10.000 euro, indiferent dacă tranzacția se execută printr-o singură operațiune sau prin mai multe operațiuni care au o legătură între ele". În această categorie se regăsesc multe companii de la noi, iar, potrivit normelor recent publicate, procedurile interne sunt obligatorii pentru aceste entități doar atunci când "au loc tranzacții în numerar, a căror limită minimă reprezintă echivalentul în lei a 10.000 EUR, indiferent dacă tranzacția se execută printr-o singură operațiune sau mai multe operațiuni care au o legătură între ele" (practic, atâta vreme cât sunt considerate de lege entități raportoare, au și obligația implementării unor proceduri interne).

Potrivit normelor recent publicate, conducerea entității aprobă anumite documente emise în scopul atenuării și gestionării eficace a riscurilor de spălare de bani sau de finanțare a terorismului:

• normele interne ar trebui să includă măcar chestiuni ce țin de cunoașterea clientelei (una dintre principalele obligații imputabile tuturor entităților vizate de Legea contra spălării banilor), cum se realizează raportarea și furnizare promptă a datelor la solicitarea autorităților competente, dar și care sunt măsurile de păstrare a evidențelor și a tuturor documentelor, conform cerințelor din Legea nr. 129/2019;
• proceduri de administrare a riscurilor care conțin cel puțin măsuri de identificare, evaluare și gestionare a riscurilor, precum și criteriile, aspectele, scenariile și intervalele de timp în funcție de care se identifică tranzacțiile legate între ele;
• proceduri care stabilesc mecanismele de control intern, de comunicare și management de conformitate;
• proceduri care stabilesc mecanisme ce cuprind măsuri aplicabile în materie de protecție a personalului propriu implicat în procesul de aplicare a acestor politici împotriva oricăror amenințări ori acțiuni ostile sau discriminatorii;
• politici de instruire și evaluare periodică a angajaților.

Toate documentele ce cuprind chestiunile de mai sus trebuie să se regăsească în evidențele firmei pentru ca cei de la ONPCSB să le poată verifica, dacă vin în control - e alegerea firmei cum le păstrează (în format letric sau electronic, ambele fiind menționate în norme).

De asemenea, toate aceste proceduri interne trebuie revizuite, cel puțin o dată pe an sau ori de câte ori se impune, potrivit normelor.

În lege este prevăzută inclusiv obligația de a asigura o funcție de audit independent în scopul testării politicilor, normelor interne, mecanismelor și procedurilor de mai sus.

Totuși, auditul obligatoriu nu se aplică tuturor entităților, ci doar celor care, în ultimul exercițiu financiar încheiat, depășesc cel puțin două dintre următoarele criterii:

• total active: 5.000.000 lei;
• total cifră de afaceri netă: 10.000.000 lei;
• numărul mediu de salariați: 30.

Util: Două mari obligații pentru firme din Legea contra spălării banilor și o excepție, explicate pe înțelesul oricui

Toate normele, procedurile, mecanismele și politicile descrise mai sus trebuie aduse la cunoștința angajaților și aplicate efectiv în activitatea desfășurată de entitatea respectivă, este punctat în normele de aplicare. Cu alte cuvinte, procedurile nu ar trebui să fie doar cuvinte pe hârtie, scoasă din sertar doar atunci când autoritățile vin în control.

Obligația de instruire a angajaților trebuie făcută cel puțin o dată pe an sau de fiecare dată când se impune (politicile se schimbă, de pildă, fiind necesară cunoașterea celor noi).

Ce presupune procesul de verificare și instruire a angajaților? Potrivit normelor:

• presupune impunerea de standarde adecvate la angajarea persoanelor cu responsabilități în aplicarea dispozițiilor prevăzute de Legea contra spălării banilor;
• includerea, după caz, în fișele de post ale angajaților a atribuțiilor specifice și concrete ce le revin în ceea ce privește aplicarea dispozițiilor prevăzute de lege;
• evaluarea periodică a cunoștințelor legale în materia prevenirii spălării banilor și finanțării terorismului și a modului de aplicare concretă și corespunzătoare, în cadrul intern, a obligațiilor ce le revin conform atribuțiilor primite în baza dispozițiilor Legii; nivelul evaluării trebuie să fie proporțional cu rolul lor în cadrul entității reglementate și cu riscurile de spălare a banilor și de finanțare a terorismului pe care le pot detecta în cadrul activității;
• participarea la programe de instruire având ca scop recunoașterea de către angajați a operațiunilor care pot avea legătură cu spălarea banilor sau cu finanțarea terorismului.

De asemenea, trebuie păstrate în evidențele proprii documentele care dovedesc chestiunile de mai sus.