Mai nou, documentele pentru care Codul muncii cere forma scrisă sunt valide și dacă sunt întocmite direct în format electronic. Exemple concrete

Potrivit OUG 36/2021, „[f]orma scrisă a înscrisurilor cerute de prezenta lege (Codul muncii, n.red.) se consideră îndeplinită și dacă înscrisul este întocmit în formă electronică și este semnat cu semnătură electronică avansată sau semnătură electronică calificată, însoțită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului, în condițiile legii”. Asta înseamnă că toate documentele şi înscrisurile pe care Codul muncii le prevede că trebuie să existe în format scris şi care trebuie semnate pot fi completate şi semnate electronic şi, ulterior, arhivate electronic, fără a mai fi nevoie să existe în format letric.

Iată câteva exemple de documente cerute de Codul muncii în formă scrisă şi care, de-acum, pot fi redactate şi semnate electronic:

1. Contractul individual de muncă şi actele adiţionale. Codul muncii prevede că, în formă scrisă, se încheie contractul individual de muncă, inclusiv dacă este pe durată determinată sau cu normă parţială, dacă prevede munca la domiciliu, dar şi contractul de muncă temporară. Noutatea adusă de OUG 36 se aplică acestor tipuri de contracte de muncă şi actelor adiţionale. Totuşi, actul normativ prevede faptul că atât angajatorul, cât şi salariatul trebuie să folosească acelaşi tip de semnătură pe documente. Nu se pot folosi simultan, pe același document, și semnătură electronică, și cea olografă.

2. Contractul colectiv de muncă. „Contractul colectiv de muncă este convenția încheiată în formă scrisă între angajator sau organizația patronală, de o parte, și salariați, reprezentați prin sindicate ori în alt mod prevăzut de lege, de cealaltă parte, prin care se stabilesc clauze privind condițiile de muncă, salarizarea, precum și alte drepturi și obligații ce decurg din raporturile de muncă”, se menţionează în Codul muncii. Pentru că, aşa cum am menţionat anterior, semnăturile salariaţilor şi angajatorului trebuie să fie de acelaşi tip pe documentele de muncă, această semnare electronică a contractului colectiv s-ar putea dovedi a fi dificilă, mai ales că angajaţii nu pot fi obligaţi să semneze electronic, dacă nu doresc sau nu deţin o semnătură de acest fel.

3. Acordul pentru ţinerea evidenţei muncii pentru salariaţii mobili, salariaţii cu munca la domiciliu şi salariaţii anumitor firme. „Pentru salariații mobili, salariații care desfășoară muncă la domiciliu și salariații microîntreprinderilor (cu maximum nouă salariaţi, n.red.), angajatorul ține evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat în condițiile stabilite cu salariații prin acord scris, în funcție de activitatea specifică desfășurată de către aceștia”, se menţionează în Codul muncii. Microfirmele trebuie să aibă în vedere că, dacă vor să primească acordul electronic pentru ţinerea evidenţei din partea salariaţilor lor, trebuie să includă această posibilitate de semnare electronică în regulamentul intern. Dacă, în schimb, microfirmele decid să renunţe la regulamentul intern, conform noilor reglementări aduse de OUG 37/2021, nu vor putea să obţină acest acord în format electronic.

4. Documentele legate de cercetările şi sancţiunile disciplinare. Codul muncii stabileşte că salariatul poate fi convocat la o cercetare disciplinară prealabilă, în scris, de către persoana desemnată, de către preşedintele comisiei sau de către un consultant extern, documentul trebuind să aibă menţionate obiectul cercetării, data, ora şi locul întrevederii. Şi acest document va fi considerat legal dacă va fi realizat şi semnat electronic. Aceleaşi reguli se vor aplica şi în cazul sancţiunilor disciplinare date în urma unei astfel de cercetări, inclusiv pentru avertismentul scris – salariatul putând fi înştiinţat despre avertisment şi printr-un email ce conţine acest document în format electronic. Chiar şi radierea sancţiunilor disciplinare, pe care legislaţia o prevede că „se constată prin decizie a angajatorului emisă în formă scrisă”, va putea fi întocmită şi semnată electronic.

5. Notificarea scrisă privind încetarea contractului individual de muncă în timpul sau la finalul perioadei de probă. „Pe durata sau la sfârșitul perioadei de probă, contractul individual de muncă poate înceta exclusiv printr-o notificare scrisă, fără preaviz, la inițiativa oricăreia dintre părți, fără a fi necesară motivarea acestei”.

6. Decizia de încetare automată a unui contract individual de muncă. Codul muncii prevede că „constatarea cazului de încetare de drept a contractului individual de muncă se face în termen de 5 zile lucrătoare de la intervenirea acestuia, în scris, prin decizie a angajatorului şi se comunică persoanelor aflate în situaţiile respective în termen de 5 zile lucrătoare”. Şi acest document va avea aceeaşi aplicabilitate dacă va fi redactat şi semnat electronic de către angajator.

7. Decizia de concediere. Deciziile de concediere care sunt emise, în scris, ca urmare a aplicării unei sancţiuni disciplinare, drept consecinţă a unei abateri grave, a stabilirii că salariatul nu corespunde profesional locului de muncă în care este încadrat sau pe fondul arestării preventive a salariatului, sunt şi ele sunt recunoscute dacă sunt completate şi semnate electronic.

8. Notificarea privind intenţia de a face concedieri colective. Când ia în calcul efectuarea de concedieri colective, angajatorul trebuie să furnizeze, în scris, sindicatului sau reprezentanţilor salariaţilor, printre altele, şi motivele care determină această acţiune, salariaţii vizaţi de această concediere, precum şi criteriile avute în vedere. Ulterior consultărilor avute cu sindicatul sau reprezentaţii salariaţilor, angajatorul trebuie să notifice, în scris, inspectoratul teritorial de muncă şi agenţia teritorială de ocupare a forţei de muncă despre deciziile de concediere, în termen de 30 de zile. OUG 36/2021 permite ca aceste notificări să fie recunoscute dacă sunt redactate şi semnate electronic.

9. Notificarea de demisie. „Prin demisie se înțelege actul unilateral de voință a salariatului care, printr-o notificare scrisă, comunică angajatorului încetarea contractului individual de muncă, după împlinirea unui termen de preaviz”, scrie în Codul muncii. Dacă salariatul deţine o semnătură electronică sau calificată, va putea să transmită notificarea de demisie angajatorului în format electronic, urmând ca angajatorul să fie obligat să o înregistreze chiar dacă nu este în format letric.