Contabilii și firmele de contabilitate trebuie să respecte, mai nou, reguli speciale de prevenire a spălării banilor

Hotărârea CECCAR 23/701/2023 a apărut în Monitorul Oficial și este în vigoare din 20 ianuarie 2023. Aceasta stabilește norme sectoriale pe care contabilii trebuie să le respecte, în contextul serviciilor pe care le oferă, din perspectiva prevenirii spălării banilor.

Documentul vizează atât experții contabili și contabilii autorizați care își desfășoară activitatea în mod individual, cât și societățile de expertiză contabilă și societățile de contabilitate, indiferent că au capital autohton, străin sau mixt.

În continuare, prezentăm succint principalele chestiuni acoperite de hotărârea oficializată de CECCAR.

Contabilii trebuie să facă (1) evaluări proprii de risc pentru identificarea, evaluarea și gestionarea riscului de spălare a banilor în ceea ce privește clientela, tipul activităților oferite clienților și nivelul întregii lor activități, astfel încât să înțeleagă și administreze adecvat riscul de spălare a banilor la care sunt sau ar putea fi expuși, este explicat în document. Evaluarea de risc trebuie actualizată periodic în funcție de modificările legislative, recomandările autorităților sau evoluția indicatorilor de risc. În esență, contabilii și firmele de contabilitate trebuie să aplice anumite măsuri de cunoaștere a clientelei, dar și să monitorizeze activitatea clienților în vederea depistării tranzacțiilor raportabile sau suspecte.

Totodată, contabili mai trebuie să stabilească (2) politici și norme interne, mecanisme de control intern și proceduri de administrare a riscurilor de spălare a banilor, în funcție de natura și volumul activității pe care o desfășoară. 

Atunci când fac parte dintr-un grup, contabilii trebuie să aplice (3) politici și proceduri interne extinse - inclusiv în ceea ce privește schimbul de informații și protecția datelor, pentru prevenirea și combaterea spălării banilor la nivelul grupului.

În cazul entităților mari, se aplică și obligația de a asigura (4) auditul independent, în scopul testării, cel puțin la intervale de doi ani, a eficienței și modalităților concrete de aplicare a politicilor, normelor interne, mecanismelor, sistemelor informatice și procedurilor de administrare a riscului de spălare a banilor, inclusiv evaluările de risc și metodologia de realizare și actualizare a acestora. Este vorba, aici, despre entitățile care în ultimul exercițiu financiar încheiat au depășit cel puțin două dintre următoarele criterii: 16 milioane de lei total active, 32 de milioane de lei total cifră de afaceri netă, un număr mediu de salariați de 50.

Mai departe, firmele de contabilitate trebuie (5) să desemneze cel puțin un responsabil cu aplicarea Legii 129/2019. În cazul contabililor care își desfășoară activitatea pe cont propriu, nu se aplică această obligație.

Acolo unde este cazul, mai este necesară și (6) instruirea salariaților. Profesioniștii contabili trebuie să comunice angajaților politicile, mecanismele și procedurile de prevenire și combatere a spălării banilor, în măsura în care cunoașterea acestora e necesară pentru îndeplinirea responsabilităților în aplicarea Legii 129/2019. În același timp, sunt necesare proceduri de verificare a însușirii politicilor, mecanismelor și procedurilor de către angajați - periodic, cel puțin anual.

În fine, mai trebuie stabilite (7) mecanisme interne de protejare a persoanelor desemnate să aplice măsurile de prevenire și combatere a spălării banilor și a angajaților care raportează încălcări ale legislației specifice și canale interne pentru raportarea neregulilor privind legislația specifică.

Normele speciale pentru profesioniștii contabili pot fi citite integral în anexa Hotărârii CECCAR 23/701/2023.