Discursurile de la ședințele interne. Deși le ignoram, e vital să le pregătim bine

În realitate, să vorbești în fața colegilor e mult mai complicat decât să vorbești în fața unor necunoscuți. Colegii îți știu punctele bune și punctele rele. Colegii îți pot transmite mult mai multe prin gesturile și mimica lor decât o fac necunoscuții din audiența de sute de oameni. Și știi de ce se întâmplă asta? Pentru că tu ai, în relațile cu oamenii de la muncă, o serie de preconcepții cu privire la modul în care te văd ei, la modul în care te respectă sau nu, modul în care se raportează la tine. Pe fața lor nu vezi neapărat sentimentele lor, ci percepția ta asupra sentimentelor lor.

Cum se pregătește, deci, o prezentare pentru o ședință internă?

Pentru a răspunde la această întrebare, e util să știi că un discurs nu poate fi bun dacă ședința în sine e organizată prost. Dacă ține de tine, încearcă să ai un cuvânt de spus în organizarea ședinței, la modul:

• asigură-te că ședința are o agendă clară
• asigură-te că această agendă este circulată între participanți
• asigură-te că discursul tău e stabilit, ca punct clar în agendă
• asigură-te că vei avea acces la toate elementele utile discursului (flipchart, proiector etc.)

Apoi, sugestia mea ar fi să-ți construieșți prezentarea sub forma unei conversații și nu sub forma unei prezentări obișnuite. Ai în minte lucrurile importante pe care ai vrea să le atingi prin intermediul acelei prezentări:

• Ce scop are prezentarea ta? (susții un proiect dezvoltat de tine, vrei să impui un anumit tip de comportament în companie etc.)
• Cine participă la prezentare și cum te raportezi la oamenii respectivi? (e important de știut dacă oamenii care participă sunt din același departament sau din departamente diferite, dacă știu subiectul sau nu etc.)
• Dacă știi cine participă la întâlnire, atunci ar prinde bine să vorbeșți cu o parte din persoane înainte. Poți încălzi audiența, îți poți câștiga aliați chiar dinainte ca prezentarea să înceapă și vei beneficia din plin de ajutorul lor.

Cum spuneam mai sus, construiește prezentarea ca pe o poveste interactivă, care are la bază un dialog constant cu ceilalți participanți. O să te ajute mult ideea în sine, pentru că o să primeșți feedback pe măsură ce vorbești și, dacă ți-ai făcut temele așa cum sugeram mai sus, ai toate șansele ca prezentarea să fie un succes.

Câteva idei utile, atunci când ești într-o ședință internă la care trebuie să prezinți ceva

1. Începe, întotdeauna, prezentarea la timp. Poate e doar fixația mea, dar faptul că totul se întâmplă la timp și se termină la timp e un avanjat extraordinar, puțin folosit de vorbitori, în fața celor care ascultă. Oamenii preferă să aibă un program
2. Analogia e cel mai bun prieten al tău. Folosește-o cât de des poți, pentru că va salva situația. E mult mai ușor pentru un om să înțeleagă o poveste cu elemente familiare, decât o poveste plină de concepte abstracte. Dacă poți, transformă povestea despre algoritmi și cifre într-o poveste despre oameni, fapte și întâmplări.
3. În mod obișnuit, îți sugerez ca la discursurile tale să stai în picioare, dar în acest caz, s-ar putea să fie nepotrivit. Ar fi bine, deci, să stabileșți dacă și cum poți face prezentarea, înainte să o începi.
4. Folosește tehnologia pentru a-ți face viața mai ușoară. Un presenter, un set de boxe pentru sunet și orice alt ajutor tehnologic prin care îți poți face prezentarea mai ușor de digerat. Folosește-le. Rolul tău, în cadrul acelei prezentări, e să vinzi ideile importante.
5. Stabilește-ți ideile esențiale pe care vrei să le transmiți prin intermediul prezentării și repetă-le de câte ori e nevoie. Știi când nu va mai fi nevoie să le repeți? Atunci când, dacă faci o pauză spre finalul uneia dintre aceste idei, o să vezi oameni în sala completându-ți cuvintele. În acel moment, vei șți că s-a întâmplat miracolul și ai reușit să punctezi lucrurile pe care ți le doreai punctate.

Articolul pe care tocmai l-ai citit este un fragment din una dintre lecțiile cursului nostru Vorbitul în public. Ghid util pentru ședințe, traininguri și conferințe. Avem și alte cursuri care pot antrena minți curioase pe platforma Inteligo.ro.

La inteligo.ro poți urma online cursuri de tot felul, în ritmul ales de tine. Dar pe lângă dorința de a împărtăși experiențele și informațiile pe care noi le avem, ne dorim și să intrăm în contact direct cu oamenii care ne urmăresc. De aceea, în fiecare săptămână vom veni cu subiecte noi de dezbătut legate de noi, oamenii, și de mecanismele care ne ajută să evoluăm constant în viață și carieră.
Comentariile sunt încurajate. :)