UPDATE: Condițiile speciale pentru adunările generale ale asociaților, oficializate. Acestea vor putea fi folosite o vreme și după starea de urgență

OUG nr. 60/2020, apărută vineri în Monitorul Oficial, prevede că, atât timp cât e stare de urgență, societățile pot convoca AGA nu doar prin publicarea de anunțuri în Partea a IV-a a Monitorului Oficial și în ziare, ci și prin orice mijloace de comunicare la distanță (în esență, prin poșta clasică sau cea electronică), cu condiția ca administrației sau directoratului să le fie comunicate în scris de către fiecare acționar/asociat adresa de e-mail sau alte coordonate la care poate primi corespondența cu societatea.

„Organul statutar care are competența de a convoca adunarea generală decide modalitatea sau combinația de modalități de convocare - prin scrisoare recomandată, prin curier, prin scrisoare transmisă pe cale electronică, la care este atașată sau logic asociată semnătură electronică extinsă, dacă deține, prin telefax ori prin alte mijloace de comunicare la distanță care asigură transmiterea textului. Convocarea se publică și pe pagina de internet a societății, dacă societatea deține o pagină proprie de internet, precum și, dacă este cazul, pe o pagină de internet adresată anumitor tipuri de societăți, și va fi transmisă și prin poșta electronică, dacă sunt cunoscute de către societate adresele acționarilor/asociaților”, prevede ordonanța.

Pe site-urile firmelor (sau, în caz contrar, prin e-mail, poștă sau curier) vor trebui puse la dispoziție următoarele:

• informațiile și documentele vizând problemele înscrise pe ordinea de zi;
• situațiile financiare anuale;
• raportul anual al consiliului de administrație, respectiv raportul directoratului și cel al consiliului de supraveghere;
• propunerea cu privire la distribuirea de dividende și situația privind dividendele distribuite parțial în cursul anului fiscal.

Ținerea AGA se va putea face prin corespondență sau prin mijloace de comunicare directă la distanță (teleconferință, videoconferință, de exemplu) chiar dacă actul constitutiv al firmei interzice sau omite chestiunea asta.

Practic, cine convoacă AGA va alege modalitatea de desfășurare (poate fi și o combinație între mai multe modalități), inclusiv cum se va face votul, iar convocatorul va include toate detaliile desfășurării adunării generale.

De asemenea, dacă e nevoie de votul secret pentru anumite chestiuni, organul cu competența de a convoca adunarea trebuie să asigure că votul acționarilor este exprimat astfel încât să rămână secret.

De asemenea, OUG 62/2020 mai aduce și o exceptare de la regula prezenței fizice obligatorii a asociaților și acționarilor, prevăzută în câteva rânduri în Legea societăților, atunci când se decide ca adunarea generală să se țină prin corespondență.

Acționarii/asociații își vor comunica votul prin corespondență în modalitățile indicate în convocator, adică ori prin scrisoare recomandată, servicii de poștă sau curier ori prin scrisoare transmisă pe cale electronică, având încorporată, atașată sau logic asociată semnătura electronică extinsă, astfel încât votul să fie primit de societate până la data ținerii ședinței.

Important! În ordonanță se regăsește și prelungirea până la finele lui iulie a termenului pentru adunările ordinare. Prelungirea era necesară, având în vedere că Guvernul încuviințase deja prelungirea termenului pentru depunerea situațiilor financiare pe 2019.

Adunarea generală prin video/teleconferință

Ținerea adunării generale prin teleconferință sau videoconferință este posibilă, potrivit ordonanței recente, atâta timp cât se poate asigura caracterul secret al votului.

Potrivit ordonanței, mijlocul de comunicare folosit trebuie să îndeplinească condițiile tehnice necesare pentru a permite:

• compatibilitatea cu cele mai uzuale tehnologii fixe sau mobile de acces, cu un număr cât mai mare de sisteme de operare și conectarea cu rețele publice fixe sau mobile de comunicații electronice;
• identificarea participanților și participarea efectivă a acestora la ședință;
• transmisiunea continuă și în timp real a adunării generale, înregistrarea și arhivarea acesteia;
• comunicarea bidirecțională în timp real, astfel încât acționarii/asociații să se poată adresa de la distanță adunării generale;
• exprimarea votului în cursul adunării generale și înregistrarea acestuia;
• verificarea ulterioară a modului în care s-a votat în adunare.

Redacția noastră scrisese încă de luna trecută despre faptul că autoritățile pregătesc reguli speciale pentru ținerea AGA, în contextul unor recomandări speciale ale celor de la NNDKP.