Cum alegi tipul de semnătură electronică de care ai nevoie și ce criterii ar trebui să iei în calcul? Iată un ghid care te poate ajuta să iei o decizie

Ghidul de bune practici și aspecte legale privind utilizarea semnăturii electronice în organizații cuprinde numeroase informații și aspecte practice explicate pentru a înțelege cum funcționează acest instrument.

Ghidul tratează definiția și tipurile de semnături, specificând, de pildă, faptul că simpla precizare a numelui semnatarului la sfârșitul unui document electronic se încadrează la definiția semnăturii electronice, la fel și atașarea unei poze a semnăturii olografe sau chiar a pozei semnatarului la un document. În astfel de cazuri nu vorbim însă de o semnătură electronică cu grad mare de încredere și, în mod sigur, o astfel de semnare nu are aceeași valoare legală ca a unei semnături cu certificat calificat, spre exemplu, singura care prezintă caracteristici de securitate suficient de puternice încât să fie considerată echivalentul semnăturii de mână.

Documentul explică pe larg diferența dintre ce presupune semnătura calificată și ce presupune semnătura avansată, precum și modalitățile de semnare electronică: care sunt formatele de semnătură electronică, obligaţiile organizaţiilor în legătură cu acestea, tipuri de semnături electronice când există mai mulţi semnatari, recomandări privind politica de semnare electronică, formatul PDF şi Adobe Acrobat Reader DC, sisteme de management al documentelor electronice şi fluxurilor de avizare/semnare a acestora și semnătura la distanţă.

De pildă, ghidul explică ce presupun semnăturile paralele/co-semnătura, cele înseriate și contra-semnăturile. Semnăturile paralele presupun că toți semnatarii semnează același conținut, deci nu contează ordinea în care se semnează și semnăturile nu depind una de cealaltă. Semnăturile înseriate, în schimb, înseamnă semnături aplicate diferitelor obiecte de date dintr-un document și a căror ordine de generare este relevantă.

De asemenea, un aspect care pune adesea semne de întrebare celor care vor să înțeleagă cum funcționează semnătura electronică este clarificat de acest ghid: semnătura electronică nu trebuie să fie vizibilă pentru că există un sistem informatic (în care trebuie să avem încredere) care ne „spune” că un document este semnat electronic și ne afișează informațiile cu privire la acea semnătură electronică, respectiv dacă este de încredere sau nu.

Ghidul explică de ce este ideal pentru o firmă să folosească cât mai puține tehnologii și formate pentru a semna electronic documente și oferă o analiză comparativă a criteriilor de alegere a tehnologiilor de creare de semnătură electronică astfel încât fiecare companie să își dea seama tipul de instrument de care are nevoie.

certSign mai explică în ghidul dat publicității și care este valoarea legală a documentelor semnate electronic atunci când este invocată în instanță semnătura respectivă.

Ghidul poate fi descărcat de aici.