avocatnet.ro 
Potrivit Legii nr. 129/2019 pentru prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, entitățile raportoare stabilesc politici și norme interne, mecanisme de control intern și proceduri de administrare a riscurilor de spălare a banilor și de finanțare a terorismului, care includ cel puțin următoarele elemente:
a) măsuri aplicabile în materie de cunoaștere a clientelei;
b) măsuri aplicabile în materie de raportare, păstrare a evidențelor și a tuturor documentelor conform cerințelor din prezenta lege și de furnizare promptă a datelor la solicitarea autorităților competente;
c) măsuri aplicabile în materie de control intern, evaluare și gestionare a riscurilor, managementul de conformitate și comunicare;
d) măsuri aplicabile în materie de protecție a personalului propriu implicat în procesul de aplicare a acestor politici, împotriva oricăror amenințări ori acțiuni ostile sau discriminatorii;
e) instruirea și evaluarea periodică a angajaților.
f) termenul în care elementele comune ale operațiunilor care au o legătură între ele prezintă relevanță, precum și orice alte scenarii ce ar putea da naștere unor tranzacții legate între ele.
Desigur, se precizează în lege, măsurile sunt luate corespunzător naturii și volumului activității desfășurate. Două lucruri importante trebuie precizate însă aici:
- o dată, că neluarea acestora este serios sancționată în lege, de pildă: pentru nedefinirea normelor interne și pentru neinstruire, avem, în cazul persoanelor fizice, avertisment sau amendă între 25.000 - 150.000 de lei, iar, în cazul persoanelor juridice, raportat la aceleași limite de amendă, cu posibilitatea majorării cu 10% din veniturile totale; desigur, vorbim inclusiv de sancțiuni complementare ce pot fi luate, precum și de amenzi cu atât mai mari în cazul unor încălcări sistematice ale legii;
- al doilea aspect important e că, deși vorbim de niște amenzi contravenționale, unde suntem obișnuiți cu un termen de prescripție de șase luni, în cazul Legii contra spălării banilor termenul de prescripție e de cinci ani; acesta se calculează de la data când s-a comis fapta contravențională, iar faptul că este cu mult mai lung decât termenul general din regimul contravențiilor ar trebui să reprezinte un semn de exclamare pentru importanța acordată aspectelor din Legea contra spălării banilor.
Cu ocazia unui recent webinar organizat de avocatnet.ro pe tema conformării cu legislația contra spălării banilor, unde invitați au fost trei avocați din cadrul Schoenherr și Asociații SCA, discuțiile s-au oprit și pe câteva dintre măsurile pe care entitățile raportoare trebuie să le adopte pentru a se conforma cu Legea 129. Prima dintre acestea și comună tuturor entităților raportoare este cea referitoare la desemnarea unui responsabil cu respectarea acestei legi.
Odată ce acest responsabil a fost desemnat, societatea ar trebui să se asigure că are implementată o procedură internă de raportare a abaterilor de la această lege (a cazurilor de posibilă spălare de bani). „Asta înseamnă că, potrivit legii, canalul de raportare trebuie să fie specific, independent și anonim; prin el trebuie să se asigure și confidențialitatea celor care fac raportările, precum și a celor care sunt suspectate că ar fi făcut ceva cu încălcarea legii; asemănător cu canalul avertizorilor, care va fi adus în România de legea care implementează Directiva Whistleblower”, a subliniat Mara Moga-Paler - Managing Attorney at Law, Schoenherr și Asociații SCA. Desigur, potrivit acesteia, e de la sine înțeles că aici intră și aspecte ce țin de protecția datelor personale. Cum anume ar trebui să arate, din punct de vedere practic, acest canal de raportare? Potrivit specialistei, aici e o chestiune ce ține mai mult de tehnică, orice soluție care satisface scopul cerut de lege, respectiv protejarea celor care fac raportările, inclusiv din perspectiva GDPR, este admisibilă.
Al doilea aspect important cerut de lege și care vizează cu siguranță toate entitățile raportoare este cel referitor la instruirea salariaților. „Toți salariații unității sunt instruiți periodic; cel puțin o dată pe an e obligatoriu, la fel ca în cazul SSM, ca salariații să fie instruiți pe tema Legii contra spălării banilor și cu privire la politicile și normele stabilite intern, a subliniat Mara Moga-Paler”.
Cine ar trebui să facă însă un audit intern independent în ceea ce privește respectarea Legii nr. 129? Aici, normele de punere în aplicare ale Legii nr. 129/2019 ne oferă criteriile la care ne raportăm pentru a contura sfera celor obligați (trebuie bifate cel puțin două criterii):
- total active: 16.000.000 lei;
- total cifră de afaceri netă: 32.000.000 lei;
- numărul mediu de salariați: 50.
Auditul poate fi făcut și de un salariat, care a consimțit pentru adăugarea în fișa postului său a acestor atribuții, însă ideal este să fie externalizat.
În fine, un alt aspect subliniat cu ocazia acestor discuții de către avocații Schoenherr a fost aspectul referitor la păstrarea documentelor: având în vedere că ne raportăm la termenul de cinci ani de prescripție în cazul contravențiilor din această lege, entitățile raportoare ar trebui să se asigure că păstrează cel puțin cinci ani documentele care atestă îndeplinirea măsurilor la care le obligă legea.
Evoremaps