Prevenirea spălării banilor: Instruirea și evaluarea periodică a angajaților e obligatorie în domeniile contabilitate, consultanță fiscală și audit financiar

Obligația de instruire și evaluare periodică a salariaților, în ceea ce privește prevenirea spălării banilor, este stabilită de Legea 129/2019, cu precizarea că pentru domeniile contabil, fiscal și financiar se dau norme speciale. Astfel, cel mai recent au venit norme noi pentru activitatea de audit financiar (oficiale), însă norme noi au mai apărut în 2023 pentru activitatea de contabilitate (oficiale) și pentru cea de consultanță fiscală (proiect).

„Entitățile raportoare au obligația de a asigura periodic instruirea corespunzătoare a angajaților cu privire la dispozițiile prezentei legi, precum și cu privire la cerințele relevante privind protecția datelor cu caracter personal și de a realiza procesul de verificare a angajaților, conform reglementărilor sau instrucțiunilor sectoriale emise de autoritățile competente (...).

Documentele întocmite în acest scop se pun la dispoziția autorităților cu atribuții de control și a organismelor de autoreglementare, la cererea acestora. În funcție de riscurile la care sunt expuse, dimensiunea și natura activității, entitățile raportoare includ, în procesul de instruire a angajaților, participarea la programe speciale de formare permanentă având ca scop recunoașterea de către angajați a operațiunilor care pot avea legătură cu spălarea banilor sau cu finanțarea terorismului”, scrie în Legea 129/2019.

Regulile pentru contabili și firme de contabilitate

Cele mai recente norme sectoriale au fost stabilite în ianuarie 2023, prin Hotărârea 23/701/2023 a Corpului Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România. În acest caz, angajații cu responsabilibilități în prevenirea spălării banilor trebuie să primească acces la politicile, mecanismele și procedurile de prevenire și combatere specifice de la nivelul angajatorului. Și se prevede în mod expres că verificarea cunoștințelor salariaților se face cel puțin anual.

„Profesioniștii contabili (adică persoanele fizice și juridice - n. red.) comunică angajaților politicile, mecanismele și procedurile de prevenire și combatere a spălării banilor și finanțării terorismului, în măsura în care cunoașterea acestora este necesară pentru îndeplinirea responsabilităților în aplicarea Legii nr. 129/2019.

Profesioniștii contabili aplică proceduri de verificare privind însușirea politicilor, mecanismelor și procedurilor de prevenire și combatere a spălării banilor și finanțării terorismului de către angajați, periodic, cel puțin anual. Rolurile și responsabilitățile angajaților implicați în aplicarea normelor de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului se includ în fișele de post sau în regulamentul de ordine interioară. (...) Profesioniștii contabili testează periodic, cel puțin o dată pe an, cunoștințele tuturor persoanelor cu roluri și responsabilități în aplicarea măsurilor de prevenire și combatere a spălării banilor și finanțării terorismului”, prevăd normele.

În esență, angajatorii trebuie să se asigure că salariații își cunosc obligațiile specifice, că pot derula cunoașterea clientelei, că pot identifica riscurile de spălare a banilor și că știu ce să facă în cazuri de acest gen, dar și că știu despre obligațiile specifice de raportare. 

Documentele întocmite pentru instruiri și verificări trebuie păstrate timp de cinci ani de la momentul întocmirii și, dacă este cazul, trebuie puse la dispoziția autorităților competente.

Regulile pentru firme de consultanță fiscală

Momentan, normele pregătite în domeniul consultanței fiscale, pentru aplicarea Legii 129/2019, încă sunt la stadiul de proiect de hotărâre la nivelul Camerei Consultanților Fiscali. Însă este de așteptat ca acestea să apară curând și să înlocuiască normele mai vechi și mai puțin detaliate din Hotărârea 7/2012. Potrivit proiectului, obligația de instruire periodică (fără a indica o periodicitate minimă) este doar pentru firmele de consultanță fiscală:

„Societățile de consultanță fiscală comunică angajaților politicile, normele, procedurile și mecanismele de prevenire și combatere a spălării banilor și finanțării terorismului (...) și asigură aplicarea efectivă a acestora în activitatea desfășurată de entitatea reglementată.

Societățile de consultanță fiscală asigură, periodic sau ori de câte ori se impune, instruirea corespunzătoare a angajaților cu privire la dispoziţiile Legii nr. 129/2019 și a actelor normative emise în aplicarea acesteia, precum şi cu privire la cerinţele relevante privind protecţia datelor cu caracter personal. Instruirea angajaților cu responsabilități în aplicarea normelor de prevenire și combatere a spălării banilor și finanțare a terorismului se realizează în funcție de rolul și atribuțiile acestora în cadrul entității reglementate.”

În linii mari, angajatorii trebuie să asigure instruirea corespunzătoare în domeniul prevenirii spălării banilor, participarea la programe de formare profesională pentru recunoașterea operațiunilor ce pot avea legătură cu spălarea de bani și evaluarea periodică a cunoștințelor specifice și a modului de aplicare a obligațiilor specifice.

De asemenea, documentele întocmite la instruirea și verificarea angajaţilor trebuie păstrate și, dacă este cazul, puse la dispoziţia autorităților competente.

Este precizat în mod expres că, în cazul contabililor care sunt angajați la o persoană juridică, obligația de instruire și evaluare revine angajatorului.

Regulile pentru auditori financiari și firme de audit

Normele cele mai recente pentru activitatea de audit au venit de puțin timp și sunt incluse în Hotărârea 123/2023 a Camerei Auditorilor Financiari din România. În acest caz, se prevede că instruirea este obligatorie cel puțin o dată pe an:

„Firmele de audit și auditorii financiari au obligația de a asigura instruirea corespunzătoare a angajaților cu privire la dispozițiile Legii nr. 129/2019, precum și cu privire la cerințele relevante privind protecția datelor cu caracter personal și de a realiza un proces de verificare a angajaților, prevăzut în normele interne. (...)

Firmele de audit și auditorii financiari au obligația de a asigura, cel puțin o dată pe an sau ori de câte ori se impune, instruirea corespunzătoare a angajaților în baza politicilor interne emise în acest sens și, în funcție de riscurile la care sunt expuse, de dimensiunea și natura activității desfășurate, firmele de audit și auditorii financiari vor include în procesul de instruire participarea la programe speciale de formare permanentă, având ca scop recunoașterea de către angajați a operațiunilor care pot avea legătură cu spălarea banilor sau cu finanțarea terorismului.”

Obligația trebuie să acopere cel puțin impunerea de standarde adecvate la angajarea persoanelor cu responsabilități în aplicarea legislației de prevenire și combatere a spălării banilor, includerea în fișele de post a atribuțiilor ce le revin salariaților, evaluarea periodică a cunoștințelor salariaților și a modului de aplicare concretă a obligațiilor ce le revin și participarea salariaților la programe de instruire privind recunoașterea operațiunilor de spălare de bani.

Desigur, și pentru auditorii financiari și firmele de audit există obligația de a păstra documentele cu privire la instruire și, dacă e nevoie, de a le pune la dispoziția autorităților.