UPDATE: De mâine, firmele și PFA-urile sunt obligate să folosească registrul electronic de evidență a zilierilor

Astfel, înlocuirea registrul tipărit al zilierilor cu registrul electronic al zilierilor, începând cu data de 25 iulie 2020, este consfințită de Ordinul 1.140/2020 al Ministerului Muncii și Protecției Sociale (MMPS), care conține metodologia de completare și transmitere a registrului electronic.

Folosirea exclusivă a registrului electronic al zilierilor a fost decisă în aprilie 2019, odată cu modificarea Legii 52/2011, iar aplicația dedicată a apărut în decembrie 2019. Însă ordinul MMPS citat mai sus a apărut abia aseară în Monitorul Oficial, cu o întârziere de peste patru luni față de termenul stabilit inițial. Așadar, chiar dacă aplicația pentru registrul electronic al zilierilor era deja disponibilă, aceasta va deveni obligatorie numai odată cu intrarea în vigoare a ordinului de ministru, adică mâine.

„Până la intrarea în vigoare a ordinului ministrului muncii și protecției sociale (este vorba de Ordinul MMPS 1.140/2020 - n. red.), beneficiarii vor ține evidența zilierilor în Registrul de evidență a zilierilor în format hârtie și vor depune, în continuare, lunar, până cel târziu la data de 5 a fiecărei luni, un extras al Registrului de evidență a zilierilor conținând înregistrările din luna precedentă. Odată cu intrarea în vigoare a ordinului ministrului muncii și protecției sociale, beneficiarii au obligația să țină evidența zilierilor în Registrul electronic de evidență a zilierilor”, atrăsese atenția Inspecția Muncii în cursul anului trecut.

Asta înseamnă că azi este ultima zi în care mai este valabil registrul tipărit al zilierilor.

Aplicația ce permite accesul la registrul electronic al zilierilor este una mobilă, numită „Inspecția Muncii”, și este disponibilă gratuit atât pentru dispozitivele cu sistem de operare Android, cât și pentru cele cu sistem de operare iOS. Manualul de utilizare al aplicației poate fi găsit aici.

Ce îți trebuie ca să folosești registrul electronic

După cum apare în ordin, pentru a obține numele de utilizator și parola necesare pentru utilizarea registrului electronic al zilierilor, firmele și PFA-urile trebuie fie să depună la sediul inspectoratul teritorial de muncă (ITM) competent (format tipărit), fie să transmită prin e-mail acestuia următoarele acte:

• cerere scrisă pentru eliberarea numelui de utilizator și a parolei;
• împuternicire semnată de beneficiar (angajatorul zilierilor), în cazul în care persoana care solicită obținerea numelui de utilizator și a parolei este alta decât reprezentantul legal al acestuia;
• copie după actul de identitate al reprezentantului legal al beneficiarului sau, după caz, al persoanei împuternicite de către acesta;
• copie după certificatul de înmatriculare la Oficiul Național al Registrului Comerțului sau după certificatul de înregistrare fiscală;
• copie după actul de înfiinţare sau actul constitutiv ori statutul beneficiarului, din care să rezulte codurile CAEN aferente domeniilor de activitate economică în care se poate presta munca necalificată cu caracter ocazional;
• declarație pe proprie răspundere, prin care se atestă calitatea de reprezentant legal al beneficiarului sau, după caz, de împuternicit al acestuia, în cazul în care documentele de mai sus se transmit prin e-mail.

Dacă toate documentele de mai sus (modelul de cerere și modelul de declarație sunt aici) sunt corecte și complete și sunt transmise prin e-mail, în cel mult o zi lucrătoare, solicitantul va primi de la ITM-ul teritorial datele de logare (via e-mail). În cazul în care actele nu sunt complete, ITM-ul va transmite beneficiarului, tot în termen de o zi lucrătoare, o solicitare de corectare sau completare a acestora. Ordinul nu face referire la un termen anume dacă documentația se depune personal la ITM.

Aplicația este folosită fie direct de către beneficiar, fie acesta permite accesul unei persoane împuternicite.

Important! Angajatorii care folosesc Revisal pot folosi aceleași date de logare pentru registrul electronic al zilierilor, este subliniat în ordinul MMPS. Desigur, asta în cazul în care o firmă sau o PFA folosește inclusiv zilieri, nu doar salariați.

Ce informații vor trebui transmise prin registrul electronic

În registrul electronic al zilierilor vor trebui completate, potrivit Ordinului MMPS 1.140/2020, date ce privesc, pe de-o parte, beneficiarul muncii și, pe de alta, lucrătorii cu ziua.

În cazul beneficiarului, în registrul electronic se vor trece: CUI/CIF, denumire, listă coduri CAEN, sediu social – județ, localitate, adresă, e-mail. Se vor trece și datele persoanei împuternicite (nume, prenume, e-mail, cod numeric personal) și datele privind locul de desfășurare a activității (județ, localitate, adresă).

Pe de altă parte, când vine vorba de zilieri, informațiile ce vor fi transmise autorităților vor conține date privind CNP ori alt identificator - în cazul cetățenilor străini -, nume, prenume, cetățenie/apatrid și date privind activitatea desfășurată de aceștia:

• data și ora începerii activității zilierului;
• ocupația, respectiv denumirea activității desfășurate de zilier;
• numărul orelor lucrate de zilier/zi;
• remunerația brută (inclusiv zilnică) și cea netă (inclusiv confirmarea acordării sumei nete);
• activitatea economică conform CAEN - cod CAEN activitate desfășurată;
• instruirea de securitate și sănătate în muncă, respectiv confirmarea participării la instruirea respectivă.

Registrul electronic al zilierilor va funcționa asemănător Registrului general de evidență a salariaților (Revisal), doar că va fi folosit pentru înregistrarea lucrătorilor cu ziua, iar transmiterea lui către autorități se va face zilnic, înainte de începerea activității (sau lunar, în unele cazuri).

Firmele și PFA-urile au acum aproximativ aceleași obligații în privința ținerii registrului, doar că, deocamdată, nu transmiteau datele electronic. Potrivit Legii 52/2011, încălcarea obligațiilor legate de ținerea registrului se sancționează cu 6.000 de lei. Așadar, și cei care nu vor respecta regulile privind ținerea și completarea registrului electronic vor putea fi sancționați la fel.

Mai multe detalii despre colaborarea cu zilierii, inclusiv domeniile în care pot activa aceștia, nivelul minim al tarifului orar și cât poate lucra un zilier anual, se pot găsi în acest material.