Trucuri utile atunci când vrei să explici un lucru într-un document scris

Ca să fie simplu de înțeles totul, hai să luăm două exemple uzuale:

1. Clientul potențial. Scrii un e-mail unui potențial client, prin care încerci să-l transformi în client real. Ai vrea să îi vinzi serviciul vostru de livrare de fructe proaspete la birou. Te asiguri, bineînțeles, că ai voie să-i trimiți e-mailul în cauză (vezi cursurile noastre care vorbesc despre GDPR, pentru a înțelege exact cum e cu consimțământul pentru comunicări comerciale trimise pe e-mail). Apoi, începi să scrii e-mailul care, de fapt, e o explicație a serviciului și a motivului pentru care omul ar putea avea nevoie de serviciu.

Începi printr-un subiect care să îi atragă atenția. În funcție de modul în care ți-ai conceput serviciul, poți alege să scrii, ca subiect ceva de genul “fructe proaspete dimineața, la birou” sau “preț livrare fructe proaspete, dimineața, la birou”, ori “vă doriți fructe proaspete, dimineața, la birou?”. Ideea principală din spatele unui subiect de e-mail e că el trebuie să atragă atenția într-un interval de timp extrem de mic. Dacă destinatarul nu știe expeditorul, atunci trebuie convins să deschidă e-mailul prin subiectul acestuia. Într-un fel, e ca și cum te-ai întâlni cu cineva în lift și, în timp ce urcați de la parter la etajul 1, ar trebui să-i spui o propoziție care să îl facă să accepte conversația cu tine.

Odată ce l-ai făcut să îți deschidă e-mailul, respiră putin și gândește-te mai departe. Ai doar 5 paragrafe, maxim, pentru a-l determina să înțeleagă cine ești, ce îi propui și ce vrei de la el. Aș folosi, deci, primul paragraf pentru prezentarea ta, apoi următoarele două pentru explicarea produsului ori serviciului pe care i-l propui, al patrulea paragraf pentru punctarea nevoii destinatarului și, implicit, a ofertei tale. Iar ultimul trebuie păstrat pentru impresie.

Într-un e-mail, ca și în viața reală, impresia finală e dată, de regulă, nu de șirul de cuvinte pe care omul le-a urmărit în tot timpul în care ai vorbit, ci de încheiere. Adu-ți aminte că vorbeam într-o lecție anterioară că noi, oamenii, trăim evenimentele din viața noastră prin două tipuri de experiențe: una care se bucură de trăirea evenimentului în sine și trăiește doar în prezent (eul care experimentează) și una care e povestitor prin excelență, care pune ștampila pe evenimente, dictând acțiunile noastre viitoare în funcție de aceste ștampile (eul care își amintește lucruri). Simplist spus, în vorbele lui Daniel Kahnemann, creatorul acestei teorii, dacă asculți un concert și, timp de 3 ore, te simți extraordinar de bine, dar la final apare un sunet groaznic (microfonie) care îți agresează urechile și te face să te simți rău, eul care își amintește va pune ștampila “prost”, foarte probabil, pe acel eveniment. Sau, măcar, va păstra această ștampilă, mereu, în colțul minții tale, atunci când te vei gândi la acel eveniment. Eul care experimentează, însă, a trăit evenimentul și i-a plăcut la nebunie. Diferența este că, în viitor, eul care își amintește va fi cel care îți dictează acțiunile și vei lua măsuri în funcție de ce îți șoptește el în ureche.

Revenind la mailuri, teoria asta e utilă atunci când vorbim despre încheierea mailului, pentru că am observat că, de multe ori, încheierea e cea care îl influențează pe destinatar cel mai tare. Bineînțeles, dacă e-mailul e scris folosindu-se culorile curcubeului, cu multe litere bolduite, italice și subliniate, dezordinea ar putea fi cea pe care o ține minte destinatarul. 

2. E-mail către colegii de la birou. E genul de situație în care, de multe ori, oamenii ignoră multe reguli gramaticale, de punctuație ori de dialog. Deși n-ar trebui. În primul rând, atunci când te conversezi cu colegii de la birou, e vital să poți regăsi oricând o anumită conversație pe un anumit subiect. Motiv pentru care pune-ți titlul nu pe modelul ”Salut”, ci pe modelul ”Cuvinte cheie conversație”. Scrii despre situație financiară, atunci pune un subiect de tipul ”situație financiară ianuarie 2019”, să îl poți regăși mai simplu așa.

Apoi, chiar și în discuțiile cu colegii e bine să îți păstrezi felul de-a scrie corect și plăcut ochiului. Litere mari la începutul frazelor, spațiere ca și cum ai scrie unui client etc. Chiar dacă pare că la birou ne grăbim și asta justifică orice, politețea e atemporală, se poate înghesui în orice gest, oricât de rapid executat ar fi el.

Că să continuăm cu ideea din spatele unui roman de acțiune, cred că și e-mailurile scrise colegilor trebuie să convingă. Respectă, deci, abordarea despre care vorbeam în exemplul anterior, atunci când e vorba despre introducere sau detalierea problemei pentru care ai nevoie de atenția lor.

Deși credem că e-mailurile sunt, de fapt, niște scrisori, adevărul e că ele sunt mai mult de atât. Un e-mail are puterea de a-l determina pe destinatar să întreprindă anumite acțiuni (să dea click pe un link, să pornească o comandă etc.), dar și puterea de a-l determina să te blocheze pentru viitor (să raporteze e-mailul ca fiind spam, spre exemplu).

Articolul pe care tocmai l-ai citit este un fragment din una dintre lecțiile cursului nostru Cum să explici un lucru celor din jur, în așa fel încât să fie înțeles cu ușurință chiar și de un copil. Avem și alte cursuri care pot antrena minți curioase pe platforma Inteligo.ro.