Încheierea, ideea pe care destinatarul vrei să o țină minte și acțiunea de urmat

Într-un e-mail din cursul nostru, să îți determini destinatarul să vrea mai mult după ce a terminat de citit, este echivalentul Nirvanei. Destinatarul care vrea mai mult este acela care îți răspunde la e-mail, acționează așa cum i-ai sugerat ori apasă butonul aflat la finalul e-mailului trimis de tine. În toate cazurile, acel destinatar continuă conversația cu tine.

Cum arată finalul unui email?

Una dintre primele reguli pe care le înveți atunci când faci atletism e să continui să fugi cu maximum de viteză chiar și câțiva metri după ce ai trecut linia de sosire. Diferența dintre un atlet care încetinește pe ultimii metri de alergare și un atlet care aleargă cu toată viteza poate fi, pe acei ultimi metri, de multe zecimi de secundă. Și conceptul nu e limitat doar la sport. Atunci când vrei să obții un rezultat, încearcă să te concentrezi pe toate pietricelele care, puse una peste alta, construiesc fundamentul reușitei reprezentate de atingerea target-ului. 

Vrei ca oamenii de la birou să ia în seamă e-mailurile tale? În primul rând, scrie-le ca și cum ai vrea să îți răspundă. Apoi, descrie-le problema ca și cum ai vrea să îți răspundă coerent și concret. Și, nu în ultimul rând, încheie punctând, fără a fi extrem de insistent, că vrei să îți răspundă într-un anumit fel.

Sigur, dacă în cazul colegilor de birou poți vorbi mai liber, în cazul clienților sau partenerilor de afaceri, prezenți ori potențiali, e mai complicat să ceri insistent un răspuns. În cazul lor, va trebui să procedezi precum autorul acelei cărți de succes despre care vorbeam la începutul lecției. 

Lucruri importante de menționat la final

Începem cu cele evidente, dar sunt multe cazuri în care tocmai acestea se uită:

1. Spune cine ești. Dacă vorbim despre colegii tăi de birou, e posibil să știe cine le scrie (lucru complicat în companiile mari), dar atunci când vorbim despre potențiali clienți sau alte persoane cu care intri în legătură ocazional, e important să le spui cum te cheamă și în ce calitate le scrii. Scrie-ți, deci, numele și funcția la finalul e-mailurilor tale. Sau folosește o semnătură pe care destinatarul să o poată descifra ușor. 

2. Încheie conversația într-un mod politicos. Construiește-ți sintagme preferate pentru situații de un anumit gen și alege-le în funcție de context. ”Mulțumesc”, ”Zi frumoasă” ori altă sintagmă de încheiere sunt extrem de utile pentru a pune discuția într-un context politicos și constructiv.

3. Înainte de a spune ”Mulțumesc” ori de a ura ”Zi frumoasă”, înainte de a-ți spune numele, ai totuși nevoie să îl aduci pe destinatar cu picioarele pe pământ. Să luăm, ca exemplu, fraza de încheiere din acest e-mail pe care l-am conceput în articolul trecut: ”Vă pot suna mâine pentru a discuta cu privire la activarea demo-ului pentru cursuri?” Ea sintetizează, exact, modul în care trebuie să închei un astfel de e-mail. I-ai explicat ce faci, de ce îl contactezi, cine v-a pus în legătură, iar la final punctezi lucrul care te interesează. Fără să punctezi lucrul asta, ai lăsa emailul fără continuare.

Până la urmă, să ne reamintim ce spuneam la începutul acestei serii de articole. Orice e-mail este o invitație la conversație. Iar conversațiile, dacă stăm să ne gândim bine, pornesc de la întrebări clare și punctuale. Și tocmai ăsta e lucrul pe care îl faci, punând acea frază la finalul e-mailului tău.

Articolul pe care tocmai l-ai citit este un fragment din una dintre lecțiile cursului nostru Scrie e-mailuri mai bune pentru creșterea productivității în echipa ta. Avem și alte cursuri care pot antrena minți curioase pe platforma Inteligo.ro.

La inteligo.ro poți urma online cursuri de tot felul, în ritmul ales de tine. Dar pe lângă dorința de a împărtăși experiențele și informațiile pe care noi le avem, ne dorim și să intrăm în contact direct cu oamenii care ne urmăresc. De aceea, în fiecare săptămână vom veni cu subiecte noi de dezbătut legate de noi, oamenii, și de mecanismele care ne ajută să evoluăm constant în viață și carieră.
Comentariile sunt încurajate. :)