Tot ce trebuie să știi despre registrele contabile obligatorii: conținut, termen de arhivare, sancțiuni de neconformare

Practic, Ordinul Ministerului Finanţelor Publice nr. 170/2015 este actul care cuprinde reglementările contabile privind contabilitatea în partidă simplă. Potrivit documentului ANAF, contabilitatea în partidă simplă este aplicată de persoanele fizice și asocierile fără personalitate juridică al căror venit anual este determinat în sistem real, pe baza datelor din contabilitate.

În schimb, contabilitatea în partidă dublă este obligatorie, în esență, pentru societăți, asociații și alte persoane juridice cu sau fără scop patrimonial.

Astfel, potrivit ghidului ANAF, registrele contabile obligatorii folosite pentru evidențierea în contabilitatea în partidă simplă a operațiunilor efectuate sunt următoarele:

• Registrul-jurnal de încasări și plăți, care servește la înregistrarea cronologică a tuturor sumelor încasate și plătite, atât în numerar, cât și prin conturi bancare, urmând ca, lunar, să se facă totalul sumelor înregistrate în acest registru; și
• Registrul-inventar, care servește la înregistrarea elementelor de natura activelor și datoriilor inventariate.

Ambele registre trebuie păstrate în arhivă pentru o perioadă de 10 ani. 

În ceea ce privește registrele contabile obligatorii în cazul ținerii contabilității în partidă dublă, acestea sunt următoarele:

• Registrul-jurnal, în care se înregistrează cronologic toate operațiunile economico-financiare efectuate de entitate;
• Registrul-inventar, în care se înregistrează elementele de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, grupate în funcție de natura lor, inventariate de entitate, potrivit legii; și
• Registrul Cartea mare, în care se înregistrează lunar și sistematic, prin regruparea conturilor, mișcarea și existența tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, la un moment dat. Cartea mare reprezintă un document contabil de sinteză și sistematizare care conține simbolul contului și al conturilor corespondente (debitoare sau creditoare), rulajul debitor și creditor, precum și soldul contului. În egală măsură, acest registru poate fi înlocuit cu Fișa de cont pentru operațiuni diverse și poate conține câte o filă pentru fiecare cont sintetic utilizat de entitate, el stând, de fapt, la baza întocmirii balanței de verificare.

Aceste registre contabile obligatorii, precum și documentele justificative care au stat la baza înregistrărilor se păstrează în arhivă timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepția statelor de salarii, care se păstrează timp de 50 de ani. Reducerea termenului de arhivare se poate stabili doar prin ordin al ministrului finanțelor.

De asemenea, așa cum se mai arată în ghidul ANAF, potrivit Legii contabilității nr. 82/1991, în caz de pierdere, sustragere sau distrugere a documentelor financiar-contabile se vor lua măsuri de reconstituire a acestora, potrivit reglementărilor emise în acest sens, în termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar, în caz de forță majoră, în termen de 90 de zile de la constatarea încetării acesteia.

În ceea ce privește contravențiile prevăzute de Legea nr. 82/1991:

• nerespectarea reglementărilor privind utilizarea și ținerea registrelor de contabilitate se sancționează cu amendă de la 300 la 4.000 de lei; în timp ce
• nerespectarea prevederilor privind ținerea inventarului se sancționează cu amendă de la 400 la 5.000 de lei.